Outsourcing kadr i płac

Outsourcing kadr i płac to sposób na oszczędność czasu, zgodność z przepisami i większą efektywność HR. Sprawdź, jak możemy odciążyć twoją firmę zapewniając obsługę kadrowo-płacową.

Zapytaj o ofertę

Zapytaj o ofertę

Obsługa Kadrowo-Płacowa

Codzienne obowiązki kadrowo-płacowe pochłaniają czas i zasoby, a przepisy prawa pracy w Polsce potrafią zmieniać się z dnia na dzień. Z tego powodu coraz więcej firm deleguje naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie akt osobowych pracowników, wysyłkę deklaracji ZUS i inne usługi kadrowo-płacowe zewnętrznym specjalistom. To sposób na optymalizację kosztów operacyjnych, zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy i gwarancję ciągłości procesów HR. 

Za obsługę kadrowo-płacową firm odpowiada jedna ze spółek naszej grupy – Contract Administration. Zadbaj o efektywność i bezpieczeństwo kadr i płac w Twojej organizacji. Dowiedz się, jak nasze rozwiązania mogą usprawnić Twoje procesy kadrowo-płacowe.

Outsourcing kadr i płac w Contract Administration - sprawdź, w czym możemy Ci pomóc

Wiele przedsiębiorstw przekazało nam obowiązki działu kadr i płac, dostrzegając w tym wymierne korzyści. Wśród naszych klientów znajdują się zarówno największe korporacje, jak i małe i średnie firmy, ponieważ nasze usługi są elastyczne i skalowalne. Zatrudniamy specjalistów optymalizujących procesy kadrowo-płacowe, doskonale obeznanych z obowiązującym prawem. Korzystamy z najnowocześniejszych rozwiązań IT, przyjaznych pracodawcom oraz samym pracownikom. Outsourcing kadr i płac oznacza dla nas gotowość do przejęcia pełnej odpowiedzialności za ten obszar działania przedsiębiorstwa, dlatego nasza oferta jest tak szeroka.

Naszym klientom proponujemy pełną usługę outsourcingu kadr oraz outsourcingu płac (payroll).

Pełna obsługa kadrowa:

Prowadzenie dokumentacji pracowników (akt osobowych) - wersja papierowa lub teczki elektronicznej (E-Teczka).
Przygotowywanie umów o pracę, umów cywilnoprawnych, a także obsługa formalności związanych z zakończeniem stosunku pracy w imieniu klienta
Sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej, w tym świadectw pracy i innej dokumentacji pracowniczej w formie tradycyjnej bądź elektronicznej
Prowadzenie bieżącej administracji kadrowej, w tym ustalanie praw pracowniczych, takich jak urlopy wypoczynkowe, ustawowe odprawy
Informowanie o upływającej ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP
Monitorowanie zmian w przepisach z zakresu prawa pracy
Prowadzenie bieżącej administracji kadrowej, w tym ustalanie praw pracowniczych, takich jak urlopy
Regularne przygotowywanie raportów kadrowych
Wsparcie klienta w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi w przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS

Pełną listę usług, jakie obejmuje outsourcing kadr, można znaleźć na stronie jednej z naszych spółek – Contract Administration.

Pełna obsługa płacowa:

Naliczanie wynagrodzeń oraz wszystkich dodatków przysługujących pracownikom oraz rozliczanie umów ze zleceniobiorcami
Przygotowywanie raportów oraz list płac dla pracowników i zleceniobiorców
Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych
Obliczanie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy pracowników firmy
Wysyłka deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego oraz deklaracji składkowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Pełną listę usług związanych z payroll, czyli obsługą płacową przedsiębiorstwa, można znaleźć na stronie Contract Administration.

Zalety obsługi kadrowo-płacowej w CA

Outsourcing kadr i płac w naszym wykonaniu to zupełnie nowa jakość. W pełni dostosowujemy się do potrzeb klienta i skutecznie rozwiązujemy problemy związane z tym obszarem. Nasi klienci mogą spać spokojnie, wiedząc, że obsługa kadrowo-płacowa ich firmy znajduje się w rękach ekspertów.

Co zapewniamy naszym klientom?

Przejmując obowiązki działu kadr i płac, odciążamy wewnętrzny dział HR

Wybierając nasze usługi kadrowo-płacowe, nie musisz martwić się o przeciążenie wewnętrznego działu HR. Przejmujemy wszystkie żmudne procesy, takie jak obliczanie składek i wynagrodzeń, przygotowywanie raportów, prowadzenie dokumentacji pracowniczej i wysyłkę deklaracji. Twoi specjaliści z obszaru HR mogą w pełni skupić się na udanych rekrutacjach i rozwoju pracowników - swoich głównych zadaniach.

Procesy HR funkcjonują w ramach powiązanych ze sobą regulacji, obejmujących prawo pracy, prawo podatkowe, RODO, ZUS, PIT, PPK oraz PFRON. Outsourcing kadr i płac integruje te wymagania w spójnych procedurach, ograniczając ryzyko prawne poprzez bieżące monitorowanie przepisów, stosowanie ustandaryzowanych procesów oraz wykorzystanie bezpiecznych systemów wspierających zgodność na każdym etapie obsługi pracowniczej.

Raportujemy do PFRON

Obowiązek raportowania do PFRON powstaje u pracodawców, zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (etaty). W takim przypadku konieczne jest prawidłowe ustalenie wskaźnika zatrudnienia oraz terminowe składanie wymaganych deklaracji i informacji.

Pracodawca zobowiązany jest do przygotowania danych dotyczących zatrudnienia oraz wymiaru czasu pracy, zgodnie z przepisami prawa pracy regulującymi nawiązywanie i realizację stosunku pracy. Zapewniamy poprawność rozliczeń wobec PFRON poprzez bieżącą kontrolę danych, automatyzację raportowania oraz zgodność z aktualnymi regulacjami dotyczącymi zatrudniania osób z niepełnosprawnościami.

PPK - obowiązki pracodawcy i sposób ich realizacji w outsourcingu

Pracodawcy zobowiązani są do:

wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych,
zawarcia umów o zarządzanie,
prowadzenie PPK,
naliczania oraz terminowego przekazywania wpłat,
prowadzenia dokumentacji związanej z uczestnictwem pracowników w programie.

Przeprowadzamy prawidłową realizację obowiązków PPK poprzez automatyzację naliczeń, kontrolę poprawności danych oraz bieżące dostosowanie procesów do zmian przepisów. Dzięki temu ograniczamy ryzyko błędów, opóźnień oraz nieprawidłowości formalnych, zachowując pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.

PIT i obowiązki podatkowe pracodawcy w modelu outsourcingowym

Rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych obejmują m.in. naliczanie zaliczek na podatek oraz sporządzanie deklaracji PIT-11 i PIT-4R, zgodnie z przepisami prawa podatkowego regulującymi rozliczenia PIT.

Zapewniamy prawidłową realizację obowiązków podatkowych poprzez:

automatyzację procesów płacowych,
weryfikację poprawności danych,
stosowanie procedur gwarantujących bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w formularzach podatkowych zgodnie z wymogami RODO.

ZUS i obowiązki ubezpieczeniowe – eliminujemy ryzyko błędów

Obsługa obowiązków wobec ZUS obejmuje:

zgłoszenia i wyrejestrowania pracowników i zleceniobiorców (ZUS ZUA, ZZA, ZWUA),
aktualizacje danych ubezpieczonych i płatnika,
przygotowanie i wysyłkę dokumentów rozliczeniowych (DRA, RCA, RSA),
korekty dokumentów ZUS,
kontakt z ZUS w imieniu klienta (wyjaśnienia, pisma, wezwania),
wsparcie przy kontrolach ZUS,
monitorowanie terminów i zmian w przepisach ubezpieczeniowych.

Procesy te wynikają bezpośrednio z przepisów prawa pracy oraz regulacji ubezpieczeniowych związanych z zatrudnieniem.

Błędy w dokumentacji ZUS, takie jak nieprawidłowe dane, opóźnienia czy błędne podstawy składek, mogą prowadzić do korekt, sankcji finansowych oraz kontroli. Outsourcing kadr i płac ogranicza to ryzyko poprzez automatyzację procesów, bieżące monitorowanie zmian przepisów oraz wieloetapową kontrolę poprawności danych.

Realizacja obsługi ZUS z wykorzystaniem bezpiecznych systemów kadrowo-płacowych zapewnia terminowość i zgodność rozliczeń, przy jednoczesnym zachowaniu zasad ochrony danych osobowych, zgodnie z wymogami RODO.

Gwarantujemy pełne bezpieczeństwo danych

Outsourcing kadr i płac realizujemy z wykorzystaniem oprogramowania, które zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych. Informacje dotyczące pracowników są chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO oraz wewnętrznymi procedurami bezpieczeństwa.

Przetwarzanie danych osobowych w ramach realizacji procesów kadrowo-płacowych podlega szczególnym wymogom wynikającym z przepisów RODO, Kodeksu pracy oraz regulacji podatkowych i ubezpieczeniowych.

Zakres przetwarzanych danych obejmuje w szczególności:
dane identyfikacyjne, dane dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia, wynagrodzenia oraz czasu pracy, a także - wyłącznie w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów – dane niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy w obszarze podatków, ubezpieczeń społecznych i świadczeń pracowniczych.

Z uwagi na charakter oraz zakres przetwarzanych danych ich ochrona wymaga stosowania odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych, zapewniających zgodność przetwarzania z przepisami o ochronie danych osobowych.

Outsourcing kadr i płac pozwala na istotne ograniczenie ryzyka naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych. Przekazanie procesów wyspecjalizowanemu podmiotowi oznacza korzystanie z aktualnej wiedzy prawnej, ustandaryzowanych procedur oraz stałego monitorowania zgodności z przepisami. Minimalizowane jest ryzyko błędów wynikających z nieaktualnych regulacji, niewłaściwego przetwarzania dokumentacji czy nieuprawnionego dostępu do danych.

Kluczowym elementem zapewnienia zgodności z RODO jest stosowanie bezpiecznych systemów HR. Oprogramowanie wykorzystywane w obsłudze kadr i płac powinno gwarantować kontrolę dostępu, szyfrowanie danych, rejestrowanie operacji oraz bezpieczne archiwizowanie dokumentacji, w tym elektronicznych akt osobowych (e-teczek).

Przepisy prawa pracy określają zakres i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. Regulacje ZUS wymagają przetwarzania danych niezbędnych do realizacji obowiązków ubezpieczeniowych oraz świadczeń. Z kolei przepisy podatkowe (PIT) obligują do prawidłowego przetwarzania danych osobowych w deklaracjach i rozliczeniach pracowniczych.

Zapewniamy zgodność naszych działań z obowiązującymi przepisami

Przepisy podatkowe oraz prawo pracy nie mają przed nami tajemnic. Regularnie monitorujemy zachodzące w nich zmiany i oferujemy outsourcing kadr i płac, który pozwala przedsiębiorstwom wyeliminować ryzyko błędów.

Oferujemy atrakcyjny cennik obsługi kadrowo-płacowej

Szukając informacji o kosztach obsługi kadrowo-płacowej, warto pamiętać, że outsourcing w tym obszarze to rozwiązanie elastyczne i skalowalne. Nasza oferta została zaprojektowana tak, by odpowiadać na potrzeby zarówno dużych, jak i małych oraz średnich przedsiębiorstw umożliwiając dopasowanie zakresu usług do rzeczywistych wymagań i możliwości finansowych organizacji

Korzystamy z nowoczesnych narzędzi HR

Dzięki nam również małe i średnie firmy zyskują dostęp do nowoczesnych technologii z obszaru kadr i płac. Należą do nich między innymi rejestracja czasu pracy w oparciu o własny system, elektroniczna dokumentacja i portal pracowniczy. Część z tych rozwiązań, niezwykle przyjaznych dla zatrudnionych, przyczynia się do niższej rotacji pracowników zadowolonych z obsługi HR.

Zapewniamy ciągłość obsługi HR

Outsourcing kadr i płac to najlepszy sposób na ciągłość obsługi HR zwłaszcza w mniejszych firmach. Nasze wsparcie z obszaru kadr i płac działa równie niezawodnie przez cały rok, także w okresie urlopowym.

Sprawdź, jak pracujemy, przejmując obowiązki działu kadr i płac

Nasi klienci mogą liczyć na rzetelną obsługę kadrowo-płacową oraz przejrzyste zasady współpracy oparte na sprawdzonych standardach. Dowiedz się, jak wygląda praca z nami w 5 krokach.

Krok 1. Analiza potrzeb klienta

Indywidualne podejście do klienta nie jest dla nas pustym frazesem. Przez lata współpracowaliśmy z partnerami reprezentującymi wiele branż i dobrze poznaliśmy ich oczekiwania. Dzięki temu znajdziemy najlepsze rozwiązania z obszaru kadr i płac również dla Twojej firmy, eliminując ryzyko błędów i ograniczając koszty operacyjne.

Krok 2. Podpisanie umowy na outsourcing kadr i płac

Przygotujemy dla Twojej firmy umowę dotyczącą obsługi kadrowo-płacowej, w której transparentnie przedstawimy zakres naszych obowiązków, harmonogram działań oraz sposób raportowania.

Krok 3. Wdrożenie obsługi kadrowo-płacowej

Na tym etapie przeprowadzimy proces przejęcia i uporządkowania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz jej migrację do naszych systemów. Ustalimy zasady współpracy, harmonogramy oraz zakres odpowiedzialności, tak aby zapewnić płynne i bezpieczne rozpoczęcie obsługi.

Krok 4. Bieżąca administracja kadrowo-płacowa przedsiębiorstwa

Dedykowany zespół specjalistów przejmie obowiązki kadrowo-płacowe w Twoim przedsiębiorstwie, pilnując terminów, zgodności z przepisami i oferując przygotowywanie raportów oraz zestawień kadrowych potrzebnych Twojej firmie.

Krok 5. Raportowanie kadrowo-płacowe

Raportowanie obejmuje przygotowywanie zestawień, analiz i dokumentów dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń, składek oraz innych danych związanych z obsługą kadrowo-płacową. Obejmuje m.in. raporty dla działu finansowego, zestawienia na potrzeby zarządu, sprawozdania do instytucji zewnętrznych (np. ZUS, US, GUS) oraz dane wspierające planowanie i kontrolę kosztów personalnych.

Outsourcing a wewnętrzny dział kadr i płac – na czym polega wartość dodana?

Wciąż zastanawiasz się, czy outsourcing kadrowo płacowy to rozwiązanie odpowiednie dla Twojej firmy? Poznaj przewagi tego rozwiązania nad wewnętrznym działem kadr i płac.

Powierzając obsługę kadr i płac zewnętrznej firmie, zyskujesz nie tylko profesjonalne wsparcie doświadczonych ekspertów, lecz również dostęp do nowoczesnych narzędzi oraz sprawdzonych procedur usprawniających procesy kadrowo-płacowe. Dzięki temu możesz skoncentrować się na rozwoju kluczowych obszarów działalności, zamiast angażować zasoby w czasochłonne obowiązki administracyjne.

Outsourcing kadr i płac - najważniejsze zalety:

Optymalizacja kosztów operacyjnych - zmiana kosztów stałych na zmienne
Brak ryzyka błędów popełnianych przez niedoświadczonych pracowników
Precyzyjne rozliczanie czasu pracy dzięki zaawansowanym narzędziom
Najwyższe bezpieczeństwo danych osobowych za sprawą oprogramowania i ochrony zgodnej z RODO
Zgodność z aktualnymi przepisami, które w Polsce dość często się zmieniają
Ciągłość obsługi kadrowo-płacowej, nawet w okresie urlopowym i przedświątecznym
Możliwość czerpania porad od najlepszych ekspertów w swojej dziedzinie
Nowoczesne oprogramowanie przyjazne pracodawcom i pracownikom

Outsourcing kadrowo-płacowy FAQ

Poznaj najczęściej zadawane pytania:

Na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy?

Outsourcing kadr i płac polega na powierzeniu obowiązków działu kadr i płac zewnętrznym specjalistom. Usługa ma charakter kompleksowy i może obejmować wszystkie procesy z tego obszaru.

Czy rozliczanie czasu pracy wchodzi w zakres usług kadrowo-płacowych?

Jest to usługa dodatkowa, która wspiera precyzyjne naliczanie wynagrodzeń. Nasi specjaliści wykorzystują do tego nowoczesne narzędzia, co eliminuje ryzyko błędów.

Czy klient może liczyć na wsparcie w przypadku kontroli ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych?

Tak, w razie potrzeby nasi specjaliści wspierają klienta w kontakcie z instytucjami zewnętrznymi, jednak współpraca z nami eliminuje ryzyko, że kontrola wykaże nieprawidłowości. 

Czy outsourcing kadr i płac jest przeznaczony również dla małych firm?

Małe i średnie przedsiębiorstwa bardzo wiele zyskują na outsourcingu kadr i płac, bo dzięki automatyzacji procesów obniżają koszty operacyjne. Nasza usługa jest elastyczna i skalowalna.

Ile kosztuje outsourcing kadrowo-płacowy?

Koszt usługi zależy od zakresu naszych obowiązków i skali projektu, dlatego zawsze przygotowujemy dla klienta indywidualną, najkorzystniejszą ofertę. Najważniejsze elementy, od których zależy wycena można znaleźć w artykule, w którym opisujemy ile kosztuje outsourcing kadr i płac i co dokładnie składa się na wycenę usługi.