Case study: Optymalizacja procesów księgowych 

Zakres projektu:

• Analiza procesów biznesowych w obszarze księgowym - dla kilku firm w grupie.
• Ocena wykorzystania zasobów – analiza kompetencji i zakresu obowiązków pracowników oraz ich podziału w badanym obszarze.
• Identyfikacja obszarów wymagających poprawy i wprowadzenia usprawnień - w procesach wewnątrz działu oraz na styku z innymi obszarami (procesy, działania operacyjne, systemy).
• Opracowanie listy rekomendowanych zmian - mających na celu zwiększenie efektywności oraz optymalizację realizowanych procesów.
• Wskazanie procesów kwalifikujących się do automatyzacji – z potencjałem do skrócenia czasochłonności i zminimalizowania ilości czynności wykonywanych manualnie.
• Dyskusja nad rekomendacjami - ustalenie priorytetów i dalszych działań.
• Przygotowanie map procesów biznesowych z uwzględnieniem przedyskutowanych usprawnień.
• Szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za poszczególne procesy.
• Wsparcie we wdrożeniu wybranych rekomendowanych usprawnień – jeśli nie było to możliwe wewnętrznie.
  

Korzyści dla klienta:

• Zwiększenie efektywności procesów księgowych poprzez eliminację wąskich gardeł oraz odpowiednie ułożenie punktów decyzyjnych.
• Skrócenie czasochłonności działań poprzez zmniejszenie liczby kroków w procesach.
• Skrócenie o 2 dni procesu zamknięcia miesiąca.
• Zwiększenie jakości pracy działu księgowości poprzez eliminację potencjalnych błędów i ryzyk oraz odpowiednie ułożenie punktów kontrolnych.
• Rozpoczęcie procesu automatyzacji działań biznesowych, dzięki ich odpowiedniej identyfikacji i dostosowaniu do wdrożenia RPA.
• Zmniejszenie o 20% ilości raportów oraz czynności wykonywanych manualnie.
• Poprawa współpracy z innymi działami – takimi jak dział sprzedaży lub IT – dzięki usprawnieniu procesów i wdrożeniu otwartych dyskusji.
• Wzrost motywacji pracowników, dzięki doprecyzowaniu ich roli w procesie oraz otwartej dyskusji na temat niedogodności i pomysłów zmian.
• Wygospodarowanie dodatkowego czasu, który pracownicy mogą wykorzystać na inne czynności.

Zobacz także: Case study: Zarządzanie ryzykiem