Codzienne obowiązki kadrowo-płacowe pochłaniają czas i zasoby, a przepisy prawa pracy w Polsce potrafią zmieniać się z dnia na dzień. Z tego powodu coraz więcej firm deleguje naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie akt osobowych pracowników, wysyłkę deklaracji ZUS i inne usługi kadrowo-płacowe zewnętrznym specjalistom. To sposób na optymalizację kosztów operacyjnych, zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy i gwarancję ciągłości procesów HR.
Oferujemy outsourcing kadr, outsourcing płac oraz pełną obsługę kadrowo-płacową dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji, niezależnie od jej wielkości.
Dowiedz się, jak nasze rozwiązania mogą usprawnić Twoje procesy kadrowo-płacowe.
Obsługujemy firmy z różnych branż – od małych przedsiębiorstw po duże organizacje zatrudniające setki pracowników.
Outsourcing kadr i płac sprawdza się szczególnie w firmach, które:
Wiele przedsiębiorstw przekazało nam obowiązki działu kadr i płac, dostrzegając w tym wymierne korzyści. Wśród naszych klientów znajdują się zarówno największe korporacje, jak i małe i średnie firmy, ponieważ nasze usługi są elastyczne i skalowalne. Zatrudniamy specjalistów optymalizujących procesy kadrowo-płacowe, doskonale obeznanych z obowiązującym prawem. Korzystamy z najnowocześniejszych rozwiązań IT, przyjaznych pracodawcom oraz samym pracownikom. Outsourcing kadr i płac oznacza dla nas gotowość do przejęcia pełnej odpowiedzialności za ten obszar działania przedsiębiorstwa. Przejmujemy pełną odpowiedzialność za poprawność rozliczeń kadrowo-płacowych, dlatego nasza oferta jest tak szeroka.
Naszym klientom proponujemy pełną usługę outsourcingu kadr oraz outsourcingu płac (payroll) – od zatrudnienia pracownika aż po zakończenie współpracy oraz rozliczenia podatkowe i ZUS.
Zakres outsourcingu kadr i płac obejmuje wszystkie kluczowe procesy HR i payroll – od zatrudnienia pracownika aż po zakończenie współpracy oraz rozliczenia podatkowe i ZUS.
Koszt outsourcingu kadr i płac zależy od:
Najczęściej koszt outsourcingu kadr i płac rozliczany jest w modelu miesięcznym – w przeliczeniu na pracownika.
W praktyce outsourcing płac i kadr pozwala zoptymalizować koszty w porównaniu do utrzymania wewnętrznego działu HR.
Outsourcing kadr i płac w naszym wykonaniu to zupełnie nowa jakość. Dostosowujemy się do potrzeb klienta i skutecznie rozwiązujemy problemy związane z tym obszarem. Nasi klienci mogą spać spokojnie, wiedząc, że obsługa kadrowo-płacowa ich firmy znajduje się w rękach ekspertów.
Wybierając nasze usługi kadrowo-płacowe, nie musisz martwić się o przeciążenie wewnętrznego działu HR. Przejmujemy wszystkie żmudne procesy, takie jak obliczanie składek i wynagrodzeń, przygotowywanie raportów, prowadzenie dokumentacji pracowniczej i wysyłkę deklaracji. Twoi specjaliści z obszaru HR mogą w pełni skupić się na udanych rekrutacjach i rozwoju pracowników - swoich głównych zadaniach.
Procesy HR funkcjonują w ramach powiązanych ze sobą regulacji, obejmujących prawo pracy, prawo podatkowe, RODO, ZUS, PIT, PPK oraz PFRON. Outsourcing kadr i płac integruje te wymagania w spójnych procedurach, ograniczając ryzyko prawne poprzez bieżące monitorowanie przepisów, stosowanie ustandaryzowanych procesów oraz wykorzystanie bezpiecznych systemów wspierających zgodność na każdym etapie obsługi pracowniczej.
Obowiązek raportowania do PFRON powstaje u pracodawców, zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (etaty). W takim przypadku konieczne jest prawidłowe ustalenie wskaźnika zatrudnienia oraz terminowe składanie wymaganych deklaracji i informacji.
Pracodawca zobowiązany jest do przygotowania danych dotyczących zatrudnienia oraz wymiaru czasu pracy, zgodnie z przepisami prawa pracy regulującymi nawiązywanie i realizację stosunku pracy. Zapewniamy poprawność rozliczeń wobec PFRON poprzez bieżącą kontrolę danych, automatyzację raportowania oraz zgodność z aktualnymi regulacjami dotyczącymi zatrudniania osób z niepełnosprawnościami.
Pracodawcy zobowiązani są do:
Przeprowadzamy prawidłową realizację obowiązków PPK poprzez automatyzację naliczeń, kontrolę poprawności danych oraz bieżące dostosowanie procesów do zmian przepisów. Dzięki temu ograniczamy ryzyko błędów, opóźnień oraz nieprawidłowości formalnych, zachowując pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami
Rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych obejmują m.in. naliczanie zaliczek na podatek oraz sporządzanie deklaracji PIT-11 i PIT-4R, zgodnie z przepisami prawa podatkowego regulującymi rozliczenia PIT.
Zapewniamy prawidłową realizację obowiązków podatkowych poprzez:
Obsługa obowiązków wobec ZUS obejmuje:
Procesy te wynikają bezpośrednio z przepisów prawa pracy oraz regulacji ubezpieczeniowych związanych z zatrudnieniem.
Błędy w dokumentacji ZUS, takie jak nieprawidłowe dane, opóźnienia czy błędne podstawy składek, mogą prowadzić do korekt, sankcji finansowych oraz kontroli. Outsourcing kadr i płac ogranicza to ryzyko poprzez automatyzację procesów, bieżące monitorowanie zmian przepisów oraz wieloetapową kontrolę poprawności danych.
Realizacja obsługi ZUS z wykorzystaniem bezpiecznych systemów kadrowo-płacowych zapewnia terminowość i zgodność rozliczeń, przy jednoczesnym zachowaniu zasad ochrony danych osobowych, zgodnie z wymogami RODO.
Outsourcing kadr i płac realizujemy z wykorzystaniem oprogramowania, które zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych. Informacje dotyczące pracowników są chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO oraz wewnętrznymi procedurami bezpieczeństwa.
Przetwarzanie danych osobowych w ramach realizacji procesów kadrowo-płacowych podlega szczególnym wymogom wynikającym z przepisów RODO, Kodeksu pracy oraz regulacji podatkowych i ubezpieczeniowych.
Zakres przetwarzanych danych obejmuje w szczególności: dane identyfikacyjne, dane dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia, wynagrodzenia oraz czasu pracy, a także - wyłącznie w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów – dane niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy w obszarze podatków, ubezpieczeń społecznych i świadczeń pracowniczych.
Z uwagi na charakter oraz zakres przetwarzanych danych ich ochrona wymaga stosowania odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych, zapewniających zgodność przetwarzania z przepisami o ochronie danych osobowych.
Outsourcing kadr i płac pozwala na istotne ograniczenie ryzyka naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych. Przekazanie procesów wyspecjalizowanemu podmiotowi oznacza korzystanie z aktualnej wiedzy prawnej, ustandaryzowanych procedur oraz stałego monitorowania zgodności z przepisami. Minimalizowane jest ryzyko błędów wynikających z nieaktualnych regulacji, niewłaściwego przetwarzania dokumentacji czy nieuprawnionego dostępu do danych.
Kluczowym elementem zapewnienia zgodności z RODO jest stosowanie bezpiecznych systemów HR. Oprogramowanie wykorzystywane w obsłudze kadr i płac powinno gwarantować kontrolę dostępu, szyfrowanie danych, rejestrowanie operacji oraz bezpieczne archiwizowanie dokumentacji, w tym elektronicznych akt osobowych (e-teczek).
Przepisy prawa pracy określają zakres i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. Regulacje ZUS wymagają przetwarzania danych niezbędnych do realizacji obowiązków ubezpieczeniowych oraz świadczeń. Z kolei przepisy podatkowe (PIT) obligują do prawidłowego przetwarzania danych osobowych w deklaracjach i rozliczeniach pracowniczych.
Przepisy podatkowe oraz prawo pracy nie mają przed nami tajemnic. Regularnie monitorujemy zachodzące w nich zmiany i oferujemy outsourcing kadr i płac, który pozwala przedsiębiorstwom wyeliminować ryzyko błędów.
Szukając informacji o kosztach obsługi kadrowo-płacowej, warto pamiętać, że outsourcing w tym obszarze to rozwiązanie elastyczne i skalowalne. Nasza oferta została zaprojektowana tak, by odpowiadać na potrzeby zarówno dużych, jak i małych oraz średnich przedsiębiorstw umożliwiając dopasowanie zakresu usług do rzeczywistych wymagań i możliwości finansowych organizacji
Dzięki nam również małe i średnie firmy zyskują dostęp do nowoczesnych technologii z obszaru kadr i płac. Należą do nich między innymi rejestracja czasu pracy w oparciu o własny system, elektroniczna dokumentacja i portal pracowniczy. Część z tych rozwiązań, niezwykle przyjaznych dla zatrudnionych, przyczynia się do niższej rotacji pracowników zadowolonych z obsługi HR.
Outsourcing kadr i płac to najlepszy sposób na ciągłość obsługi HR zwłaszcza w mniejszych firmach. Nasze wsparcie z obszaru kadr i płac działa równie niezawodnie przez cały rok, także w okresie urlopowym.
Skontaktuj się z naszym ekspertem HR
Nasi klienci mogą liczyć na rzetelną obsługę kadrowo-płacową oraz przejrzyste zasady współpracy oparte na sprawdzonych standardach. Dowiedz się, jak wygląda praca z nami w 5 krokach.
Wciąż zastanawiasz się, czy outsourcing kadrowo płacowy to rozwiązanie odpowiednie dla Twojej firmy? Poznaj przewagi tego rozwiązania nad wewnętrznym działem kadr i płac.
Powierzając obsługę kadr i płac zewnętrznej firmie, zyskujesz nie tylko profesjonalne wsparcie doświadczonych ekspertów, lecz również dostęp do nowoczesnych narzędzi oraz sprawdzonych procedur usprawniających procesy kadrowo-płacowe. Dzięki temu możesz skoncentrować się na rozwoju kluczowych obszarów działalności, zamiast angażować zasoby w czasochłonne obowiązki administracyjne.
Potrzebujesz nie tylko obsługi płac i kadr, ale również pełnej księgowości? Oferujemy kompleksowy outsourcing finansowo-księgowy, który pozwala zarządzać wszystkimi procesami w jednym miejscu.
Połączenie księgowości, kadr i płac zapewnia spójność danych, uproszczenie procesów oraz większą kontrolę nad finansami firmy.
Outsourcing kadr i płac polega na powierzeniu obowiązków działu kadr i płac zewnętrznym specjalistom. Usługa ma charakter kompleksowy i może obejmować wszystkie procesy z tego obszaru.
Jest to usługa dodatkowa, która wspiera precyzyjne naliczanie wynagrodzeń. Nasi specjaliści wykorzystują do tego nowoczesne narzędzia, co eliminuje ryzyko błędów.
Tak, w razie potrzeby nasi specjaliści wspierają klienta w kontakcie z instytucjami zewnętrznymi, jednak współpraca z nami eliminuje ryzyko, że kontrola wykaże nieprawidłowości.
Koszt usługi zależy od zakresu naszych obowiązków i skali projektu, dlatego zawsze przygotowujemy dla klienta indywidualną, najkorzystniejszą ofertę. Najważniejsze elementy, od których zależy wycena można znaleźć w artykule, w którym opisujemy ile kosztuje outsourcing kadr i płac i co dokładnie składa się na wycenę usługi.