Udostępnienie danych osobowych instytucjom publicznym

Wnioski o udostępnienie danych osobowych, które przedsiębiorcy otrzymują od instytucji publicznych, takich jak ZUS lub instytucje oferujące pomoc społeczną, najczęściej dotyczą:

• pracowników
• zleceniobiorców
• kontrahentów
• dłużników
• klientów

Każdy taki wniosek należy traktować z taką samą ostrożnością, jak w przypadku wniosków od innych firm czy osób fizycznych. Prośba o udostępnienie danych powinna być także szczegółowo przeanalizowana pod kątem możliwości jej realizacji.

Wniosek o udostępnienie danych osobowych – z czego się składa?

Typowymi elementami wniosku o udostępnienie danych są:

• wewnętrzne oznaczenie wniosku 
• nazwa stron wniosku
• podstawa prawna upoważniająca do pozyskania danych
• cel lub przeznaczenie przetwarzania udostępnionych danych
• oznaczenie lub nazwa zbioru, z którego mają być udostępnione dane
• zakres żądanych informacji ze zbioru

Podstawa prawna uzyskania danych osobowych

Z doświadczenia wiemy, że najwięcej błędów popełnianych jest przy wskazywaniu podstawy prawnej uprawniającej do pozyskania danych osobowych. Zawsze powinna być ona zweryfikowana pod kątem trafności i jej aktualności. Przede wszystkim należy wskazać art. 6 ust. lit c. RODO, a następnie przepis zapewniający zgodność przetwarzania danych niezbędnych do wypełnienia obowiązku prawnego. Wybór odpowiedniej regulacji jest zależny od kategorii instytucji, którą wnioskuje o dostęp do danych osobowych. Do najczęściej wykorzystywanych przepisów należą:

• Ustawa o świadczeniach rodzinnych
• Ustawa o pomocy osobom uprawnionym do alimentów
• Ustawa o policji
• Kodeks postępowania karnego
• Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

Ważne jest, aby przekazywanych danych było tylko tyle ile wymaga tego dana sytuacja.

Nieprawidłowości we wniosku o udostępnienie danych osobowych

Co zrobić w sytuacji, kiedy w otrzymanym wniosku o udostępnienie danych osobowych znajdują się nieprawidłowości? Przede wszystkim należy wezwać wnioskodawcę do poprawy błędów, np. podstaw prawnych, zakresu danych bądź celu udostępnienie danych.

Jak należy przekazać dane osobowe instytucji publicznej?

Jeżeli we wniosku o udostępnienie danych osobowych nie została wskazana metoda ich przekazania, należy wybrać taką opcję, która przede wszystkim zapewni właściwe bezpieczeństwo zbiorowi danych, w zgodności z wewnętrznymi procedurami przetwarzania danych osobowych.

Przykład: W przypadku otrzymania wniosku o udostępnienie danych osobowych w niezaszyfrowanej wiadomości, dobrą praktyką będzie odesłanie ich w sposób zaszyfrowany z przekazaniem hasła do pliku poprzez inny kanał komunikacji.