Obowiązki księgowe w Polsce

2026

W Polsce, która jest częścią szybko rozwijającego się rynku europejskiego, coraz więcej zagranicznych przedsiębiorców decyduje się na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Jednak złożone przepisy prawne i podatkowe często stanowią istotne wyzwanie, szczególnie dla obcokrajowców. Nasi eksperci przedstawiają najważniejsze obowiązki księgowe w Polsce.

Ewidencja księgowa w Polsce

Ewidencja księgowa to kompleksowy system dokumentowania, przechowywania i przetwarzania wszystkich operacji finansowych i gospodarczych zagranicznego przedsiębiorcy. Obejmuje księgi rachunkowe, rejestry VAT, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych , księgi handlowe oraz inne dokumenty finansowe (a może dowody księgowe?). Celem jest zapewnienie pełnej i rzetelnej dokumentacji wszystkich operacji finansowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, oraz umożliwienie właściwej analizy sytuacji finansowej i gospodarczej zagranicznej firmy.

Rodzaje ewidencji księgowej w Polsce

Zgodnie z polskim prawem, w firmie dopuszczalne są różne rodzaje ewidencji księgowej:

Pełna księgowość: najbardziej zaawansowana (szczegółowa?) forma ewidencji księgowej. Obowiązkowa dla Spółek kapitałowych, komandytowych oraz innych podmiotów, których przychody przekraczają określone limity.Uproszczona księgowość
Uproszczona księgowość:
Ewidencja przychodów (Ryczałt): stosowany przez przedsiębiorców, którzy rozliczają się w formie ryczałtu
Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą lub planujący zmienić formę opodatkowania nie mogą skorzystać z karty podatkowej.Karta podatkowa jest wygaszana od 2022r, więc nie powinna się znaleźć w artykule

Dowiedz się więcej: Rok 2025 – jaki limit przychodów dla ksiąg rachunkowych?

Pełna księgowość w Polsce

Zasady i regulacje dotyczące pełnej księgowości w Polsce są określone w Ustawie o rachunkowości. Podmioty, które są zobowiązane do stosowania Ustawy o rachunkowości, to:

Spółki akcyjne
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Oddziały zagranicznych podmiotów
Fundacje
Przedstawicielstwa
Spółki osobowe
Przedsiębiorcy, których całkowity obrót za poprzedni rok przekracza 2 000 000 EUR.

Od pierwszego dnia swojej działalności podmioty te muszą prowadzić ewidencję księgową w języku polskim i w polskich złotych. System księgowy musi być dostosowany do obowiązujących przepisów księgowych i podatkowych.

Ewidencja księgowa

Obowiązkowa od pierwszego dnia (data zawarcia umowy spółki)
Język polski
Polski złoty

System księgowy używany do prowadzenia ewidencji musi być dostosowany do obowiązujących przepisów księgowych i podatkowych.

KSeF:

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązkowe e-fakturowanie jest wdrażane etapami i oznacza istotną zmianę w codziennej pracy działów księgowych i finansowych.

Najważniejsze informacje:

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników - tych, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek został rozszerzony na pozostałych podatników, z wyjątkiem podmiotów korzystających z przewidzianych przepisami wyłączeń i okresów przejściowych.
Do 31.12.2026 r. podatnicy mogą korzystać z uproszczenia i wystawiać fakturę poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. W przypadku przekroczenia limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury, którą limit został przekroczony. Od 1 stycznia 2027 r. uproszczenie to przestaje obowiązywać.
Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r., niezależnie od terminu rozpoczęcia obowiązku ich wystawiania.
Faktura w KSeF ma formę ustrukturyzowanego pliku XML, a po jej przyjęciu przez system otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, co zmienia sposób organizacji i archiwizacji dokumentacji księgowej.
Faktury B2C (dla konsumentów) nie są objęte obowiązkowym KSeF, ale mogą być wystawiane w systemie dobrowolnie
Konieczne jest dostosowanie programów księgowych i systemów ERP oraz ich integracja z KSeF.
Firmy powinny uporządkować uprawnienia i dostęp do systemu – m.in. dla pracowników, księgowych i biur rachunkowych.
Należy określić procedury dotyczące wystawiania, odbierania, weryfikacji i księgowania faktur, a także obsługi korekt.
Trzeba przygotować się na sytuacje awaryjne, w tym tryb offline i niedostępność systemu, oraz ustalić, kto odpowiada za obsługę takich przypadków.
KSeF może ograniczyć liczbę czynności manualnych, ale wymaga przebudowy dotychczasowego obiegu dokumentów i dostosowania procesów księgowych.

KSeF oznacza więc nie tylko zmianę sposobu wystawiania faktur, ale również konieczność dostosowania systemów, procedur i organizacji pracy księgowości.

Dowiedz się więcej o naszym wsparciu we wdrożeniu KSeF

Sprawozdania finansowe w Polsce

Sprawozdania finansowe muszą być przygotowywane corocznie do końca pierwszego kwartału po zakończeniu roku finansowego. Sprawozdania te są sporządzane w formacie elektronicznym (XML) i muszą być podpisane elektronicznie zaufanym podpisem elektronicznym przez co najmniej jednego członka zarządu.

Dowiedz się więcej: Sporządzanie sprawozdań finansowych

Audyt ustawowy w Polsce

Audyt ustawowy jest obowiązkowy, jeśli w poprzednim roku przekroczone zostaną dwa z trzech progów:

Łączna wartość aktywów wynosząca 2 500 000 EUR
Łączny obrót plus przychody finansowe wynoszące 5 000 000 EUR
Liczba pracowników etatowych przekraczająca 50

Dodatkowo audyt jest obowiązkowy dla spółek akcyjnych, banków, firm ubezpieczeniowych, funduszy inwestycyjnych oraz funduszy emerytalnych.

Dowiedz się więcej: Badanie sprawozdania finansowego

Zatwierdzenie i składanie sprawozdań finansowych

Akcjonariusze muszą zatwierdzić sprawozdania finansowe na walnym zgromadzeniu w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku finansowego. Oznacza to, że w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie musi zostać zatwierdzone najpóźniej do 30 czerwca kolejnego roku.

Po zatwierdzeniu dokumentów spółka ma 15 dni na ich złożenie do repozytorium sądowego za pośrednictwem:

Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) – w przypadku standardowych zgłoszeń,
platformy S24 – jeżeli spółka jest prowadzona w tym systemie.

Złożenie dokumentów w RDF odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej.

Podpis elektroniczny – dlaczego jest wymagany?

Od 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być przygotowywane i podpisywane elektronicznie.

Zaufane podpisy elektroniczne uzyskane w różnych krajach mogą powodować problemy techniczne, dlatego zaleca się korzystanie z jednego z dostawców elektronicznych podpisów zaufanych z Polski
Powiadomienie o Ostatecznym Właścicielu Rzeczywistym również musi być podpisane zaufanym podpisem elektronicznym lub profilem E-PUAP

Inne raporty finansowe w Polsce

Raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) – raportowanie różnego rodzaju informacji - począwszy od zatrudnienia i wynagrodzeń, aż po inwestycje i produkcję. Obowiązek dotyczy jedynie określonych jednostek, które zostały wylosowane przez GUS, składane w określonych ramach czasowych miesięczne, kwartalne, roczne – składanie elektroniczne
Raportowanie do Narodowego Banku Polskiego (NBP) – dotyczy rezydentów dokonujących międzynarodowego obrotu dewizowego oraz kantorów. raporty przekazywane drogą elektroniczną w określonych terminach, często miesięcznych lub kwartalnych
INTRASTAT – dotyczy wewnątrzwspólnotowego obrotu towarami, raportowanie obowiązkowe dla firm, których wartość przywozu lub wywozu towarów przekroczyła określone progi statystyczne w roku poprzednim lub bieżącym, deklaracje przesyłane miesięcznie w formie elektronicznej (platforma PUESC)