Global Mobility Services - Podróże służbowe

Biznes często zwraca się do tych, którzy zajmują się mobilnością pracowników, aby poprowadzić ich i wskazać, jak zarządzać podróżującymi służbowo (niezależnie od tego, czy formalnie wchodzi to w zakres ich kompetencji). Dzieje się tak dlatego, że kluczem do skutecznego zarządzania kwestiami jest wiedza techniczna, procesowa i polityczna, która wspiera ogólną mobilność pracowników. Ci, którzy zajmują się mobilnością pracowników, mogą chcieć aktywnie uczestniczyć w zdefiniowaniu i wspólnym opracowaniu sposobu zarządzania osobami podróżującymi służbowo. W ten sposób mogą oni wpływać na proces i współtworzyć go i upewnić się, że nie powoduje on niepotrzebnych dodatkowych procesów lub obciążeń pracą.

Kim są osoby podróżujące służbowo?

Organizacje mają pracowników, którzy są na zleceniach, oddelegowaniach, relokacjach lub korzystają z innej formy mobilności pracowników, takich jak dojeżdżanie do pracy lub transfery lokalne. Struktura wspierająca te działania skutkuje zazwyczaj podjęciem pewnych kroków, które pozwolą na ocenę i zarządzanie imigracją, płacami, ubezpieczeniami społecznymi i zobowiązaniami podatkowymi. Zazwyczaj w przypadku tych działań zaangażowana jest osoba posiadająca odpowiednie doświadczenie i odpowiednią wiedzę. Osoby podróżujące służbowo mogą być bardzo różne.

Osoby podróżujące służbowo to nieformalna mobilność pracowników w organizacji. Podróże te odbywają się w sposób organiczny, W sposób i w czasie, którego wymaga biznes. Może się zawierać w pojedynczej podróży służbowej aż do trwającego projektu w nowej lokalizacji lub nawet zmiany roli, w przypadku gdy pracownik jest regularnie zobowiązany do pracy w innym miejscu (np. rola regionalna lub pełnienie roli członka zarządu w innym kraju). Przypadki te nie zawsze są zarządzane przez osoby zarządzające formalną mobilnością w organizacji, co stwarza realne ryzyko dla firmy.

Powiedziałbym, że ryzyko związane z podróżami służbowymi istnieje również w przypadku formalnych mobilności. Nazywam to scenariuszem dni roboczych w krajach trzecich. Na przykład, powiedzmy, że istnieje cesjonariusz, który został wysłany do pracy z Wielkiej Brytanii do Republiki Południowej Afryki. Ze względu na możliwość lub projekt, cesjonariusz rozpoczyna pracę w Kenii. Kenia jest krajem trzecim i konieczne jest dopełnienie należytej staranności przy sprawdzaniu, jakie zobowiązania w tym zakresie mogą istnieć, ponieważ ustrukturyzowana koncentracja może dotyczyć tylko domu i gospodarza (Wielka Brytania i Republika Południowej Afryki).

Dlaczego osoby podróżujące służbowo są tematem aktualnym?

Dzieje się tak po części dlatego, że w audytach płacowych kładzie się nacisk na ten obszar - jest to trend, który szybko nabiera tempa na całym świecie. Innym powodem, dla którego temat ten jest wciąż aktualny, jest fakt, że audyty podatkowe i finansowe prowadzą do faktycznych kar i uszczerbku na reputacji. Niektóre znane organizacje zostały ukarane grzywnami w tej dziedzinie w wielu krajach.

Nowe sposoby pracy i technologie umożliwiają pracę w dowolnym miejscu. Z taką elastycznością wiąże się dodatkowe ryzyko, ponieważ praca wykonywana fizycznie w jednym kraju może zostać oddzielona od kraju zatrudnienia i płac.

Jakie obowiązki i ryzyko związane są z osobami podróżującymi służbowo?

Może to być bardzo długa lista. Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o koszty, zgodność z przepisami i zakłócenia w działalności gospodarczej.

Zazwyczaj myślę o rozważaniach w trzech szerokich wiaderkach.

Kwestie podatkowe: Czy sprawozdawczość dotycząca płac jest wymagana? Gdzie jest należne ubezpieczenie społeczne - jak można uniknąć podwójnych zobowiązań? Jakie zeznania podatkowe musi składać pracownik? Czy obecność pracownika w innym kraju może spowodować powstanie zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych lub podatku od sprzedaży? Czy koszty podróży służbowych i zakwaterowania podlegają opodatkowaniu - czy występują tu nieplanowane koszty dodatkowe?

Sprawy prawne: Czy pracownik posiada prawo do legalnej pracy w nowej lokalizacji? Czy w Europie istnieją obowiązki w zakresie sprawozdawczości, rejestracji, powiadamiania lub wypłaty odszkodowania na mocy przepisów lokalnych i dyrektywy w sprawie delegowania pracowników? Czy pracownik może nabyć prawa na mocy lokalnego prawa pracy - jak można je złagodzić?

Operacje, dodatkowe świadczenia i dobrostan: Jakie są dodatkowe wymogi w zakresie przetwarzania list płac i sprawozdawczości - czy systemy mogą sobie z tym poradzić? Jakie mogą być zakłócenia dla klientów, a w ostatecznym rozrachunku także dla działalności gospodarczej, jeśli pracownikowi odmówiono wjazdu lub odmówiono mu wyjazdu? Czy można szybko zidentyfikować, gdzie znajdują się pracownicy w nagłych wypadkach? Jaki wpływ mają ciągłe i długotrwałe podróże służbowe na samopoczucie i dobrobyt pracowników?

Dlaczego osoby podróżujące służbowo stanowią wyzwanie?

Kwestie techniczne często wymagają indywidualnej analizy w takich obszarach jak imigracja, podatki, płace, prawo pracy i ubezpieczenia społeczne. Poniższe zagadnienia są również prawdziwymi przeszkodami do pokonania:

Płynność: Wyzwanie związane z zarządzaniem ryzykiem związanym z podróżami służbowymi jest silnie uzależnione od charakteru osób podejmujących podróże służbowe. Podróż służbowa lub dwie podróże służbowe mogą szybko stać się przedłużonym okresem pracy, wobec którego konieczne jest przestrzegani odpowiednich przepisów. Jeśli nie masz wiarygodnych dat rozpoczęcia i zakończenia, jak możesz ocenić zgodność z przepisami? Skąd wiesz, że osoba rzeczywiście wróciła i kiedy? Mogą występować również luki pomiędzy podróżami, ale aby ocenić zgodność, musisz zliczyć wszystkie poprzednie podróże - jak uzyskać te dane?

Własność: Problem osób podróżujących służbowo rzadko ogranicza się do jednej osoby lub zespołu. Oznacza to, że komunikacja i współpraca między funkcjami jest kluczem do identyfikacji właścicieli i interesariuszy. Może to być złożony i czasochłonny proces.

Podejście reaktywne: Często słyszę, że organizacje nie odczuwają potrzeby działania, ponieważ nic się nie stało. Zawsze dodawałem "...jeszcze" na końcu. Sposób myślenia powinien być proaktywnie nastawiony na zapobieganie problemom, a nie na wydobywanie problemów lub oczekiwanie na ich rozwiązanie, gdy już się pojawią. Jest to prawdziwa sprawa, ponieważ zabezpieczenie wydatków na inwestycje w zarządzanie tą kwestią nie jest łatwe, jeśli nic się nigdy nie stało....jeszcze.

Dane i proces: Zarządzanie sprawami często będzie zależało od dobrych, czystych i wiarygodnych danych dotyczących podróży, współpracujących dostawców usług turystycznych i systemów oraz dobrych procesów w różnych jurysdykcjach. Status quo często wygląda jednak inaczej - dlatego podejmowanie działań staje się trudne, a ryzyko narasta.

Wnioski

Świadomość problemów i ich rozpoznanie jest pierwszym kluczowym krokiem w zarządzaniu ryzykiem związanym z podróżami służbowymi. Osoby zarządzające mobilnością zarządzają podobnymi rodzajami ryzyka w bardziej ustrukturyzowanych scenariuszach, dlatego też posiadają wiedzę specjalistyczną, aby być prawdziwymi liderami w tej dziedzinie i kształtować reakcje organizacji.

Niektóre kluczowe działania, które mogą zostać podjęte:

• oceń wagę problemu - jak bardzo jest rozpowszechniony - jakie jest ryzyko? Czy ryzyko wskazuje na konieczność podjęcia działań?
• wyjaśnienie kwestii własności - kto powinien być zaangażowany, a z kim należy się konsultować? Co najważniejsze, kto będzie nim kierował?
• przegląd procesu i rozwiązań technicznych - jaka technologia i wsparcie zewnętrzne są potrzebne? Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do śledzenia osób podróżujących służbowo. Konieczne jest uznanie, że koszt i praca potrzebna do wdrożenia systemu jest częścią całkowitych kosztów inwestycji lub kosztów rocznych. Nowoczesne systemy mogą teraz identyfikować nowe wymogi zgodności - deklaracje podatkowe, ustalanie płac, zaświadczenia o pokryciu kosztów, aplikacje imigracyjne i tak dalej. Ważne jest, aby zrozumieć i uwzględnić również te koszty niższego szczebla, tak aby firma miała pełny obraz pod względem kosztów i wymagań dotyczących zasobów.