Nieprawidłowa faktura w KSeF? 5 kroków, które warto podjąć
Błędnie lub fikcyjnie wystawiona faktura może trafić do KSeF również do Twojej firmy. Wyjaśniamy, co oznacza taka sytuacja, czego nie robić i jakie działania warto podjąć, aby uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej.
Crowe Polska
Dlaczego w KSeF może pojawić się nieprawidłowa faktura?
Krajowy System e-Faktur identyfikuje odbiorcę wyłącznie na podstawie numeru NIP. System weryfikuje poprawność techniczną przesyłanego pliku, ale nie sprawdza, czy transakcja rzeczywiście miała miejsce ani czy wskazany nabywca jest właściwy.
W praktyce oznacza to, że do KSeF mogą trafić faktury wystawione:
- wskutek pomyłki przy wpisywaniu numeru NIP,
- omyłkowo przez wystawcę,
- w wyniku nadużycia lub celowego działania.
Co istotne, odbiorca nie ma możliwości odrzucenia faktury. Po nadaniu numeru KSeF dokument uznawany jest za skutecznie wystawiony i doręczony.
Czy otrzymanie fałszywej faktury oznacza obowiązek zapłaty?
Nie. Samo pojawienie się faktury w KSeF nie powoduje powstania obowiązku zapłaty ani obowiązku podatkowego. Jeżeli transakcja nie została zawarta, przedsiębiorca:
- nie ma obowiązku zapłaty wynikającej z niej kwoty,
- nie powinien odliczać VAT,
- nie powinien ujmować jej w kosztach ani księgach rachunkowych.
Ryzyko pojawia się dopiero wtedy, gdy dokument zostanie błędnie zaksięgowany lub wykorzystany do rozliczeń podatkowych.
Co zrobić po otrzymaniu podejrzanej faktury w KSeF?
Crowe Polska
Czy KAS może zainteresować się taką fakturą?
Tak. Systemy analityczne Krajowej Administracji Skarbowej automatycznie porównują dane wykazywane przez sprzedawców i nabywców. Brak zgodności pomiędzy wykazanym podatkiem należnym a naliczonym może skutkować czynnościami sprawdzającymi lub kontrolą.
Dlatego warto posiadać dokumentację potwierdzającą, że dana faktura nie odzwierciedla rzeczywistej transakcji oraz że nie została ujęta w rozliczeniach.
Co grozi wystawcy fikcyjnej faktury?
Konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe.
Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT osoba, która wystawi fakturę z wykazanym podatkiem VAT, co do zasady ma obowiązek jego zapłaty, nawet jeśli transakcja nie miała miejsca.
Dodatkowo mogą zostać nałożone:
- dodatkowe zobowiązanie podatkowe wynoszące nawet 100% wykazanego VAT,
- odpowiedzialność karna skarbowa,
- odpowiedzialność karna za wystawienie tzw. pustych faktur, obejmująca wysokie grzywny, a w najpoważniejszych przypadkach również karę pozbawienia wolności.
Jak przygotować firmę na takie sytuacje?
Obowiązkowy KSeF to nie tylko zmiana sposobu fakturowania, ale również konieczność dostosowania procedur kontrolnych.
Warto już dziś wdrożyć wewnętrzne zasady dotyczące:
- weryfikacji faktur przed ich zaksięgowaniem,
- identyfikowania dokumentów budzących wątpliwości,
- postępowania w przypadku błędnie wystawionych faktur,
- dokumentowania podjętych działań,
- komunikacji z kontrahentami i organami podatkowymi.
Dobrze przygotowane procedury pozwalają ograniczyć ryzyko podatkowe oraz sprawniej przejść ewentualne czynności sprawdzające.
Masz pytania dotyczące KSeF lub rozliczeń VAT?
Nasi doradcy podatkowi pomagają przedsiębiorcom we wdrożeniu KSeF, analizie ryzyk podatkowych oraz opracowaniu procedur ograniczających ryzyko błędów.
