Numer KSeF w przelewie: nowy obowiązek od 2027 r.
Od 1 stycznia 2027 r. przy zapłacie za e-fakturę trzeba będzie podać numer KSeF albo zbiorczy numer identyfikacyjny. Obowiązek będzie dotyczył płatności spełniających opisane poniżej warunki.
Czego dowiesz się z tego tekstu?
- od kiedy numer KSeF albo identyfikator zbiorczy trzeba będzie podawać w płatności za e-fakturę;
- kiedy obowiązek wskazania numeru KSeF w przelewie będzie miał zastosowanie, a kiedy nie;
- jaki identyfikator zastosować przy płatności za jedną fakturę, a jaki przy płatności zbiorczej;
- jak nowe zasady wpłyną na mechanizm podzielonej płatności (MPP);
- jak przygotować system ERP, bankowość i procedury płatnicze przed 1 stycznia 2027 r.
Kiedy numer KSeF będzie wymagany?
Od 1 stycznia 2027 r. numer trzeba będzie podać, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:
- płatnikiem jest nabywca zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;
- odbiorca płatności również jest podatnikiem VAT czynnym; jego status ustala się na dzień płatności na podstawie wykazu podatników VAT;
- płatność dotyczy faktury ustrukturyzowanej albo faktury wystawionej w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF;
- zapłata następuje przelewem lub innym instrumentem płatniczym pozwalającym podać tytuł transferu środków.
Numer będzie musiał podać także podatnik, który płaci za fakturę wystawioną na inny podmiot, np. w niektórych modelach centralizacji płatności lub finansowania. Przy poleceniu zapłaty obowiązek ten będzie spoczywał na wystawcy faktury.
Nowe zasady nie obejmą m.in. płatności na rzecz podatników zwolnionych z VAT ani rozliczeń dokonywanych metodą, która nie pozwala podać tytułu transferu. Wyjątek przewidziano również dla faktur offline, które nie zostały wprowadzone do KSeF w związku z oficjalnym komunikatem o awarii. Nie mają one numeru KSeF, więc nie trzeba go podawać przy płatności.
Jedna faktura czy płatność zbiorcza?
Płacąc za jedną fakturę, należy podać jej 35-znakowy numer KSeF, a nie numer nadany przez sprzedawcę. KSeF nadaje ten numer automatycznie po przyjęciu faktury. Przykład:
5265877635-20250826-0100001AF629-AF
Przykładowy tytuł przelewu:
Zapłata za fakturę – KSeF 5265877635-20250826-0100001AF629-AF
W mechanizmie podzielonej płatności (MPP) numer KSeF trzeba będzie wpisać w polu komunikatu przelewu przeznaczonym na numer faktury.
Przy zapłacie za więcej niż jedną fakturę jednego sprzedawcy należy podać identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. Generuje się go dla listy co najmniej dwóch numerów KSeF, a następnie wpisuje w przelewie. Oficjalny wzór identyfikatora:
9999999999-IZ202701-FFFFFFFFFFFF-FF
Przy zbiorczej płatności za e-faktury w MPP identyfikator zbiorczy zastąpi wskazywany dotąd okres. Płatność za faktury ustrukturyzowane będzie mogła obejmować wybrane faktury jednego dostawcy z okresu od jednego dnia do jednego miesiąca.
Według Ministerstwa Finansów identyfikator będzie można wygenerować i odczytać za pomocą narzędzi KSeF lub systemów finansowo-księgowych połączonych z API KSeF. Z harmonogramu Centrum Informatyki Ministerstwa Finansów wynika, że funkcja ta została już wdrożona w produkcyjnej wersji API. Dostawcy oprogramowania nadal jednak zgłaszają problemy z integracją.
Co firmy powinny przygotować?
Przygotowania wymagają sprawdzenia, czy dane z KSeF trafiają do systemu finansowo-księgowego (ERP), a następnie do bankowości. Do końca 2026 r. warto:
- zapewnić zapisywanie numeru KSeF przy każdej fakturze zakupowej;
- zapewnić weryfikację statusu VAT odbiorcy na dzień płatności;
- dostosować paczki przelewów i komunikaty MPP do przekazywania numeru KSeF albo identyfikatora zbiorczego;
- wdrożyć generowanie i dekodowanie identyfikatorów zbiorczych;
- opisać obsługę płatności częściowych, poleceń zapłaty, płatności wykonywanych przez podmioty trzecie oraz faktur offline.
Ręczne przepisywanie 35-znakowych numerów zwiększa ryzyko pomyłek i błędnego przypisania płatności, a późniejsze uzgadnianie rozrachunków wymaga dodatkowej pracy. Trzeba też przygotować obsługę otrzymywanych przelewów zbiorczych: odbiorca musi odczytać identyfikator i ustalić, których faktur dotyczy wpłata.
Komentarz eksperta
Obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach nie kończy się na zmianie tytułu przelewu. W praktyce firmy powinny zapewnić spójny przepływ danych od KSeF, przez system finansowo-księgowy, aż do procesu płatności. Im mniej ręcznych operacji, tym mniejsze ryzyko błędów i późniejszych problemów z uzgadnianiem rozrachunków.
Szymon Lipiński, Senior Tax Consultant, Crowe Polska
FAQ: numer KSeF w przelewie od 2027 r.
Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF albo zbiorczy numer identyfikacyjny trzeba będzie wskazywać przy płatnościach spełniających warunki opisane w przepisach, w tym przy zapłacie za faktury ustrukturyzowane dokonywane między czynnymi podatnikami VAT.
Nie. Obowiązek będzie dotyczył płatności spełniających łącznie określone warunki. Nie obejmie m.in. płatności na rzecz podatników zwolnionych z VAT ani rozliczeń dokonywanych metodą, która nie pozwala podać tytułu transferu.
Przy płatności za jedną fakturę należy podać jej 35-znakowy numer KSeF nadany automatycznie po przyjęciu faktury przez system, a nie numer faktury nadany przez sprzedawcę.
Przy płatności za co najmniej dwie faktury jednego sprzedawcy należy użyć identyfikatora zbiorczego wygenerowanego dla wskazanej listy numerów KSeF.
Przy zapłacie za jedną fakturę numer KSeF trzeba będzie wpisać w polu komunikatu przelewu przeznaczonym na numer faktury. Przy płatności zbiorczej za e-faktury identyfikator zbiorczy zastąpi wskazywany dotąd okres.
Warto przede wszystkim zapewnić zapisywanie numeru KSeF przy fakturach zakupowych, weryfikację statusu VAT odbiorcy na dzień płatności, przekazywanie numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego do paczek przelewów oraz obsługę płatności częściowych, poleceń zapłaty, płatności przez podmioty trzecie i faktur offline.
Jak możemy pomóc?
Przygotowanie do nowych zasad płatności w KSeF wymaga połączenia perspektywy podatkowej, procesowej i technologicznej. Eksperci Crowe Polska wspierają firmy na każdym etapie wdrożenia KSeF, od analizy gotowości i audytu procesów, przez mapowanie danych i określenie wymagań technicznych, po przygotowanie procedur oraz wsparcie we wdrożeniu.
W kontekście numeru KSeF w przelewach możemy pomóc m.in. przeanalizować obieg faktur zakupowych i proces płatności, zidentyfikować miejsca wymagające dostosowania systemów finansowo-księgowych, uporządkować zasady obsługi uprawnień, korekt i sytuacji awaryjnych oraz przygotować zespoły finansowe, księgowe i IT do nowych obowiązków. Crowe oferuje również szkolenia i warsztaty oraz bieżące wsparcie ekspertów w ramach KSeF hotline.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy procesy i systemy w Twojej organizacji są gotowe na obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach od 2027 r., skontaktuj się z nami.
