Nowe wyzwania dla działów IT w czasach koronawirusa

Metodyki w obszarze IT

W obszarze IT funkcjonuje wiele metodyk i standardów, których celem jest zabezpieczenie firm przed potencjalnym ryzykiem i niespodziewanymi sytuacjami. Odpowiednie wdrożenie rozwiązań takich jak COBIT, TOGAF, ITIL czy ISO 27001 z całą pewnością okazuje się pomocne w czasach pandemii COVID-19. Szczególnie dotyczy to implementacji ISO 27001 w obszarze aspektów bezpieczeństwa w zarządzaniu ciągłością działania, wspartej metodyką ITIL, dzięki której w ramach planowania długoterminowego i zarządzania strategią można zaprojektować usługi związane właśnie z ciągłością działania. Pozwala to minimalizować negatywny wpływ zmian (np. takich jak pandemia COVID-19) na biznes. W ramach ITIL wymagane jest również ustawiczne doskonalenie usług IT. Firmy, które wdrożyły takie rozwiązania, dziś znacznie skuteczniej stawiają czoła sytuacji spowodowanej pandemią koronawirusa.

Home office - zagadnienia istotne dla IT

W obecnej sytuacji w przypadku połączeń zdalnych nie zmieniły się może same wymagania takie jak zapewnienie łączności zdalnej z infrastrukturą firmy, z której korzystali menadżerowie czy pracownicy pracujący w terenie oraz bezpieczeństwo takich połączeń, zmieniła się za to – i to znacznie - ich skala. Nagle okazało się, że przepustowość łącza może być niewystarczająca, ponieważ kilkukrotnie wzrosła transmisja (tu przydatna będzie analiza aplikacji, które będą wykorzystywane w trybie home office i ruchu na łączach, jaki będą generować). W wielu firmach łącza mogły być asymetryczne, co wynika z tego, że dla dotychczasowego trybu pracy było to w zupełności wystarczające. Obecnie konieczne staje się zastosowanie łącza symetrycznego, o znacznie wyższej przepustowości i tym samym kosztującego więcej.

Notebook czy komputer stacjonarny

Kiedy wszyscy pracownicy firmy używają laptopów sytuacja wydaje się prosta, nie powinno być problemów z pracą zdalną. Wystarczy zabezpieczyć (zaszyfrować) dyski twarde chroniąc dane firmowe przed ewentualną kradzieżą i zainstalować oprogramowanie do bezpiecznych połączeń zdalnych przez tunel VPN. W przypadku, kiedy pracownik nie posiada dostępu do Internetu w domu można wyposażyć go dodatkowo w modem GSM lub telefon komórkowy z odpowiednimi pakietami transmisji danych. Co jednak zrobić, jeśli pracownik dysponuje komputerem stacjonarnym? Jednym z rozwiązań jest wykorzystanie przez pracownika prywatnego komputera, oczywiście jeśli wyrazi na to zgodę. Wówczas konieczne będzie zestawienie połączenia VPN do komputera stacjonarnego pracownika i wykorzystanie np. pulpitu zdalnego systemu Windows. Wówczas osoba pracując z komputera prywatnego w domu korzysta przez łącze VPN ze swojego komputera stacjonarnego w pracy. W takiej sytuacji należy oczywiście doprecyzować również kwestię kosztów związanych z wykorzystaniem łącza i komputera prywatnego.

Jakich narzędzi używać?

Do zabezpieczenia połączeń internetowych podczas pracy zdalnej konieczne jest użycie oprogramowania VPN (Virtual Private Network). Tworzy ono szyfrowany tunel do transmisji danych między komputerem użytkownika i serwerem – siecią, z której danych czy aplikacji chcemy korzystać. Najczęściej firmy posiadają już tego typu oprogramowanie, które wykorzystują do ustawiania połączeń dla kadry zarządzającej.

Do zabezpieczenia dysków twardych w notebookach można użyć zabezpieczeń na poziomie BIOSu komputera, ale bezpieczniejsze będzie zastosowanie profesjonalnych narzędzi, takich jak ESET Endpoint Encryption, BitLocker czy VeraCrypt.

Praca zdalna to również komunikacja, spotkania czy prezentacje. Tu przydatne będą takie narzędzia jak MS Teams, SKYPE, Slack czy Zoom.

Wspólna praca nad dokumentami to z jednej strony dyski w chmurze, taki jak OneDrive, Google Drive czy Dropbox, ale również duże rozwiązania typu Microsoft Office 365 czy Google G - Suite. 

Service desk – nowe wyzwania

W erze pracy zdalnej departamenty IT stanęły przed wyzwaniem zmiany podejścia do wsparcia całej organizacji. Dotyczy to zarówno kwestii natury organizacyjnej – z jakiego miejsca świadczyć takie wsparcie (siedziba firmy czy home office), sprzętowej (telefon komórkowy i notebook), jak i w obszarze oprogramowania (możliwość zdalnego logowania się na komputery pracowników pracujących zdalnie). Istotne jest również podejście do komunikacji, często trudniej wytłumaczyć coś pracownikowi przez telefon lub w komunikacie wysłanym pocztą elektroniczną niż porozmawiać w cztery oczy. Stąd wymagane jest bardzo precyzyjne definiowanie myśli i nieużywanie „żargonu IT”. Przydatne może być wyznaczenie do kontaktu z użytkownikiem końcowym najbardziej komunikatywnych pracowników działu IT.

Pandemia COVID-19, masowe przechodzenie organizacji w tryb pracy home office oraz opanowanie przez departamenty IT wszystkich pojawiających się w tym okresie wyzwań może pozwolić na wypracowanie nowych modeli funkcjonowania przedsiębiorstw. Wszędzie tam, gdzie praca zdalna się sprawdzi, można będzie pomyśleć o przeorganizowaniu procesów biznesowych, a co za tym idzie zmniejszeniu liczby stanowisk pracy, których dopełnieniem będą właśnie stanowiska home office. W efekcie w biurach będzie można wprowadzić tzw. hot desks, czyli biurka, które nie będą przypisane do konkretnych pracowników i będą wykorzystywane rotacyjnie. W takim modelu ilość biurek może odpowiadać np. 70% liczby zatrudnionych. Przyczyni się to także do zmniejszenia kosztów związanych z utrzymaniem stanowisk pracy (np. biurko, krzesło, telefon).