Optymalizacja kosztów - przykłady

1. Wdrożenie Elektronicznego Obiegu dokumentów

Dotyczy w zasadzie każdej branży, szczególnie w przypadku administrowania dużą ilością dokumentów. Na przykładzie branży budowlanej wdrożenie systemu pozwoliło na:

• Skrócenie czasu realizacji procesu o 40% wykonywanych czynności, eliminacje błędów lub zagubienia dokumentacji, możliwość szybkiego podejmowania decyzji,
• Długofalową (na poziomie 20%) optymalizację kosztów związaną zarówno z kosztami wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w proces, jak i materiałami biurowymi,
• Zdobycie pełnej wiedzy na temat procesu i danych, które w procesie tym są przetwarzane,
• Zwiększenie elastyczności pracy (stacjonarnie, zdalnie), która jest szczególnie istotna w takich czasach jak pandemia.

2. Optymalizacja procesów biznesowych

Na przykładzie branży dystrybucyjnej szczególne efekty przynoszą zmiany w:

• Usprawnieniu działań konkretnych procesów, poprzez zmniejszenie ilości wykonywanych czynności (uwolnienie kilku pełnych etatów, które mogły skupić się na innych czynnościach, których nikt wcześniej nie wykonywał, a przyczyniły się do wzrostu innowacji firmy) oraz ich częściową automatyzację,
• Przeniesieniu części działań do online i zwiększenie efektywności kontaktu zarówno z klientami, jak i między pracownikami,
• Zmiana modelu sprzedaży – pozostawienie sprzedaży tradycyjnej tylko w zidentyfikowanych obszarach, przy jednoczesnym przeniesieniu pozostałej części do Internetu / tele. Po pełnym wdrożeniu i przygotowaniu klientów zmiana przyniosła prawie 30% oszczędności, przy zachowaniu poziomu sprzedaży.

3. Wdrożenie Zarządzania przez cele

Na przykładzie firmy produkcyjnej, w której bardzo wymierne efekty przyniosło:

• Zapoznanie pracowników z celami strategicznymi organizacji i szkolenie z zakresu przekładania ich na własne działania,
• Wdrożenie systemu premiowego powiązanego z celami firmy – pracownicy skupiają się na kluczowych celach organizacji. Organizacja długofalowo zwiększyła zyski o ponad 40%, co wynikało zarówno z wdrożenia systemu zarządzania przez cele, jak i innych prowadzonych równolegle działań usprawniających,
• Jasna informacja dotycząca kompetencji i możliwości pracowników do zapewniania organizacji wartości dodanej – pozwalająca na dokonywanie zmian w strukturze lub przesuwanie pracowników między obszarami, co zwiększyło nie tylko efektywność kosztową, ale i motywację pracowników.

4. Optymalizacja w sektorze ochrony zdrowia

Jednostki lecznicze w ostatnich latach szczególnie skupiły się na dwóch obszarach:

• Zmiany formy współpracy z lekarzami, w dużej części na kontrakty.
• To nie tylko zwiększenie ich motywacji i efektywności pracy. Dodatkowym elementem jest fakt naturalnego zmniejszenia wynagrodzeń (lub w przypadku ich znacznej redukcji końca współpracy z danym lekarzem). Działania te doprowadziły do znacznej redukcji kosztów.
• Wdrożenie zakupu grupowych leków pomiędzy jednostkami (często konkurencyjnymi). Działania wykorzystujące efekt skali doprowadziły w niektórych przypadkach do oszczędności kosztowych na poziomie 10%. Jest to typowy przykład nie tyle redukcji, co optymalizacji kosztów.

5. Optymalizacja funkcji IT

Optymalizacje dotyczące funkcji IT w ostatnim czasie skupiły się na:

• Analizie kosztów sprzętu (wykorzystywanie komputerów poleasingowych, w skrajnych przypadkach – możliwości korzystania ze sprzętu wynajmowanego).
• Migracje na aplikacje typu Cloud pozwalające na oszczędności w rozbudowie struktury IT. Wykorzystywanie w miarę możliwości darmowego / tańszego oprogramowania komputerowego (z możliwością rozbudowy) lub – w celu zwiększenia elastyczności kosztowej – opłat czasowych (na przykład miesięcznych) za wykorzystywane w danym okresie licencje.
• Weryfikacji możliwości outsourcingu usług – który przynosi oszczędności kosztowe, a nie bez znaczenia jest fakt, że wraz z outsourcingiem funkcji transferowane jest również ryzyko. Odpowiednio skonstruowana umowa pozwala również na elastyczność kosztową – uzależnioną od intensyfikacji działań przedsiębiorstwa.

6. Optymalizacja kosztów back office

Koszty biurowe (dotyczące kosztów druku i papieru), optymalizowane są głównie poprzez:

• Automatyzację wydruków i wdrożenie możliwości analizy kosztów druku per MPK / dział / pracownik.
• Wdrożenie automatycznych wydruków dwustronnych, w skali szarości czy trybie oszczędności tonera.
• Leasing drukarek, który pozwala na uzyskanie stałego kosztu wydruku ułatwiającego proces budżetowania i monitoringu.

7. Optymalizacja kosztów najmu

Koszty związane z lokalami i powierzchniami biurowymi, szczególnie w czasie pandemii, także stały się przedmiotem optymalizacji. Firmy ze wszystkich branż analizują i szukają optymalizacji kosztowych związanych z:

• Wynajmowaną powierzchnią (i relacją jej wielkości do pracy zdalnej),
• Wdrażaniem tzw. Hot Desk – czyli brakiem stałych biurek przypisanych do danego pracownika i możliwością ich rezerwacji na dany dzień obecności w biurze,
• W przypadku części firm coraz bardziej popularny staje się coworking i wykorzystywanie wspólnych powierzchni do pracy, organizacji spotkań i wydarzeń.