Rozporządzenie EUDR – nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Czym jest EUDR?

EUDR (European Union Deforestation Regulation) to skrótowa nazwa Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1115 z 31 maja 2023 r. (link). Rozporządzenie ma ograniczyć wylesianie i degradację lasów poprzez kontrolę obrotu towarami, których produkcja wiąże się z wycinką lasów. EUDR zastępuje wcześniejsze przepisy (m.in. rozporządzenie nr 995/2010 dotyczące drewna) i wpisuje się w szersze działania UE na rzecz ochrony klimatu i bioróżnorodności.

Nowe prawo weszło w życie 29 czerwca 2023 r., ale jego kluczowe obowiązki będą stosowane stopniowo. Główną ideą EUDR jest niedopuszczenie do obrotu na rynku unijnym produktów, które powstały w wyniku wylesiania po określonej dacie granicznej (31 grudnia 2020 r.) lub nie spełniają przepisów kraju pochodzenia. W praktyce ma to wyeliminować z unijnego łańcucha dostaw przyczynianie się do niszczenia lasów – zarówno poprzez nielegalne, jak i legalne wycinki komercyjne – oraz zapewnić, że europejski popyt nie napędza degradacji środowiska. EUDR ustanawia zatem wiążące wymogi dla firm, aby produkty trafiające na rynek UE, lub z niego wywożone, były wolne od wylesiania i zgodne z lokalnym prawem kraju producenta.

Jakie produkty i podmioty podlegają EUDR?

Rozporządzenie EUDR obejmuje konkretny katalog surowców i produktów. Tzw. „towary odnośne” wymienione w regulacji to obecnie: bydło, kakao, kawa, olej palmowy (palma olejowa), soja, kauczuk i drewno, a także wszelkie produkty wytworzone z tych surowców lub je zawierające (link do listy towarów). Oznacza to, że EUDR objęte zostały m.in.:

• mięso wołowe, skóry i wyroby skórzane pochodzące z bydła,
• ziarno kakaowe i czekolada, ziarna kawy,
• olej palmowy oraz produkty z jego dodatkiem, np. żywność, kosmetyki,
• nasiona soi, śruta i olej sojowy,
• naturalny kauczuk oraz wyroby z gumy, np. opony, rękawice, a także
• drewno i wszelkie produkty drewniane –np. tarcica, meble,
• papier i książki.

Lista ta może być rozszerzana w przyszłości o kolejne towary wpływające na wylesianie, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Podmioty objęte regulacjami EUDR to wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od branży, które uczestniczą w handlu wymienionymi wyżej towarami. Rozporządzenie dotyczy wszystkich przedsiębiorców (w tym osób fizycznych prowadzących działalność), którzy w ramach działalności gospodarczej:

1. wprowadzają do obrotu na terenie UE,
2. udostępniają na rynku wewnętrznym, lub
3. eksportują poza UE towary i produkty objęte EUDR.

Co istotne, przepisy stosuje się niezależnie od skali działalności czy wielkości firmy – nawet mikro- i małe przedsiębiorstwa muszą przestrzegać EUDR, jeśli handlują objętymi towarami (choć dla MŚP przwidziano pewne uproszczenia). Innymi słowy, nie ma znaczenia branża ani wielkość – liczy się fakt obrotu produktami powiązanymi z wylesianiem.

Nowe obowiązki obejmą zatem bardzo szerokie spektrum biznesu. Przykładowo, importer sprowadzający z zagranicy ziarna kakao, producent spożywczy w Polsce wykorzystujący olej palmowy do wyrobu żywności, czy eksporter mebli drewnianych wysyłający je poza UE – wszyscy oni podlegają EUDR.

Rozporządzenie dotyczy również tzw. podmiotów handlowych, czyli firm które co prawda same nie importują ani nie produkują tych towarów, lecz udostępniają je dalej na rynku (np. duże sieci handlowe, hurtownie, sprzedawcy detaliczni). Przykładowo supermarket sprzedający czekoladę czy kawę także musi upewnić się, że oferuje produkty zgodne z EUDR – w przeciwnym razie naraża się na konsekwencje.

Podsumowując, każda firma zaangażowana w łańcuch dostaw wymienionych surowców musi poznać nowe regulacje i dostosować swoje działania do wymogów EUDR.

Jakie obowiązki nakłada EUDR?

Kluczowym obowiązkiem wprowadzonym przez EUDR jest ustanowienie procesu należytej staranności (due diligence) wobec objętych produktów. Zanim firma wprowadzi towar na rynek UE (lub wywiezie go z UE), musi przeprowadzić szereg działań mających zagwarantować, że dany produkt spełnia wymogi rozporządzenia. W praktyce proces due diligence obejmuje trzy etapy:

1. Gromadzenie informacji – przedsiębiorca musi zebrać szczegółowe dane i dokumenty dotyczące produktu, zgodnie z wymaganiami art. 9 rozporządzenia. Oznacza to m.in. uzyskanie geolokalizacji wszystkich działek, na których wyprodukowano towar, informacji potwierdzających, że produkcja nie przyczyniła się do wylesiania (po dacie granicznej 31.12.2020), a także dowodów, że przestrzegano właściwego prawa kraju produkcji (np. przepisów dot. użytkowania gruntów, ochrony środowiska, praw pracowników, praw człowieka, regulacji podatkowych, celnych itp.). Innymi słowy, firma musi znać dokładne pochodzenie surowca (np. farmę czy plantację) i dysponować dokumentacją świadczącą o legalności i zrównoważoności jego produkcji.
2. Ocena ryzyka – dysponując zebranymi informacjami, firma ma obowiązek przeprowadzić analizę ryzyka, że dany produkt jest niezgodny z EUDR. Należy ocenić, czy istnieje ryzyko więcej niż znikome, że produkt pochodzi z wylesionych terenów lub narusza prawo. Rozporządzenie wskazuje szereg kryteriów oceny ryzyka – m.in. ryzyko związane z krajem pochodzenia (np. stopień wylesiania w regionie, poziom korupcji, wiarygodność dokumentacji), potencjalne mieszanie surowców z nieznanych źródeł, czy uwagi organizacji pozarządowych. Jeśli analiza wykaże, że ryzyko nie jest zerowe ani znikome, firma musi podjąć środki zaradcze zanim sprzeda produkt. Do takich środków zmniejszających ryzyko należą np. uzyskanie dodatkowych informacji lub certyfikatów od dostawcy, przeprowadzenie niezależnego audytu, zmiana dostawcy na bardziej wiarygodnego, itp. Celem jest obniżenie ryzyka do poziomu „zerowego lub znikomego” – tylko wtedy można przejść do kolejnego etapu. Gdyby mimo starań nie udało się zredukować ryzyka do akceptowalnego poziomu, produkt nie może zostać wprowadzony do obrotu.
3. Oświadczenie o należytej staranności – zanim produkt trafi na rynek UE lub zostanie wywieziony, firma musi złożyć formalne oświadczenie potwierdzające dochowanie należytej staranności i brak więcej niż znikomego ryzyka niezgodności towaru z EUDR. Oświadczenie to składa się za pośrednictwem specjalnego systemu informatycznego ustanowionego przez Komisję Europejską. W praktyce przedsiębiorca będzie wysyłał do właściwego organu deklarację zawierającą m.in. swoje dane, opis produktu (kod CN, ilość), kraj pochodzenia wraz z geolokalizacją upraw, oraz klauzulę stwierdzającą: „zachowano należytą staranność i nie stwierdzono żadnego lub jedynie znikome ryzyko, że produkt jest niezgodny z art. 3(a) lub (b) rozporządzenia”. Złożenie takiego oświadczenia jest warunkiem dopuszczenia produktu do obrotu – bez niego import lub sprzedaż będą nielegalne. Firma musi przechowywać kopię oświadczenia przez co najmniej 5 lat od jego złożenia.

Poza powyższymi elementami należytej staranności, EUDR wprowadza dodatkowe wymogi administracyjne. Przedsiębiorstwa muszą prowadzić dokumentację potwierdzającą zgodność produktów z art. 3 rozporządzenia i na żądanie udostępnić ją organom kontrolnym. Dokumenty związane z due diligence (informacje, analizy, dowody) również muszą być archiwizowane przez minimum 5 lat. Co więcej, firmy mają obowiązek dokonywać okresowego przeglądu swoich procedur należytej staranności – zaleca się, by system due diligence był weryfikowany co najmniej raz w roku i aktualizowany w razie potrzeby.

Największe przedsiębiorstwa (inne niż MŚP) będą ponadto zobowiązane do corocznego publikowania sprawozdania na temat stosowanych przez siebie systemów należytej staranności – raport taki powinien być publicznie dostępny (np. na stronie internetowej firmy) i zawierać opis podjętych działań w celu zapewnienia zgodności z EUDR. Dzięki temu interesariusze i organy nadzoru zyskają wgląd w to, jak dana firma radzi sobie z obowiązkami EUDR.

W przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości lub uzyskania nowych informacji, które podważają zgodność produktu już wprowadzonego na rynek, przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie właściwe organy krajowe oraz swoich kontrahentów (odbiorców tego produktu). EUDR kładzie nacisk na transparentność w łańcuchu dostaw – firmy muszą przekazywać dalej wzdłuż łańcucha wszystkie potrzebne informacje dowodzące, że dochowały należytej staranności (wraz z numerem referencyjnym złożonego oświadczenia) tak, aby każdy kolejny podmiot mógł łatwo zweryfikować zgodność produktów.

Terminy wejścia w życie przepisów EUDR

Unia Europejska dała firmom czas na wdrożenie nowych wymogów. Terminy rozpoczęcia stosowania EUDR zależą od wielkości przedsiębiorstwa:

• Duże i średnie firmy – od 30 grudnia 2025 r. (pierwotnie przepisy miały obowiązywać już od 2024 r., lecz zdecydowano o rocznym odroczeniu).
• Małe i mikroprzedsiębiorstwa – od 30 czerwca 2026 r. (dla najmniejszych podmiotów przewidziano dodatkowe pół roku).
• Podmioty objęte obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia nr 995/2010 muszą stosować przepisy EUDR już dziś.

Jakie są sankcje za nieprzestrzeganie przepisów?

Przepisy EUDR przewidują surowe konsekwencje dla firm, które nie dostosują się do nowych wymogów. Rozporządzenie wskazuje, że produkt niespełniający kryteriów EUDR nie może zostać wprowadzony do obrotu. Natomiast jeśli ocena ryzyka wykaże niezgodność lub zbyt wysokie ryzyko, dany towar musi zostać wykluczony ze sprzedaży. W sytuacji, gdy po wprowadzeniu produktu na rynek ujawnione zostaną istotne informacje o jego niezgodności z wymogami, firma ma obowiązek powiadomić o tym władze i odbiorców, a organ nadzoru może nakazać wycofanie produktu z obrotu.

Nadzór nad przestrzeganiem EUDR sprawować będą krajowe organy (w Polsce odpowiednie instytucje zostaną wyznaczone ustawą wdrażającą rozporządzenie). Ministerstwo Klimatu i Środowiska zaproponowało wyznaczenie kilku organów właściwych, które będą dokonywać kontroli i innych czynności przewidzianych w rozporządzeniu EUDR w odniesieniu do poszczególnych towarów. Będą to:

1. Inspekcja Ochrony Środowiska – w zakresie drewna i produktów pochodzących z tego towaru;
2. Inspekcja Handlowa – w zakresie kauczuku i produktów pochodzących z tego towaru;
3. Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych – w zakresie kakao, kawy, palmy olejowej, soi i produktów pochodzących z tych towarów;
4. Inspekcja Weterynaryjna – w zakresie bydła i produktów pochodzących z tego towaru.

Organy te zyskają prawo do kontroli przedsiębiorców oraz do żądania wszelkiej dokumentacji potwierdzającej dochowanie należytej staranności. W razie stwierdzenia naruszeń, mogą zostać podjęte środki naprawcze – np.

• natychmiastowe wstrzymanie wprowadzenia do obrotu lub eksportu produktu,
• nakaz usunięcia stwierdzonych braków formalnych,
• w skrajnych przypadkach polecenie wycofania lub zniszczenia partii towaru.

Działania te mają na celu jak najszybsze usunięcie z rynku produktów niezgodnych z EUDR i zapobieżenie dalszym naruszeniom.

Rozporządzenie EUDR zobowiązuje Państwa Członkowskie UE do ustanowienia kar skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających. W art. 25 EUDR wymieniono przykładowe kategorie sankcji, które powinny znaleźć się w krajowych przepisach. W katalogu możliwych kar przewidziano m.in.:

• grzywny pieniężne,
• konfiskatę produktów lub osiągniętych dochodów,
• czasowe zawieszenie prawa do prowadzenia handlu danymi towarami,
• wykluczenie z zamówień publicznych dla firm łamiących przepisy,
• pozbawienie prawa do stosowania niektórych uproszczeń wynikających z przepisów EUDR.

Zgodnie z wytycznymi unijnymi, maksymalne kary pieniężne mają sięgać co najmniej 4% rocznego obrotu przedsiębiorcy na terenie UE za poprzedni rok obrotowy. Dla dużych firm może to oznaczać wielomilionowe kary, porównywalne skalą do sankcji znanych z RODO. Oprócz tego za poważne lub uporczywe naruszenia może grozić czasowy zakaz prowadzenia działalności w zakresie objętych towarów na rynku unijnym.

Jak możemy pomóc?

Wdrożenie EUDR w firmie to proces wieloetapowy i wymagający – spełnienie wszystkich obowiązków będzie dla wielu przedsiębiorstw dużym wyzwaniem. Trzeba przeanalizować nieraz skomplikowane łańcuchy dostaw, nawiązać współpracę z dostawcami w odległych krajach, zebrać i zweryfikować dużo

Mimo odroczonego terminu obowiązywania, czasu na przygotowania nie jest zbyt wiele, a ryzyko sankcji jest wysokie. Skorzystanie z pomocy doświadczonego doradcy może znacząco ułatwić przebrnięcie przez proces wdrożenia i zabezpieczyć działalność przed sankcjami.

W ramach wsparcia z zakresu EUDR oferujemy m.in.:

• Analizę i mapowanie łańcucha dostaw – pomożemy zidentyfikować, czy i które towary w działalności firmy podlegają EUDR. Przeprowadzimy analizę dostawców i produktów pod kątem ryzyka związanego z wylesianiem (np. ustalimy kraje pochodzenia surowców, sprawdzimy certyfikaty). Dzięki temu firma będzie wiedziała, gdzie potencjalnie tkwią zagrożenia i na czym się skupić.
• Wdrożenie procedur due diligence – opracujemy indywidualnie dostosowane procedury należytej staranności dla Państwa firmy. Obejmie to stworzenie standardów zbierania wymaganych informacji od dostawców (geolokalizacja, dokumenty potwierdzające legalność itp.), procedur oceny ryzyka (np. metodologia klasyfikacji ryzyka dostawców według kraju i produktu) oraz instrukcji postępowania w razie stwierdzenia ryzyka (jakie działania naprawcze podjąć). Pomagamy też ustanowić wewnętrzny system nadzoru nad zgodnością (compliance), tak by EUDR stało się elementem codziennych procesów, a nie jednorazową akcją.
• Przygotowanie dokumentacji i sprawozdań – wspieramy w opracowaniu wszystkich niezbędnych dokumentów, w tym oświadczeń o należytej staranności gotowych do złożenia w systemie (pomagamy w wypełnieniu informacji wymaganych przez rozporządzenie, upewniając się, że niczego nie brakuje). Doradzamy, jakie dowody i załączniki warto zgromadzić, aby solidnie udokumentować dochowanie należytej staranności na wypadek kontroli. Pomagamy również w przygotowaniu sprawozdań z systemu due diligence, tak by spełniały wymogi art. 12 EUDR i jednocześnie stanowiły dla firmy wartość dodaną.
• Wsparcie w kontaktach z organami – w razie ewentualnej kontroli lub zapytań ze strony organów nadzoru, służymy pomocą jako pełnomocnicy lub doradcy. Pomagamy przygotować odpowiedzi, przedstawić wymagane wyjaśnienia i dokumenty w sposób kompletny.

Zapytaj o ofertę