KSeF - rewolucyjne zmiany w e-fakturowaniu przyjęte przez rząd
KSeF - kluczowe zmiany i ich znaczenie dla biznesu
Trwają intensywne prace nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który zrewolucjonizuje sposób fakturowania w Polsce. Rząd przyjął kluczowe zmiany dotyczące harmonogramu i zakresu obowiązkowego KSeF, mające na celu usprawnienie procesu i umożliwienie przedsiębiorcom przygotowanie się na nowe przepisy. Poniżej przedstawiamy najważniejsze wnioski z projektu nowelizacji KSeF przyjętego przez radę ministrów.
Dwa etapy wdrożenia KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur odbędzie się w dwóch etapach, dostosowanych do wielkości firm i ich obrotów.
- 1 lutego 2026 r. - duże firmy
Nowy obowiązek fakturowania w KSeF obejmie w pierwszej kolejności firmy, których roczny obrót przekroczył 200 mln PLN w 2025 r. Są to głównie spółki giełdowe, koncerny i duże grupy kapitałowe.
- 1 kwietnia 2026 r. - pozostałe firmy
Pozostali podatnicy VAT - czyli małe, średnie i większość mikrofirm - rozpoczną obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF od kwietnia 2026 r. To przesunięcie o kilka miesięcy względem wcześniejszych założeń ma dać firmom czas na przygotowanie techniczne i organizacyjne.
Tryb „offline24” - faktury bez dostępu do internetu
W nowym modelu funkcjonowania KSeF, rząd wprowadził istotne udogodnienie dla przedsiębiorców w postaci trybu awaryjnego „offline24”. Dzięki niemu, firmy będą mogły wystawiać faktury nawet wtedy, gdy Krajowy System e-Faktur będzie czasowo niedostępny lub gdy z jakiegoś powodu zabraknie dostępu do internetu. Kluczowym warunkiem jest takiego działania jest wystawienie faktury zgodnie ze strukturą logiczną e-faktur (XML) oraz przesłanie takiej faktury do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Rozwiązanie jest bezpośrednią odpowiedzią na liczne postulaty zgłaszane przez firmy działające w branżach terenowych, takich jak transport, budownictwo czy usługi serwisowe, gdzie stały i nieprzerwany dostęp do sieci bywa problematyczny. Ma ono zapewnić ciągłość operacyjną i minimalizować ryzyko przestojów w wystawianiu dokumentów sprzedażowych, co jest niezwykle ważne dla płynności finansowej i terminowości rozliczeń.
Możliwość załączania dokumentów do faktury
Nowelizacja przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadza długo oczekiwaną funkcjonalność: możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych. To znaczące usprawnienie, które odpowiada na potrzeby wielu branż, w których standardem jest dołączanie dodatkowych dokumentów do faktur. Ma to szczególne znaczenie dla sektorów takich jak:
- Energetyka, gdzie do faktur często dołączane są szczegółowe specyfikacje zużycia, odczyty liczników czy protokoły odbioru instalacji.
- Gastronomia, gdzie konieczne może być dołączenie potwierdzeń zamówień cateringowych, szczegółowych jadłospisów czy umów na obsługę imprez.
- Farmacja, gdzie wraz z fakturą mogą być przesyłane certyfikaty jakości produktów, protokoły badań laboratoryjnych czy warunki przechowywania leków.
- Logistyka, w której niezbędne jest dołączanie listów przewozowych, potwierdzeń odbioru towaru, protokołów szkód transportowych czy szczegółowych wykazów dostarczonych przesyłek.
Dzięki tej funkcji przedsiębiorcy zyskają możliwość kompleksowego dokumentowania transakcji w ramach jednego systemu, co usprawni obieg dokumentów, zredukuje potrzebę przesyłania dodatkowych maili czy papierowych załączników, a także ułatwi archiwizację i dostęp do pełnej dokumentacji handlowej.
KSeF – jakie ulgi i ułatwienia dla przedsiębiorców?
Celem KSeF jest usprawnienie procesów, zwiększenie przejrzystości transakcji oraz walka z oszustwami podatkowymi. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, jakie konkretnie korzyści i ułatwienia niesie ze sobą wdrożenie tego systemu. Przyjrzyjmy się bliżej, jakie ulgi i udogodnienia czekają na firmy w związku z KSeF.
Skrócenie terminu zwrotu VAT
Dzięki projektowi nowelizacji VAT będzie mógł być zwracany nie w 60, a już w 40 dni. To znacząca zmiana poprawiająca płynność finansową wielu firm, szczególnie z sektora MŚP.
Okres przejściowy i brak kar
Do końca 2026 roku obowiązywać będzie okres przejściowy – bez sankcji za błędy związane z numerem KSeF na przelewach. Co ważne, nadal będzie można wystawiać faktury uproszczone do 450 zł z kas fiskalnych – aż do końca tego okresu.
Kiedy rusza obowiązkowy KSeF? Poznaj harmonogram wdrożenia
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to znacząca zmiana dla polskich przedsiębiorców. Warto poznać kluczowe daty wdrożenia, aby odpowiednio przygotować się do nadchodzących obowiązków.
- Czerwiec 2025 – to ważny miesiąc, ponieważ właśnie wtedy ma zostać opublikowana nowa struktura logiczna e-faktur FA(3) oraz API KSeF 2.0. Jest to kluczowy moment dla firm informatycznych i działów IT, które będą mogły rozpocząć prace nad integracją swoich systemów z nową wersją KSeF.
- Wrzesień 2025 – planowany jest start otwartych testów środowiska API. Przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania będą mieli możliwość przetestowania działania systemu w warunkach zbliżonych do rzeczywistych, co pozwoli na wczesne wykrycie potencjalnych problemów i ich eliminację.
- Listopad 2025 – zgodnie z harmonogramem, w listopadzie ma zostać udostępniona testowa Aplikacja Podatnika oraz tzw. certyfikaty offline. To kolejna szansa na praktyczne zapoznanie się z funkcjonalnościami KSeF, co jest niezwykle ważne dla mniejszych firm, które mogą korzystać z gotowych rozwiązań.
- IV kwartał 2025 – na ten okres zaplanowano testy funkcji załączników do faktur i obsługi faktur konsumenckich. Oznacza to, że system będzie testowany pod kątem bardziej zaawansowanych funkcji, co jest istotne dla przedsiębiorstw o złożonych operacjach.
- 1 lutego 2026 – to data, od której KSeF stanie się obowiązkowy dla firm o obrotach przekraczających 200 milionów PLN. Największe podmioty gospodarcze będą musiały jako pierwsze przestawić się na elektroniczne fakturowanie, co ma dać im dodatkowy czas na adaptację.
- 1 kwietnia 2026 – od tego dnia KSeF będzie obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, czyli większości firm działających w Polsce. Niezależnie od wielkości obrotów, wszyscy będą musieli wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu KSeF.
Ten harmonogram pokazuje, że przedsiębiorcy mają jeszcze trochę czasu na przygotowanie się do zmian, ale kluczowe jest śledzenie postępów i wczesne rozpoczęcie działań adaptacyjnych. Czy Twoja firma jest już gotowa na KSeF?
Jak przygotować firmę na KSeF? Kluczowe kroki
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nieunikniona zmiana, która wymaga odpowiedniego przygotowania ze strony każdego przedsiębiorcy. Nie warto czekać na ostatnią chwilę – im wcześniej firma zacznie się adaptować, tym płynniej przebiegnie przejście na nowy system. Oto kluczowe działania, które powinieneś podjąć już teraz:
- Zaplanuj i przeprowadź testy. Aktywnie uczestnicz w dostępnych testach API i aplikacji testowej KSeF. To niepowtarzalna okazja, aby na wczesnym etapie zidentyfikować potencjalne problemy i upewnić się, że Twoje systemy są kompatybilne z nowymi wymaganiami. Dzięki temu unikniesz niespodzianek, gdy system stanie się obowiązkowy.
- Zaktualizuj swoje systemy informatyczne. Skoncentruj się na dostosowaniu oprogramowania do fakturowania do struktury FA(3), który jest standardem w KSeF. Pamiętaj również o uwzględnieniu obsługi załączników, które staną się integralną częścią niektórych faktur. Wiele systemów ERP i programów księgowych wymaga odpowiednich aktualizacji – sprawdź, czy Twój dostawca oprogramowania ma już gotowe rozwiązania.
- Przeszkol swój zespół. To klucz do sukcesu. Przygotuj działy księgowości, sprzedaży oraz płatności na nowe procedury związane z wystawianiem, odbieraniem i archiwizowaniem faktur w KSeF. Upewnij się, że wszyscy pracownicy rozumieją zasady działania systemu, potrafią korzystać z jego funkcji i wiedzą, jak postępować w przypadku ewentualnych problemów. Dobre przeszkolenie zminimalizuje ryzyko błędów i usprawni codzienne operacje.
- Zabezpiecz dostęp offline. Pamiętaj, że nawet najbardziej zaawansowane systemy mogą napotkać awarie. Dlatego koniecznie przygotuj procedury awaryjne w trybie offline, które umożliwią wystawianie faktur w sytuacjach, gdy KSeF będzie niedostępny. Zapewnij swoim pracownikom jasne instrukcje dotyczące postępowania w takich przypadkach, aby zachować ciągłość operacyjną firmy.
Podsumowując, KSeF z nowymi funkcjami i ulgami stanowi istotną zmianę, która będzie nie tylko obowiązkowa, ale również bardziej funkcjonalna i elastyczna. Nadchodzące miesiące to kluczowy czas na adaptację, aby rok 2026 nie przyniósł niespodzianek ani działowi księgowości, ani właścicielom firm. Powodzenie wdrożenia KSeF będzie zależało od efektywnej integracji systemowej, kompleksowego przeszkolenia pracowników oraz przygotowania procedur awaryjnych w trybie offline.
Przygotuj się z na KSeF! Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie!
