Jawność wynagrodzeń pracowników w świetle RODO
W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak pogodzić obowiązek przejrzystości wynagrodzeń z ochroną danych osobowych oraz na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy.
Na czym polega nowy obowiązek jawności wynagrodzeń?
Nowe przepisy wprowadzają szereg obowiązków po stronie pracodawców, których celem jest zwiększenie przejrzystości i ograniczenie luki płacowej, w szczególności ze względu na płeć. Do kluczowych należą:
- obowiązek podawania widełek wynagrodzenia (lub informacji o zasadach jego ustalania) już na etapie ogłoszenia rekrutacyjnego,
- prawo pracowników do uzyskania informacji o średnich wynagrodzeniach w organizacji - z podziałem na płeć i kategorie stanowisk,
- zakaz pytania kandydatów o historię wynagrodzeń z poprzednich miejsc pracy.
Zmiany te oznaczają istotne przedefiniowanie dotychczasowych standardów komunikacji płacowej w firmach.
Wynagrodzenie jako dana osobowa - perspektywa RODO
Z punktu widzenia RODO informacje o wynagrodzeniu są danymi osobowymi, ponieważ są elementem identyfikacyjnym lub pozwalającym na identyfikację osoby fizycznej oraz odnoszą się do jej sytuacji zawodowej i ekonomicznej. Oznacza to, że:
- ich przetwarzanie musi mieć podstawę prawną,
- powinno być adekwatne i ograniczone do celu,
- musi uwzględniać zasadę minimalizacji danych oraz poufności.
Na pierwszy rzut oka jawność wynagrodzeń może wydawać się sprzeczna z zasadami ochrony prywatności. W praktyce jednak nowe przepisy stanowią legalną podstawę przetwarzania danych płacowych w ściśle określonych sytuacjach, takich jak rekrutacja czy raportowanie wewnętrzne.
Jawność a anonimizacja - kluczowe obowiązki pracodawcy
Szczególnie istotne jest to, że dostęp pracowników do informacji o wynagrodzeniach nie oznacza ujawniania indywidualnych pensji konkretnych osób. Dane te powinny być:
- prezentowane w formie uśrednionej,
- odpowiednio zanonimizowane,
- udostępniane w sposób uniemożliwiający identyfikację konkretnego pracownika.
Ma to kluczowe znaczenie zwłaszcza w mniejszych zespołach, gdzie nawet zagregowane dane mogą prowadzić do pośredniej identyfikacji osób. W takich przypadkach pracodawca powinien wdrożyć dodatkowe środki techniczne i organizacyjne, np. łączenie kategorii stanowisk lub ograniczanie zakresu udostępnianych informacji.
Raportowanie luki płacowej a RODO - kolejne wyzwanie
Etapowa implementacja dyrektywy przewiduje również dalsze obowiązki sprawozdawcze, w tym:
- raportowanie luki płacowej (gender pay gap),
- pierwsze raporty mają być składane do czerwca 2026 r. (w zależności od wielkości organizacji).
Oznacza to konieczność przygotowania systemów HR i finansowych do gromadzenia, analizy i raportowania danych płacowych w sposób zgodny z RODO. W praktyce często wymaga to przeglądu procedur wewnętrznych, polityk ochrony danych oraz wykorzystywanych narzędzi IT.
Podsumowanie - jak pogodzić jawność wynagrodzeń z RODO?
Nowe przepisy o jawności wynagrodzeń stanowią jedną z najistotniejszych reform rynku pracy ostatnich lat. Ich celem jest zwiększenie przejrzystości oraz równości płacowej, a nie naruszanie prywatności pracowników.
Z perspektywy RODO regulacje te nie są sprzeczne z zasadami ochrony danych osobowych, pod warunkiem, że pracodawca:
- działa na wyraźnej podstawie prawnej,
- stosuje zasadę minimalizacji danych,
- wdraża skuteczne środki anonimizacji i zabezpieczeń,
- dostosowuje swoje procesy HR i raportowe do nowych wymogów.
Odpowiednie przygotowanie organizacji już teraz pozwoli nie tylko spełnić obowiązki prawne, ale również wzmocnić wizerunek pracodawcy jako transparentnego i odpowiedzialnego.
Crowe Poland może towarzyszyć Twojej organizacji na każdym etapie tej transformacji, pomagając nie tylko spełnić obowiązki prawne, ale też usprawnić procesy i zbudować kulturę transparentności.
