KSeF - odbieranie faktur zakupowych
Większość firm skupia się dziś na przygotowaniach do wystawiania faktur sprzedaży w KSeF, ale równie ważnym obowiązkiem będzie odbieranie faktur zakupowych od swoich dostawców poprzez ten system.
KSeF – co oznacza dla Twojej firmy?
Od lutego 2026 r. wszystkie podmioty uczestniczące w krajowych transakcjach B2B będą zobowiązane do korzystania z KSeF. Oznacza to, że zarówno duże korporacje, jak i mniejsze firmy muszą być gotowe na pełną wymianę faktur w formie elektronicznej.
Faktura wystawiona w KSeF będzie uznana za dostarczoną dopiero w momencie jej przesłania do systemu. Podstawowym kanałem wymiany faktur powinien być system e-faktur.
Jeśli Twój dostawca wystawia faktury w KSeF, Twoja firma musi mieć możliwość ich odebrania bezpośrednio z systemu. Brak integracji lub procedur odbioru faktur zakupowych może prowadzić do poważnych problemów: brakującej dokumentacji, opóźnień w księgowaniu czy błędów w rozliczeniach VAT.
Potrzebujesz wsparcia z KSeF?
Dlaczego odbieranie faktur z KSeF jest tak ważne?
KSeF to nie tylko zmiana formy faktury – to nowy model przepływu dokumentów w organizacji.
Dzięki pełnej digitalizacji procesów firmy zyskają:
- automatyzację obiegu dokumentów – faktury trafiają bezpośrednio do systemu księgowego lub ERP,
- większą kontrolę nad danymi – faktury nie zginą w skrzynce mailowej,
- łatwiejsze audyty i raportowanie,
- mniejsze ryzyko błędów i duplikatów.
Z drugiej strony – brak przygotowania może skutkować paraliżem w codziennej pracy.
Dlatego warto już dziś zaplanować, jak faktury będą odbierane z KSeF, kto będzie odpowiadał za ich weryfikację i jak zostaną włączone do procesów księgowych.
Jak przygotować firmę do odbierania faktur zakupowych z KSeF?
Przeanalizuj aktualny obieg faktur zakupowych.
Sprawdź, jak dziś trafiają faktury do firmy, kto je zatwierdza i księguje. Wskaż etapy, które trzeba będzie zautomatyzować.
Zintegruj system finansowo-księgowy z KSeF.
Wybierz rozwiązanie IT, które umożliwia bezpośredni odbiór i archiwizację faktur z systemu KSeF. Może to być moduł Twojego ERP lub zewnętrzna aplikacja pośrednicząca.
Ustal odpowiedzialność i procedury.
Wyznacz osoby lub zespoły odpowiedzialne za obsługę faktur przychodzących z KSeF – od odbioru po akceptację i księgowanie.
Zapewnij szkolenia dla pracowników.
Upewnij się, że księgowość, dział zakupów i finanse wiedzą, jak pracować z e-fakturami w nowym systemie.
Przetestuj proces przed 1 lutego 2026 r.
Wiele firm wdraża KSeF już teraz, aby spokojnie przetestować integrację i uniknąć błędów po wejściu obowiązku.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF?
Zespół ekspertów Crowe Polska wspiera firmy w analizie, przygotowaniu i wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Pomagamy zaplanować procesy oraz przeszkolić zespoły.
Dowiedz się więcej:
KSeF i odbieranie faktur zakupowych – najczęściej zadawane pytania
1. Co oznacza odbieranie faktur w KSeF?
Odbieranie faktur w KSeF polega na automatycznym pobieraniu faktur zakupowych wystawionych przez dostawców z centralnego systemu Ministerstwa Finansów. Faktura nie trafia już mailem w formacie PDF, lecz jest udostępniana elektronicznie w systemie KSeF – i to tam uznaje się ją za dostarczoną.
2. Jak moja firma może odbierać faktury z KSeF?
Są dwa najbardziej optymalne sposoby:
- poprzez integrację systemu finansowo-księgowego (ERP) z KSeF,
- lub za pośrednictwem dedykowanego narzędzia pośredniego (aplikacji integracyjnej), które automatycznie pobiera faktury z KSeF i przekazuje je dalej do księgowości.
Aby odbierać faktury, firma musi mieć nadane uprawnienia w KSeF, pieczęć kwalifikowaną lub podpis kwalifikowany, certyfikat KSeF albo profil zaufany.
3. Czy odbiorca musi wyrażać zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF?
Nie. W momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy (1 lutego 2026 r.), wszystkie faktury krajowe będą musiały być wystawiane i odbierane wyłącznie przez system. Zgoda odbiorcy nie będzie wymagana – to ustawowy obowiązek.
Przed 1 lutego:
Art. 106na. [Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych]
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Po 1 lutego:
Art. 106na. [Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych]
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.
4. Skąd będę wiedzieć, że dostawca wystawił fakturę dla mojej firmy?
Po wystawieniu faktury w KSeF system przypisuje jej unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID) i udostępnia ją odbiorcy. Odbiór faktury może być realizowany automatycznie przez oprogramowanie Twojej firmy lub – w przypadku braku integracji – manualnie przez panel KSeF. KSeF nie wysyła powiadomień o wystawieniu faktury.
5. Czy muszę samodzielnie sprawdzać w KSeF, czy pojawiła się nowa faktura?
Nie, jeśli Twoja firma wdroży rozwiązanie zintegrowane z KSeF. System może automatycznie:
- sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury zakupowe,
- pobierać je cyklicznie,
- przekazywać dane do systemu księgowego.
W przypadku braku integracji konieczne będzie ręczne logowanie do KSeF i pobieranie faktur.
6. Co się stanie, jeśli nie odbiorę faktury z KSeF?
Z formalnego punktu widzenia faktura jest uznana za doręczoną w momencie udostępnienia w KSeF, nie w momencie jej pobrania przez odbiorcę. Jeśli firma nie odbierze faktury, nadal ma obowiązek jej rozliczenia. Dlatego tak ważna jest automatyzacja odbioru faktur.
7. Czy odbieranie faktur przez KSeF zastępuje obieg dokumentów w firmie?
Nie – KSeF dostarcza faktury, ale firma musi mieć własny proces ich akceptacji, obiegu i księgowania. Odbiór z systemu to pierwszy krok. Kolejne etapy powinny być realizowane wewnętrznie.
8. Jak przygotować firmę do odbierania faktur z KSeF?
- analizy obecnego procesu obiegu faktur zakupowych,
- wyboru systemu lub aplikacji do integracji z KSeF,
- przetestowania procesu odbioru faktur,
- przeszkolenia zespołów finansowych i zakupowych,
- wdrożenia nowej procedury akceptacji faktur.
9. Czy można odbierać faktury z KSeF przez biuro rachunkowe?
Tak. Jeśli Twoją księgowość prowadzi biuro zewnętrzne, możesz nadać mu uprawnienia do odbioru faktur w KSeF. Biuro będzie mogło pobierać dokumenty bezpośrednio z KSeF i po uzyskaniu akceptacji merytorycznej zaksięgować dokumenty w Twoim imieniu.
10. Czy faktury z KSeF trzeba dodatkowo archiwizować?
Nie ma takiej potrzeby. Wszystkie faktury są archiwizowane przez Ministerstwo Finansów w KSeF przez 10 lat. Jednak wiele firm decyduje się na lokalne archiwum elektroniczne, aby mieć szybki dostęp do dokumentów i powiązać je z obiegiem wewnętrznym.
