Ulga B+R bez działu R&D?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) to jedno z najbardziej atrakcyjnych narzędzi optymalizacji podatkowej dostępnych dla przedsiębiorców w Polsce. Umożliwia ona dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów ponoszonych na prace o charakterze innowacyjnym – takich jak rozwój produktów, testowanie nowych rozwiązań technologicznych czy ulepszanie procesów produkcyjnych. Mimo jej rosnącej popularności, wśród wielu firm nadal pokutuje przekonanie, że aby z niej skorzystać, konieczne jest posiadanie formalnego, wyodrębnionego działu badawczo-rozwojowego.

To błędne założenie. Polskie przepisy podatkowe nie stawiają takiego warunku. Ustawa o CIT (i analogicznie – ustawa o PIT) odnosi się wyłącznie do charakteru prowadzonej działalności, a nie do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. W praktyce oznacza to, że z ulgi B+R mogą korzystać także firmy, które realizują projekty innowacyjne w ramach działu produkcji, IT, konstrukcyjnego czy technologicznego – bez konieczności tworzenia odrębnej jednostki nazwanej „działem R&D”.

Sprawdź także: Ulga B+R

Kiedy można mówić o działalności B+R – niezależnie od struktury organizacyjnej

O możliwości skorzystania z ulgi na działalność badawczo-rozwojową decyduje wyłącznie charakter wykonywanych działań, a nie to, czy w firmie funkcjonuje formalnie wyodrębniony dział B+R. Przepisy nie wymagają, aby przedsiębiorstwo posiadało dedykowaną jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za innowacje – liczy się to, czy faktycznie prowadzi działalność twórczą w celu tworzenia nowych lub ulepszonych rozwiązań.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, działalność badawczo-rozwojowa to:

„działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.

W praktyce oznacza to, że działania kwalifikujące się do ulgi B+R mogą być realizowane w różnych częściach organizacji – wszędzie tam, gdzie prowadzone są prace o charakterze twórczym i innowacyjnym. Nie musi to być odrębny dział ani specjalna jednostka organizacyjna. Kluczowe jest to, że prace:

• mają jasno określony cel związany z rozwojem nowych produktów, usług, technologii lub procesów,
• są prowadzone w sposób planowy i systematyczny,
• wiążą się z rozwiązywaniem problemów technicznych lub technologicznych, do których nie ma gotowych, oczywistych rozwiązań.

Alokacja kosztów w działalności badawczo-rozwojowej

Skuteczne korzystanie z ulgi B+R wymaga nie tylko prowadzenia odpowiednich prac o charakterze badawczo-rozwojowym, ale także prawidłowego przyporządkowania kosztów związanych z tymi działaniami. Jednym z najważniejszych wymogów jest jasne i precyzyjne wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych, które mogą zostać uwzględnione przy obliczaniu ulgi.

Koszty kwalifikowane obejmują m.in. wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R, koszty materiałów i surowców, usługi badawcze czy amortyzację środków trwałych wykorzystywanych w tych pracach. Kluczowe jest jednak to, aby te wydatki były alokowane proporcjonalnie do faktycznego czasu i zakresu realizowanych prac badawczo-rozwojowych.

Oznacza to, że przedsiębiorstwo powinno prowadzić rzetelną ewidencję czasu pracy oraz dokumentację, która pozwala wyodrębnić część kosztów bezpośrednio związanych z działalnością B+R. Na przykład, jeśli pracownik wykonuje prace B+R przez 40% swojego czasu pracy, to tylko ta część jego wynagrodzenia może zostać uznana za koszt kwalifikowany.

Niewłaściwe przyporządkowanie kosztów lub brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować odmową zastosowania ulgi podczas kontroli podatkowej. Dlatego systematyczne i szczegółowe dokumentowanie prac i wydatków jest niezbędne dla zachowania prawa do preferencji podatkowej.

Zobacz także: Bieżące doradztwo podatkowe 

Brak konieczności wyodrębniania działu w świetle stanowiska organów podatkowych i sądów

Coraz częściej w praktyce podatkowej znajduje potwierdzenie stanowisko, zgodnie z którym nie jest konieczne posiadanie formalnie wyodrębnionego działu badawczo-rozwojowego, aby móc skorzystać z ulgi B+R. Kluczowe znaczenie ma rzeczywiste prowadzenie działalności o charakterze badawczo-rozwojowym oraz właściwe dokumentowanie kosztów związanych z taką działalnością.

Taki pogląd potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 sierpnia 2024 r. (sygn. II FSK 595/24) stwierdzając, że:

„Działalność badawczo-rozwojowa przedsiębiorcy zazwyczaj bywa powiązana z przedmiotem jego działalności. Zgodzić się zatem należy ze skarżącą, że nie musi ona rozpoczynać nowego rodzaju działalności, aby móc skorzystać z ulgi B+R. Z art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a u.p.d.o.p. wynika, że nie ma także potrzeby tworzenia odrębnego działu (zespołu), zajmującego się wyłącznie pracami badawczo-rozwojowymi, skoro w kosztach kwalifikowanych uwzględnia się należności pracownicze w tej części, w jakiej ogólny czas pracy jest przeznaczony na prace badawczo-rozwojowe.”

Wyrok ten wyraźnie wskazuje, że do skorzystania z ulgi nie jest wymagane tworzenie nowej działalności czy osobnej jednostki organizacyjnej. Wystarczy, że przedsiębiorca prowadzi prace badawczo-rozwojowe w ramach swojej dotychczasowej działalności i potrafi wykazać, które koszty dotyczą tych prac.

Podobne podejście zostało potwierdzone  przez Dyrektora KIS w interpretacji z dnia 23 stycznia 2025 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.803.2024.2.DW.

Ulga B+R w praktyce: gdzie jest najczęściej stosowana?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową cieszy się zainteresowaniem w różnych sektorach gospodarki, zwłaszcza tam, gdzie innowacje i rozwój technologiczny odgrywają kluczową rolę. Firmy najczęściej korzystające z tej preferencji podatkowej działają w branżach takich jak: IT, przemysł farmaceutyczny, produkcja urządzeń elektronicznych, przemysł chemiczny, branża spożywcza, przemysł meblarski i wyposażenia wnętrz czy sektor motoryzacyjny.

W praktyce, działalność B+R w tych przedsiębiorstwach obejmuje szeroki zakres zadań - od opracowywania nowych rozwiązań technologicznych, przez tworzenie oprogramowania i systemów informatycznych, aż po badania nad nowymi materiałami czy metodami produkcji. Często są to prace nad produktami o wysokim stopniu zaawansowania technicznego lub nad usprawnieniami procesów wytwórczych, które przynoszą realne korzyści rynkowe.

Ulga B+R nie tylko dla dużych firm

Ważne jest, że ulga B+R jest dostępna nie tylko dla dużych firm posiadających rozbudowane zespoły badawcze, ale również dla mniejszych przedsiębiorstw, które prowadzą prace innowacyjne nawet w ramach niewielkich projektów. W każdym przypadku konieczne jest jednak, by działalność miała charakter twórczy i spełniała ustawowe wymogi działalności badawczo-rozwojowej.

Jak możemy pomóc?

Wielu przedsiębiorców prowadzi działalność, która może kwalifikować się do ulgi B+R, ale nie mają co do tego pewności. Jeśli nie wiesz, czy Twoje projekty spełniają ustawowe kryteria, skontaktuj się z nami - przeprowadzimy szczegółową weryfikację i pomożemy ustalić, czy możesz skorzystać z preferencji podatkowej.

Poza oceną kwalifikowalności oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia i rozliczania ulgi B+R, w tym:

• Opracowanie dokumentacji uzasadniającej zastosowanie ulgi – tworzymy opisy projektów B+R, zestawienia kosztów kwalifikowanych i inne wymagane materiały,
• Rozliczenie ulgi w CIT/PIT – przygotowujemy dane do zeznania rocznego i wspieramy w ewentualnych korektach,
• Alokacja kosztów do działalności B+R – pomagamy w przypisaniu wydatków zgodnie z przepisami i praktyką KAS,
• Szkolenia i warsztaty wewnętrzne – uczymy zespoły techniczne, finansowe i zarządzające, jak identyfikować i dokumentować prace B+R,
• Doradztwo w przypadku kontroli lub sporu z KAS – zapewniamy merytoryczne wsparcie podczas czynności sprawdzających, kontroli i postępowań podatkowych.

Pomagamy firmom bezpiecznie i efektywnie korzystać z ulgi B+R – niezależnie od tego, czy mają wyodrębniony dział badawczy, czy po prostu realizują innowacyjne projekty w ramach codziennej działalności.