Optymalizacja procesów

Efektywne zarządzanie procesami  a optymalizacja kosztów

Maciej Krzekotowski
2019-07-25
Optymalizacja procesów

Proces optymalizacji kosztów powinien się rozpocząć dużo wcześniej niż w momencie, w którym w firmie coś zaczyna szwankować. Najlepiej wdrożyć go, gdy sytuacja jest stabilna, a wyniki finansowe dobre. Umożliwi to dokładne przygotowanie procesu oraz wdrożenie zmian w sposób przemyślany i bezpieczny dla biznesu.

Optymalizacja kosztów to nic innego jak zwiększanie efektywności procesów i eliminowanie działań, które są kosztowne i czasochłonne, a nie są w danej organizacji niezbędne. Efektem finalnym jest redukcja kosztów w długiej perspektywie czasowej, ale przy zachowaniu zakładanego poziomu jakości i strategicznych celów. Optymalizacja nie jest więc jedynie procesem skoncentrowanym na redukowaniu wydatków, ale ma na celu właściwe ich rozłożenie.

Mówiąc o perspektywie długofalowej w ramach realizacji działań optymalizacyjnych znajdziemy wiele miejsc na tzw. quick wins, czyli pomysły i zmiany, które są możliwe do wdrożenia w krótkim czasie. Może to być na przykład ograniczenie danej kategorii kosztów, zwiększenie efektywności pojedynczego procesu czy wdrożenie rozwiązań RPA umożliwiających automatyzację wybranych działań.

Dobry czas na zmiany

Proces optymalizacji kosztów powinien rozpocząć się w czasie, kiedy firma osiąga dobre wyniki. Wówczas właściciel lub kadra zarządzająca, która myśli perspektywicznie, może w pełni poświęcić się temu procesowi i przygotować na trudniejszy okres w życiu organizacji. A taki zawsze wcześniej lub później przychodzi. Częściej jednak mamy do czynienia z sytuacją, kiedy działania optymalizacji kosztów rozpoczynają się w chwili, kiedy w firmie dzieje się źle.

Symptomy pogorszenia sytuacji firmy mogą być różne. Im więcej wiemy i mierzymy w przedsiębiorstwie, tym łatwiej jest je zidentyfikować. Dlatego nie do przecenienia jest funkcja kontrolingu. Dzięki niej w odpowiednim momencie zauważymy spadek zysku czy przychodu, wzrosty kosztów czy spadek innych mierzonych wskaźników. Ważne jest by zwracać uwagę na trendy, a nie na same liczby. Porównywać dane z analogicznymi okresami historycznymi oraz w tych obserwacjach schodzić jak najgłębiej, analizując poszczególne działy, funkcje i kategorie kosztów. 

Uważna analiza wszystkich dostępnych danych, wartości i wskaźników pokaże czy w firmie konieczne są zmiany.  
Istotnym źródłem wiedzy o kondycji organizacji są także pracownicy. Regularna komunikacja z zespołem ułatwi  zdiagnozowanie zagrożeń, które mogą być niedostrzegalne są dla kierownictwa.

Optymalizacja krok po kroku

Proces optymalizacji kosztów składa się ze stałych elementów, bez względu na obszar, w którym działa firma. Nie oznacza to jednak, że jest on całkowicie niezależny od branży. Do optymalizacji kosztów można podejść od strony kategorii kosztów lub od strony procesów.

Efektywnym podejściem jest kompleksowe bazowanie na procesach, ale z uwzględnieniem kategorii kosztów, które są wspólnym mianownikiem dla procesów (takich jak energia, gaz, paliwo, papier, telefony, internet, obszar podatkowy etc.). Dzięki temu nie pominiemy żadnego, ważnego elementu.  

Swoje badania rozpoczynamy od identyfikacji wszystkich procesów w organizacji. Po jego dokonaniu odbywają się spotkania i warsztaty z kadrą zarządzającą, aby wspólnie ustalić cele i obszary, ważne z ich punktu widzenia. Następnie analizujemy obecną sytuację w poszczególnych obszarach: procedury, realne działania procesu, oczekiwania wewnętrzne. Kolejnym krokiem jest przygotowanie pomysłów zmierzających do optymalizacji kosztów i usprawnienia działania. Na koniec pozostaje wdrożenie tych pomysłów i ich monitoring.

Najtrudniejsze etapy optymalizacji

Kluczowym punktem w całym procesie jest wdrożenie pomysłów. Nawet najlepsza koncepcja bez jej efektywnego zaimplementowania we właściwych obszarach, nie przyniesie pożądanego efektu. Istotnymi elementami etapu wdrożenia optymalizacji są harmonogram działań, komunikacja oraz kryteria monitorowania procesu. Zależnie od koncepcji, wprowadzanie zmian może obejmować, np. zakup rozwiązań technologicznych, wybór nowych dostawców, przejście na model outsourcingowy czy modyfikację struktury zatrudnienia. Do wszystkich działań powinny być przypisane wskaźniki, które pozwolą mierzyć efekty wprowadzanych zmian.

Wdrożenie rozwiązań optymalizujących procesy to etap, w którym bardzo istotna rolę odgrywają pracownicy. Firmy często mierzą się z uprzedzeniami i przyzwyczajeniami zespołu, dlatego tak ważna jest odpowiednio prowadzona komunikacja z uczestnikami procesu. Precyzyjne wyjaśnienie, na czym zmiany mają polegać, jaki jest ich cel oraz jak wpłyną na pracę poszczególnych działów czy pojedynczych pracowników ma kluczowe znaczenie dla powodzenia przedsięwzięcia.

Kompleksowe podejście

Istotnym warunkiem sukcesu optymalizacji działań organizacji jest realizacja wszystkich etapów planu. Pójście na skróty da mylne poczucie szybkich efektów, ale w długiej perspektywie może być przyczyną problemów. O dialogu z zespołem należy pamiętać nie tylko na etapie przedwdrożeniowym, ale w trakcie całego procesu. Ważne jest aby osoby, których wdrażane zmiany dotyczą, były na bieżąco informowane o statusie działań, ich efektach oraz kolejnych etapach. Bez wsparcia wszystkich uczestników procesu – od Zarządu do pracowników realizujących poszczególne czynności w procesie – projekt będzie skazany na porażkę. Ważne jest, aby rozmawiać szczerze, dzielić się informacjami i podkreślać znaczenie w procesie każdego jego członka.

Warto pamiętać, że optymalizacja powinna mieć charakter działania stałego. Systematyczny pomiar efektywności procesów pozwoli na bieżąco identyfikować obszary wymagające zmian i wprowadzać działania naprawcze. Tym samym ułatwi rozwój firmy i wzmocni jej pozycję na coraz bardziej wymagającym rynku.

 

Maciej Karzekotowski
Maciej Krzekotowski
Dyrektor Działu Konsultingu
Crowe