Powered by: 
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z największych wyzwań dla przedsiębiorców w nadchodzących miesiącach. Crowe wspiera klientów na każdym etapie wdrożenia - od analizy gotowości, przez dopasowanie procesów i systemów IT, aż po bieżące doradztwo i reagowanie na problemy operacyjne.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma służąca do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Faktury ustrukturyzowane mają format XML i są zgodne ze strukturą logiczną e-Faktur opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Obecnie jest to rozwiązanie dobrowolne, docelowo mają z niego obowiązkowo korzystać wszyscy podatnicy.
Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla dużych przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązkowy KSeF obejmie także przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
Czytaj także: KSeF a faktury od i dla firm z zagranicy
Faktury ustrukturyzowane można wystawić zarówno z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, a także przy użyciu programów komercyjnych. Jednak korzystanie z KSeF wymaga poświadczeń, czyli uwierzytelnienia i autoryzacji danej osoby w systemie.
Ponadto, firmy mają obowiązek weryfikować status podatnika dla KSeF i będą zobowiązane do znakowania faktur wystawionych dla osób niekorzystających z systemu odpowiednim kodem. Konieczność znakowania dokumentów kodem dotyczy również e-faktur wystawianych w okresie przejściowym na rzecz nabywców zwolnionych z VAT.
Obligatoryjny KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. (1 kwietnia dla podatników, u których obrót w poprzednim roku nie przekroczył 200 mln zł) i obejmie podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Aby przygotować do przejścia na KSeF należy podjąć szereg działań w tym, m.in.:
Ponadto, ustawodawca przewidział takżesankcje za niedopełnienie obowiązków KSeF.
Wdrożenie KSeF to proces, do którego warto odpowiednio się przygotować. W celu uniknięcia błędów i niepowodzeń, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonych doradców, którzy pomogą na każdym etapie wdrożenia faktur elektronicznych.
Nasze wsparcie we wdrożeniu KSeF obejmuje szereg działań mających na celu przygotowanie organizacji do wypełniania obowiązków związanych z KSeF.
Oferujemy także usługę KSeF hotline, w ramach której zapewniamy szybki i wygodny dostęp do naszych ekspertów. Wiemy, że czasem w organizacji pojawiają się problemy wymagające nie tylko skutecznej, ale również natychmiastowej i doraźnej pomocy. KSeF hotline Crowe pozwala uzyskać szybkie wsparcie w określonym wymiarze godzin miesięcznie.
Obowiązek fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) już wkrótce stanie się codzienną rzeczywistością. Czy wiesz, na jakim etapie przygotowań znajduje się Twoja firma? Skorzystaj z naszej checklisty i szybko oceń gotowość w kluczowych obszarach, od technologii po procesy wewnętrzne i szkolenia zespołu.
W ramach doradztwa KSeF odpowiadamy na szereg pytań pojawiających się w toku przygotowań do obowiązkowego wdrożenia systemu. Poniżej przedstawiamy najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami naszych ekspertów:
Brak zgodności z wymogami KSeF od 1 lutego 2026 r. (lub 1 stycznia 2027 r. dla
podatników zwolnionych z VAT) może skutkować:
Tak – pod warunkiem formalnego nadania uprawnień w systemie KSeF. Można to zrobić:
Integracja zależy od systemu. W wielu przypadkach dostawcy ERP oferują gotowe moduły do komunikacji z KSeF (API).
Wspieramy klientów przy:
Oferujemy szkolenia dedykowane dla:
Szkolenia obejmują m.in. logikę działania FA(3), błędy krytyczne, scenariusze korekt i awarii, a także przykłady dokumentacji i wewnętrznych procedur.
