KSeF: Nowa era e-Fakturowania - kluczowe zmiany i harmonogram wdrożenia
Rozporządzenie KSeF w konsultacjach. Co ustala?
Projekt rozporządzenia z 26 sierpnia 2025 r. to klucz do zrozumienia przyszłych obowiązków. Określa on szczegółowo rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby ich nadawania i odbierania, a także metody uwierzytelniania w systemie. Ważne są również wymagania techniczne dotyczące oznaczania faktur ustrukturyzowanych, zarówno tych przesyłanych przez KSeF, jak i udostępnianych poza nim (np. w przypadku awarii). Rozporządzenie precyzuje też zakres danych potrzebnych do zgłaszania zamiaru wystawiania faktur z załącznikami.
Nowe zasady uprawnień i uwierzytelniania
Wprowadzane przepisy mają na celu rozszerzenie i uporządkowanie kwestii dostępu do systemu w zakresie:
- Uprawnień – nowe możliwości obejmują nadawanie i odbieranie dostępu do KSeF innym osobom w firmie. Dodatkowo, po raz pierwszy system umożliwi wystawianie faktur VAT RR oraz faktur korygujących VAT RR. Rozszerzony zostanie również katalog podmiotów, które mogą uzyskać uprawnienia do systemu.
- Uwierzytelnienia – procedura ma stać się prostsza i nowocześniejsza. Weryfikacja tożsamości będzie oparta na elektronicznych środkach identyfikacji, takich jak profil zaufany, certyfikaty kwalifikowane oraz certyfikaty KSeF. Certyfikaty KSeF będą ważne przez dwa lata z możliwością łatwego odnowienia.
Wystawianie e-faktur, załączniki i wymogi techniczne
Rozporządzenie doprecyzowuje również zasady pracy z e-fakturami w różnych scenariuszach:
- Tryb Offline – faktury wystawiane poza systemem (np. w przypadku awarii) będą musiały zawierać kod weryfikacyjny (QR albo ciąg cyfr) oraz napis „OFFLINE”.
- Faktury udostępniane w KSeF, a używane poza systemem, będą z kolei oznaczane kodem weryfikacyjnym i numerem KSeF.
- Faktury z załącznikami – Ministerstwo Finansów umożliwi dołączanie załączników do faktur w KSeF. Aby skorzystać z tej opcji, konieczne będzie wcześniejsze zgłoszenie zamiaru za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. To istotne ułatwienie ma pomóc w zachowaniu spójności dokumentów w jednym miejscu.
Harmonogram wdrożenia KSeF – kluczowe terminy
Ministerstwo Finansów udostępniło szczegółowy harmonogram prac, testów i uruchomienia kluczowych modułów. Warto zwrócić szczególną uwagę na daty startu obowiązkowego e-fakturowania:
| Data (Miesiąc/Rok) | Wydarzenie | Uwagi |
|---|---|---|
| 15 Października 2025 | Udostępnienie API KSeF 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym | Wersja przedprodukcyjna (DEMO) |
1 Listopada 2025 |
Uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) |
Możliwość zawnioskowania o certyfikat KSeF |
15 Listopada 2025 |
Udostępnienie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 |
Wersja przedprodukcyjna (DEMO) |
| 1 Stycznia 2026 | Uruchomienie Modułu zgłoszeń dot. faktur z załącznikiem na e-US |
Dotyczy faktur z załącznikiem |
| 1 Lutego 2026 | Uruchomienie KSeF 2.0 – Obowiązkowy Start |
Dla dużych przedsiębiorców i odbiorców faktur (u których, w 2024 r. wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła 200 mln zł) |
1 Kwietnia 2026 |
KSeF 2.0 Obowiązkowy |
Dla pozostałych przedsiębiorców |
| 1 Stycznia 2027 | Obowiązkowy KSeF 2.0 dla wcześniej zwolnionych przedsiębiorców |
(dla tych którzy, wystawiają faktury o łącznej wartości nieprzekraczającej 10 tys. zł brutto miesięcznie) |
KSeF w 2027 r. czyli pułapka niskiego limitu
Jedyną grupą, która otrzymała kilka dodatkowych miesięcy na dostosowanie, są mikroprzedsiębiorcy z miesięcznymi obrotami poniżej 10 000 zł, którzy mogą odetchnąć do końca 2026 roku. Ten niski próg wywołuje jednak poważne kontrowersje w środowisku przedsiębiorców.
Pojawiają się głosy, że limit ten jest zbyt niski i nie odzwierciedla faktycznych realiów prowadzenia nawet najmniejszej działalności gospodarczej. Pomimo apeli o podniesienie progu (Interpelacja nr 12046), Ministerstwo Finansów podtrzymało decyzję o pozostawieniu limitu sprzedaży uprawniającego do wystawiania faktur poza KSeF na poziomie 10 000 zł.
Nie czekaj na ostatnią chwilę – przygotuj swoją firmę na KSeF już dziś!
Zbliżający się termin obowiązkowego e-fakturowania oraz konieczność dostosowania wielu procesów w firmie oznaczają, że czas na tu jest na wagę złota. Niezależnie od wielkości Twojej firmy, KSeF będzie miał realny wpływ na Twoje procesy księgowe i IT. Aby uniknąć paraliżu operacyjnego, błędów i potencjalnych sankcji, niezbędne jest wczesne zaplanowanie wdrożenia oraz przeszkolenie pracowników. Zapewnij sobie spokój i płynne przejście w erę e-fakturowania.
Skorzystaj z naszej usługi – Doradztwo KSeF – aby Twój biznes był w pełni gotowy na rewolucję KSeF!
