Cyfryzacja jako element przewagi konkurencyjnej

W otoczeniu biznesowym w ostatnich latach coraz częściej używa się określeń takich jak cyfryzacja, digitalizacja czy gospodarka cyfrowa. Dotyczą one wielu obszarów działalności firm, natomiast zazwyczaj mają związek z technologią, szeroko rozumianą informatyką, komunikacją czy Internetem. Widocznym efektem cyfryzacji jest niewątpliwie odejście od papierowej formy korzystania i przechowywania dokumentów, ale w tym wypadku mamy raczej do czynienia z digitalizacją, czyli przeniesieniem formy papierowej do zapisu cyfrowego.

Zanim zajmiemy się praktyczną stroną cyfryzacji i wskażemy w jaki sposób pozwala na poprawienie efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa i uzyskanie przewagi konkurencyjnej, zapoznajmy się z próbą opisania tego zjawiska z naukowego punktu widzenia.

Czym jest cyfryzacja?

Cyfryzacja to pojęcie ściśle związane z postępem technologicznym w obszarze IT i ICT (Information and Communication Technology). Należy jednak pamiętać, że jest to pojęcie dużo szersze niż sama technologia. Transformacja cyfrowa to bowiem także sposób działania i kierunek rozwoju, wpływające na strategię i kulturę organizacyjną firm. 

Rozwój cyfryzacji aktywnie wspiera Unia Europejska, prowadząc liczne programy dofinansowania do projektów z obszaru innowacji. Monitorowany jest także poziom zaawansowania cyfrowego krajów UE. Co roku Komisja Europejska publikuje Indeks Gospodarki Cyfrowej i Społeczeństwa Cyfrowego (Digital Eonomy and Society Index, DESI), który pozwala identyfikować priorytetowe obszary gospodarki cyfrowej w państwach członkowskich, wymagające konkretnych działań i inwestycji.

Raport DESI opisuje 34 wskaźniki odnoszące się do 5 głównych kategorii:

• Łączności;
• Kapitału ludzkiego;
• Korzystania z usług internetowych;
• Integracji technologii cyfrowej;
• Cyfrowych usług publicznych.

W raporcie DESI z 2020 roku Polska zajęła 23. miejsce – w porównaniu do zeszłego roku to awans z miejsca 25. Warto jednak przypomnieć, że Polska była już na 23 miejscu w 2017 roku. Dane te sygnalizują, że w naszym kraju jest jeszcze dużo do zrobienia w obszarze cyfryzacji, zarówno po stronie Państwa (infrastruktura, regulacje, e-Państwo), jak i przedsiębiorców. Rozwój tej sfery jest niezbędny do wzmocnienia konkurencyjności polskiej gospodarki w Europie.

W jaki sposób wykorzystać cyfryzację w firmie?

Poniżej przedstawiamy kilka zagadnień, które przybliżają podejście do cyfryzacji przedsiębiorstw.  Wykorzystanie tych propozycji w działalności biznesowej może wpłynąć na wymierną poprawę efektywności i konkurencyjności firm, m.in. przez usprawnienie obiegu dokumentów, ułatwienie dostępu do danych czy usprawnienie procesu podejmowania decyzji. Może również zapewnić znaczną redukcję kosztów oraz szybki zwrot z inwestycji (średnio w okresie 3 -12 miesięcy), np. w przypadku zastosowania robotyzacji procesów biznesowych (RPA).

Usprawnienie obiegu dokumentów

Według badań, na poszukiwanie, przygotowanie i zabezpieczanie dokumentów pracownicy tracą nawet 30% swojego czasu pracy^[1]. Tymczasem wiele dokumentów już jest dostarczanych do firmy w postaci elektronicznej, a te, które funkcjonują w formie papierowej, bez problemu mogą zostać zdigitalizowane (zeskanowane). Po opisaniu wszystkich e-dokumentów metadanymi, wyeliminowany zostaje problem ze znalezieniem dokumentu w elektronicznym repozytorium, który może być odpowiednio skatalogowany - teczki spraw, klientów, umów, zleceń.

E-commerce

Działalność w Internecie jest coraz powszechniejsza, obejmując nowe rynki i sektory, a e-sprzedaż notuje kolejne rekordowe wzrosty. Efekt ten został jeszcze wzmocniony podczas pandemii COVID-19. Zakupy internetowe okazują się bezpieczne i z punktu widzenia kosztów bardziej efektywne. Nie jest wymagana odpowiednia powierzchnia sklepowa, rzesza sprzedawców i odpowiednio zaopatrzony magazyn. Dlatego na ten model działania decyduje się coraz więcej firm, także tych działających dotychczas wyłącznie w modelu offline. Do rozpoczęcia działalności w sektorze e-commerce wystarcza odpowiednia infrastruktura ICT (Information and Communication Technology) – łącze telekomunikacyjne i sklep internetowy „w chmurze”.

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA – Robotic Process Automation)

Robotyzacja procesów biznesowych stanowi jeden z przykładów automatyzacji i polega na wprowadzaniu do procesu robotów software’owych. Ich zadaniem jest wykonywanie powtarzalnych operacji z ograniczonym udziałem lub bez udziału człowieka. Robotyzacja to zatem zastąpienie pracy człowieka przez pracę robota, przy czym robot to aplikacja komputerowa, do której zainstalowania nie są potrzebne żadne zmiany w już wykorzystywanych w firmie systemach. Sam robot nie posiada inteligencji, ale symuluje pracę pracownika biurowego, pobierając dane, przetwarzając je lub wprowadzając do systemu. Żeby tego dokonać, posługuje się różnymi programami i wykorzystuje już istniejące aplikacje np.: MS Excel, systemy ERP lub bazy danych i aplikacje konsolowe.

IoT (Internet of Things) – Internet rzeczy

Coraz więcej urządzeń używanych w przedsiębiorstwach, ale również w gospodarstwach domowych ma możliwość połączenia z Internetem. Daje to ogromne możliwości w kwestii monitorowania ich pracy, unikania awarii, ale również daje możliwość odkrywania przebiegu procesów biznesowych realizowanych przy wykorzystaniu tych urządzeń. Jednocześnie zbierają one ogromne ilości danych, które można wykorzystywać w systemach informatycznych z wykorzystaniem Data Mining.

Data Driven Company – Firma zarządzana informacją

Firmy w ramach swojej działalności biznesowej pozyskują ogromne ilości danych. Dane te przechowywane są w systemach informatycznych, takich jak ERP – Enterprise Resource Planning, CRM – Customer Relationship Management, MRP - Material Requirements Planning czy Hurtownie danych. Natomiast bardzo często nie są one wykorzystywane w procesach decyzyjnych organizacji. Niejednokrotnie zdarza się, że każda z jednostek organizacyjnych firmy ma swoje raporty i swoje wyniki, które znacznie odbiegają od danych prezentowanych w systemach finansowo-księgowych. Dlatego dużym wyzwaniem jest umiejętność wykorzystania posiadanych danych i informacji oraz odpowiedniego ich ustandaryzowania. Tylko wówczas organizacja jest zarządzana w oparciu o rzetelne dane, umożliwiające podejmowanie szybkich i trafnych decyzji biznesowych, a tym samym dających firmie przewagę konkurencyjną.