Obowiązki księgowe w Polsce

Ewidencja księgowa w Polsce

Ewidencja księgowa to kompleksowy system dokumentowania, przechowywania i przetwarzania wszystkich operacji finansowych i gospodarczych zagranicznego przedsiębiorcy. Obejmuje księgi rachunkowe, rejestry VAT, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych , księgi handlowe oraz inne dokumenty finansowe (a może dowody księgowe?). Celem jest zapewnienie pełnej i rzetelnej dokumentacji wszystkich operacji finansowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, oraz umożliwienie właściwej analizy sytuacji finansowej i gospodarczej zagranicznej firmy.

Rodzaje ewidencji księgowej w Polsce

Zgodnie z polskim prawem, w firmie dopuszczalne są różne rodzaje ewidencji księgowej:

• Pełna księgowość: najbardziej zaawansowana (szczegółowa?) forma ewidencji księgowej. Obowiązkowa dla Spółek kapitałowych, komandytowych oraz innych podmiotów, których przychody przekraczają określone limity.Uproszczona księgowość
• Uproszczona księgowość:
KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów: mniej skomplikowana forma, składająca się z tabel, w których opisane są zdarzenia gospodarcze
• Ewidencja przychodów (Ryczałt): stosowany przez przedsiębiorców, którzy rozliczają się w formie ryczałtu
• Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą lub planujący zmienić formę opodatkowania nie mogą skorzystać z karty podatkowej.Karta podatkowa jest wygaszana od 2022r, więc nie powinna się znaleźć w artykule

Dowiedz się więcej: Rok 2025 – jaki limit przychodów dla ksiąg rachunkowych?

Pełna księgowość w Polsce

Zasady i regulacje dotyczące pełnej księgowości w Polsce są określone w Ustawie o rachunkowości. Podmioty, które są zobowiązane do stosowania Ustawy o rachunkowości, to:

• Spółki akcyjne
• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• Oddziały zagranicznych podmiotów
• Fundacje
• Przedstawicielstwa
• Spółki osobowe
• Przedsiębiorcy, których całkowity obrót za poprzedni rok przekracza 2 000 000 EUR.

Od pierwszego dnia swojej działalności podmioty te muszą prowadzić ewidencję księgową w języku polskim i w polskich złotych. System księgowy musi być dostosowany do obowiązujących przepisów księgowych i podatkowych.

Ewidencja księgowa

• Obowiązkowa od pierwszego dnia (data zawarcia umowy spółki)
• Język polski
• Polski złoty

Sprawozdania finansowe w Polsce

Sprawozdania finansowe muszą być przygotowywane corocznie do końca pierwszego kwartału po zakończeniu roku finansowego. Sprawozdania te są sporządzane w formacie elektronicznym (XML) i muszą być podpisane elektronicznie zaufanym podpisem elektronicznym przez co najmniej jednego członka zarządu.

Dowiedz się więcej: Sporządzanie sprawozdań finansowych 

Audyt ustawowy w Polsce

Audyt ustawowy jest obowiązkowy, jeśli w poprzednim roku przekroczone zostaną dwa z trzech progów:

• Łączna wartość aktywów wynosząca 2 500 000 EUR
• Łączny obrót plus przychody finansowe wynoszące 5 000 000 EUR
• Liczba pracowników etatowych przekraczająca 50

Dodatkowo audyt jest obowiązkowy dla spółek akcyjnych, banków, firm ubezpieczeniowych, funduszy inwestycyjnych oraz funduszy emerytalnych.

Dowiedz się więcej: Badanie sprawozdania finansowego

Zatwierdzenie i składanie sprawozdań finansowych

Akcjonariusze muszą zatwierdzić sprawozdania finansowe na walnym zgromadzeniu w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku finansowego. Oznacza to, że w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie musi zostać zatwierdzone najpóźniej do 30 czerwca kolejnego roku.

Po zatwierdzeniu dokumentów spółka ma 15 dni na ich złożenie do repozytorium sądowego za pośrednictwem:

• Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) – w przypadku standardowych zgłoszeń,
• platformy S24 – jeżeli spółka jest prowadzona w tym systemie.

Złożenie dokumentów w RDF odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. 

Podpis elektroniczny – dlaczego jest wymagany?

Od 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być przygotowywane i podpisywane elektronicznie.

• Zaufane podpisy elektroniczne uzyskane w różnych krajach mogą powodować problemy techniczne, dlatego zaleca się korzystanie z jednego z dostawców elektronicznych podpisów zaufanych z Polski
• Powiadomienie o Ostatecznym Właścicielu Rzeczywistym również musi być podpisane zaufanym podpisem elektronicznym lub profilem E-PUAP

Inne raporty finansowe w Polsce

• Raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) – raportowanie różnego rodzaju informacji - począwszy od zatrudnienia i wynagrodzeń, aż po inwestycje i produkcję. Obowiązek dotyczy jedynie określonych jednostek, które zostały wylosowane przez GUS, składane w określonych ramach czasowych miesięczne, kwartalne, roczne – składanie elektroniczne
• Raportowanie do Narodowego Banku Polskiego (NBP) – dotyczy rezydentów dokonujących międzynarodowego obrotu dewizowego oraz kantorów. raporty przekazywane drogą elektroniczną w określonych terminach, często miesięcznych lub kwartalnych
• INTRASTAT – dotyczy wewnątrzwspólnotowego obrotu towarami, raportowanie obowiązkowe dla firm, których wartość przywozu lub wywozu towarów przekroczyła określone progi statystyczne w roku poprzednim lub bieżącym, deklaracje przesyłane miesięcznie w formie elektronicznej (platforma PUESC) 

Księgowość w Polsce – jak możemy pomóc?

Oferujemy kompleksowe usługi outsourcingu księgowego w Polsce, w tym:

• Księgowość zgodnie z polskimi przepisami oraz IFRS/IAS
• Utrzymanie rejestru VAT
• Przygotowanie JPK VAT
• Zwroty VAT UE
• Obliczenia CIT
• Przygotowanie sprawozdań finansowych,
• Księgowość dla firm IT.

Dla zagranicznych podmiotów oferujemy zgodność z przepisami VAT, zgodność z podatkiem dochodowym oraz reprezentację fiskalną w Polsce.

Dowiedz się więcej: Usługi księgowe w Polsce