KSeF - jak nadawać uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur?
Zawiadomienie ZAW-FA. Co należy wiedzieć?
Korzystanie z KSeF przez podmioty niebędące osobami fizycznymi wymaga nadania uprawnień. Dotyczy to w szczególności:
- spółek kapitałowych,
- jednostek samorządu terytorialnego,
- fundacji i stowarzyszeń,
- spółdzielni,
które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Czytaj więcej: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a KSeF – dlaczego będzie kluczowa od 2026 roku?
Złożenie zawiadomienia ZAW-FA służy nadaniu uprawnień do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w systemie. Nie dotyczy to jednoosobowych działalności gospodarczych.
Resort finansów przypomina, że do końca stycznia 2026 r. aktualnym wzorem zawiadomienia jest ZAW-FA w wersji (2). Zawiadomienie będzie uznawane za skutecznie doręczone, jeśli zostanie złożone elektronicznie (e-Urząd Skarbowy lub e-doręczenia). Jak korzystać z e-doręczeń? Sprawdź tutaj: E-Doręczenia – obsługa doręczeń elektronicznych dla Twojej firmy
Kto musi złożyć dokument?
Formularz służy do nadawania lub odbierania uprawnień w KSeF. Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się w systemie drogą elektroniczną (np. spółki nieposiadające kwalifikowanej pieczęci).
Wyjątki od reguły
Obowiązek składania ZAW-FA nie dotyczy podmiotów, które dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Warto pamiętać. Brak odpowiednich uprawnień w systemie może sparaliżować obieg dokumentów w firmie tuż po wejściu w życie nowych przepisów.
Nie należy też zapominać, że już lada chwila ważnym obowiązkiem będzie odbieranie faktur zakupowych od dostawców w KSeF i dotyczy to także tych spółek, dla których KSeF staje się obowiązkowy dopiero od 1 kwietnia. Sprawdź, jak przygotować firmę do zmian: KSeF - odbieranie faktur zakupowych
Od 1 lutego 2026 r. nadawanie uprawnień w KSeF 2.0
1 lutego 2026 r. KSeF 1.0 oraz Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) przestają funkcjonować, a jedynym obowiązującym systemem będzie KSeF 2.0.
KSeF 2.0 służy do jak wiadomo wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, ale także do uwierzytelniania użytkowników, nadawania uprawnień, składania wniosków, odbierania certyfikatów oraz generowania tokenów.
Twoja organizacja potrzebuje wsparcia z KSeF? Dowiedz się, jak możemy pomóc:
