Dịch vụ

Tổ chức sự kiện và hội thảo

Hiệu Quả – Chu Toàn – Đáng Tin Cậy

Mô tả chung về sản phẩm và dịch vụ

Dịch vụ được thực hiện bởi các Đối tác chuyên môn giàu kinh nghiệm của chúng tôi, đồng hành cùng khách hàng trong việc lên kế hoạch và triển khai các sự kiện, hội thảo độc đáo, sáng tạo, phù hợp với mục tiêu và giá trị thương hiệu. Chúng tôi cung cấp các sản phẩm dịch vụ như xây dựng kịch bản sự kiện, thiết kế và thi công không gian, tổ chức logistics, triển khai chiến lược truyền thông sự kiện qua các kênh trực tuyến và offline, cùng với việc tối ưu hóa trải nghiệm khách mời và đối tác.

Mục tiêu cuối cùng của chúng tôi là giúp doanh nghiệp nâng cao sự nhận diện thương hiệu, kết nối chặt chẽ với khách hàng và đối tác, từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững, gia tăng giá trị thương hiệu và thúc đẩy sự phát triển lâu dài.

Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ nhất quán với cá tính thương hiệu của Crowe Vietnam, được chúng tôi tạo dựng và phát triển.

Bối cảnh sử dụng dịch vụ

Doanh nghiệp muốn kết nối với khách hàng và đối tác thông qua các sự kiện giao lưu, hội thảo, hoặc các hoạt động tương tác, tạo cơ hội hợp tác và mở rộng mạng lưới kinh doanh.
Doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sáng tạo để truyền đạt thông điệp đúng đắn, tối ưu hóa trải nghiệm của khách tham gia và nâng cao hiệu quả truyền thông.

Quy trình và thời gian thực hiện dịch vụ

Quy trình dịch vụ

Trao đổi với khách hàng về mục tiêu, thông điệp và yêu cầu cụ thể cho sự kiện/hội thảo (ví dụ: đối tượng tham dự, chủ đề, quy mô sự kiện, ngân sách, thời gian tổ chức).
Tư vấn và đề xuất các ý tưởng, chiến lược phù hợp với mục tiêu và thông điệp của sự kiện, bao gồm các hình thức tổ chức, định hướng nội dung và cách thức truyền thông.

Xây dựng kịch bản sự kiện bao gồm các hoạt động, diễn giả, thời gian biểu, các phần trình bày, hoạt động giải trí và các yếu tố tương tác.
Xác định và phê duyệt ngân sách cho sự kiện, bao gồm chi phí địa điểm, thiết kế không gian, thiết bị kỹ thuật, nhân sự, quà tặng, và các chi phí khác.

Xác định và phê duyệt ngân sách cho sự kiện, bao gồm chi phí địa điểm, thiết kế không gian, thiết bị kỹ thuật, nhân sự, quà tặng, và các chi phí khác.
Thiết kế và trang trí không gian sự kiện, bao gồm banner, standee, backdrop, quà tặng và bộ nhận diện sự kiện.
Tổ chức logistics bao gồm vận chuyển, setup thiết bị, đăng ký khách mời, bảo vệ an ninh và kiểm soát việc ra vào.

Điều phối mọi hoạt động trong suốt sự kiện, bao gồm việc đón tiếp khách mời, quản lý thời gian, xử lý các tình huống phát sinh và đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ theo kịch bản đã được phê duyệt.
Giám sát kỹ thuật, đảm bảo dịch vụ khách mời và các khâu tổ chức được vận hành mượt mà, và kịp thời giải quyết bất kỳ vấn đề phát sinh.

Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng, đối tác và khách mời sau sự kiện để đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
Gửi tới khách hàng báo cáo tổng kết về sự kiện, bao gồm các chỉ số hiệu quả (số lượng người tham dự, mức độ hài lòng của khách mời, phản hồi truyền thông, v.v.), cũng như các đề xuất cho các sự kiện sau.
Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau sự kiện như thu hồi thiết bị, thanh toán nhà cung cấp, và gửi lời cảm ơn đến khách mời.

Thời gian thực hiện dịch vụ

Thời gian thực hiện dịch vụ “Tổ chức sự kiện & hội thảo” sẽ tùy thuộc vào quy mô, loại hình sự kiện và các yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng.

Thông thường, dịch vụ này được thực hiện trong khoảng 1 đến 3 tháng trước ngày diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, nếu có yêu cầu tổ chức sự kiện gấp, chúng tôi sẽ điều chỉnh kế hoạch, tăng cường nguồn lực và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ từ khách hàng để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công và đúng tiến độ.

Quy trình báo giá và phí dịch vụ

Để chuẩn bị và gửi báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện & hội thảo cho quý khách, Crowe Vietnam trân trọng đề nghị quý khách cung cấp một số thông tin liên quan theo mẫu và/hoặc thông qua trao đổi chuyên sâu. Dựa trên thông tin thu thập được, chúng tôi sẽ phân tích nhu cầu và yêu cầu cụ thể của quý khách để:

Đánh giá tính khả thi của dịch vụ: Xác định xem chúng tôi có thể cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu của quý khách một cách phù hợp và với chất lượng đảm bảo hay không.
Tư vấn về các giải pháp tối ưu: Đề xuất các giải pháp thay thế (nếu có) để tối ưu hóa hiệu quả và chi phí cho quý khách.

Trong trường hợp chúng tôi có thể hỗ trợ quý khách, chúng tôi sẽ đề xuất mức phí hợp lý dựa trên:

Ước tính khối lượng công việc của dự án.
Trình độ chuyên môn của nhân sự tham gia.

Thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành: Quy trình báo giá này sẽ được hoàn thành trong vòng 12 đến 24 giờ sau khi nhận được yêu cầu của quý khách.

Tư vấn báo giá

Câu hỏi thường gặp

1. Có hỗ trợ thiết kế tài liệu, ấn phẩm truyền thông cho sự kiện không?

Có. Chúng tôi hỗ trợ thiết kế banner, backdrop, tài liệu sự kiện, quà tặng, brochure và các ấn phẩm khác.

2. Công ty có hỗ trợ thủ tục cấp phép tổ chức sự kiện không?

Có. Nếu sự kiện cần giấy phép, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan.

3. Công ty có thể đảm bảo yếu tố bảo mật và riêng tư cho sự kiện không?

Có. Chúng tôi tuân thủ các nguyên tắc bảo mật, đảm bảo thông tin sự kiện và khách mời được giữ kín theo yêu cầu.

4. Tại sao doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện?

Thuê ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu ngân sách, đảm bảo sự kiện chuyên nghiệp và tận dụng được kinh nghiệm của các chuyên gia trong ngành.