Jak efektywnie zarządzać firmą w nowej rzeczywistości biznesowej?
Różnego rodzaju ograniczenia wprowadzane przez rządy państw z powodu pandemii COVID-19, takie jak zamknięcie sklepów, restauracji, obiektów usługowych, galerii handlowych, zakaz podróżowania, gromadzenia się czy w końcu zamknięcie granic doprowadziły do zapaści wielu branż gospodarki. Biznes nie był przygotowany na tego typu restrykcje. Teraz należy sobie zdać sprawę z tego, że takie sytuacje mogą się powtarzać i staną się stałym czynnikiem ryzyka biznesowego.
Strategia i model biznesowy
„Zmień się lub zgiń” mówił Jack Welch. Te słowa stały się teraz prorocze. Jeśli otoczenie organizacji zmienia się szybciej niż jej wnętrze, firma może tego nie przetrwać. Dlatego bardzo ważne jest powtórne zweryfikowanie strategii. Bazując na wymianie informacji z klientami, należy wsłuchać się w ich rzeczywiste potrzeby wynikające z nowej, post-pandemicznej sytuacji. Niektóre ograniczenia dalej obowiązują, spotkania biznesowe face to face są utrudnione, przemieszczanie się komunikacją publiczną również. Klienci klientów być może stracili pracę lub obawiają się zakażenia, wszędzie potrzebne są środki ochrony osobistej, większość transakcji obywa się zdalnie w bezdotykowej rzeczywistości.
Środowisko pracy także zupełnie się zmieniło. Pracownicy nauczyli się pracować z domu i wykorzystywać przeznaczone do tego narzędzia informatyczne, siedziby firm opustoszały, a dokumenty przekazywane są w postaci cyfrowej. Wszystko to powoduje konieczność zrewidowania podejścia do strategii organizacji.
Ważna jest również solidarność biznesowa w łańcuchach dostaw. Jeśli jedna z firm uczestniczących w takim łańcuchu ma problem, przekłada się to automatycznie na pozostałe. Dlatego tak istotna jest szczera wymiana informacji również z kooperantami, którzy wspólnie budują wartość dla klienta. W ciągu ostatnich miesięcy słyszeliśmy o wielu przykładach obniżania lub odraczania płatności czynszu przez właścicieli lokali, których najemcy znaleźli się w wyjątkowo trudnej sytuacji. Niestety w większości przypadków firmy nie mogły liczyć na ulgowe traktowanie przez partnerów biznesowych.
Każda firma w nowej rzeczywistości powinna przeanalizować:
- Czy realizowana strategia będzie w obecnych czasach najefektywniejsza?
- Czy przyjęty model biznesowy pozwoli na maksymalizację zysków?
- Czy nie warto rozważyć zmiany formy działania i współpracy z klientami oraz kontrahentami (stacjonarnie vs online), formy współpracy z dostawcami, rodzajów kanałów dystrybucji.
Organizacja przedsiębiorstwa
Rzeczywistość pandemiczna wpływa na zupełnie nowy sposób podejścia do prowadzenia biznesu. Organizacje muszą stać się pewnego rodzaju startupami, które ciągle modelują swój biznes.
W pierwszej kolejności należy zweryfikować strukturę organizacyjną firmy. Tylko płaskie schematy organizacyjne pozwalają efektywnie zarządzać organizacją i szybko podejmować decyzje. Informacja przedzierająca się przez wielopoziomową strukturę organizacji ulega zniekształceniu, a w momencie dotarcia do odbiorcy często jest już nieaktualna.
Kolejną kwestią jest podejście do zarządzania przedsiębiorstwem. Najwyższe kierownictwo powinno angażować się w strategiczne procesy decyzyjne znacznie częściej niż robiło to do tej pory. Na najwyższym szczeblu - nie raz w miesiącu a raz w tygodniu, na szczeblu operacyjnym - nie raz w tygodniu a codziennie. Tu podpowiedzią może być metodologia Agile, w której samozarządzające się zespoły spotykają się codziennie na krótkich, dosłownie 15-minutowych stand up’ach. W metodyce zwinnej kolejną istotną zasadą jest koncentracja na sprawach, które są kluczowe z punktu widzenia organizacji, a wszystkie mniej istotne są opisywane i odkładane do rozważenia w późniejszym terminie.
Wszystkie poruszone powyżej zagadnienia wiążą się z procesami biznesowymi organizacji. Jeśli firma działa w modelu procesowym i w organizacji jest świadomość takiego podejścia, a procesy są udokumentowane, sytuacja jest klarowna. Należy zweryfikować przebieg procesów i dostosować je do wprowadzanych zmian, takich jak:
- uproszczenie struktury organizacyjnej,
- zmiana odpowiedzialności w procesach,
- przyspieszenie procesów decyzyjnych,
- skrócenie czasu realizacji.
W trudniejszej sytuacji są organizacje, które nie posiadają świadomości procesowej i udokumentowanych procesów biznesowych. W tego typu przedsiębiorstwach konieczne będzie zbudowanie takiej świadomości, a następnie zamodelowanie i opisanie:
- procesów głównych – przynoszących przychód organizacji,
- procesów wsparcia, które pozwalają utrzymać zdolności firmy do działania takich jak obsługa księgowości, HR, zakupów czy administracji, aż po procesy zarządcze.
Modelowanie może dotyczyć sytuacji obecnej (AS IS) i przyszłej (TO BE) lub od razu TO BE. Istotne jest to, aby podczas analizy procesów biznesowych wesprzeć się odpowiednimi narzędziami do modelowania procesów. Wówczas można stworzyć wielopoziomowy model procesów, który będzie czytelny i zrozumiały dla wszystkich wykonawców procesów. Procesy powinny być opublikowane w intranecie i dostępne dla wszystkich zainteresowanych. Wszelkie usprawnienia i sugestie należy na bieżąco weryfikować i jeśli to konieczne implementować w modelu procesów.
Każda organizacja tworząca długofalową strategię powinna zadać sobie pytania:
- Czy procesy wewnętrzne są efektywne i dopasowane do nowej rzeczywistości?
- Czy zasoby (ludzie, IT, materiały) zapewniają efektywne funkcjonowanie?
- Czy koszty są wystarczająco elastyczne, aby organizacja mogła w łatwy sposób dopasowywać się do zmieniającego się rynku?
Gospodarka cyfrowa
W czasach koronawirusa rynek pracy uległ znacznemu przeobrażeniu. Pracownicy biur nauczyli się pracować zdalnie. Niejako wymuszone zostało przyśpieszenie transformacji cyfrowej przedsiębiorstw. Dokumenty musiały zostać zdigitalizowane, tak aby można było pracować nad ich cyfrowymi wersjami w mocno rozproszonym środowisku. Istotną rolę w tym procesie odgrywają rozwiązania typu workflow (ECM – Enterprise Content Management czy DMS – Document Management System). Wiele ustrukturyzowanych i powtarzalnych, a przez to żmudnych operacji może zostać zautomatyzowanych w ramach technologii RPA (Robotic Process Automation). Aby móc opisać procesy związane z digitalizacją i automatyzacją konieczne jest zastosowanie narzędzi BPM (Business Process Management) lub BPMS (Business Process Management Suit). Narzędzia te są konieczne do opisania procesów i wytypowania tych, które będzie można zautomatyzować i zrobotyzować. Aplikacje klasy ERP w poszczególnych firmach wymieniają się danymi o zamówieniach i fakturach. Na podstawie zapotrzebowania spływającego elektroniczne od klientów tworzone są plany produkcyjne i może być uruchomiony proces produkcyjny.
Wiele informacji jest pozyskiwanych z urządzeń wyposażonych w IoT – Internet rzeczy. Urządzenia mogą informować o brakach w zaopatrzeniu weryfikując stany na półkach sklepu czy konieczności wymiany podzespołów, które mają określoną żywotność określaną terminem ważności czy stanem zużycia. Drony mogą już realizować bezkontaktowe dostawy. Wszystkie wymienione powyżej elementy gospodarki cyfrowej są sygnałem, że od tego trendu nie będzie odwrotu, dlatego firmy powinny otworzyć się na cyfryzację i tam szukać swojego miejsca i przewagi konkurencyjnej.
Czas po pandemii będzie dla biznesu nową normalnością, w której nic nie jest dane raz na zawsze. Tylko firmy, które będą w stanie szybko adaptować swój biznes do zmian w otoczeniu będą mogły przetrwać. Działania zwinne, zmiany strategiczne i organizacyjne, cyfryzacja czy w końcu szybkie odtworzenie swoich przychodów zdecydują o osiągnięciu przewagi konkurencyjnej w turbulentnym otoczeniu biznesowym, a w efekcie o przyszłości przedsiębiorstw.
Kluczowe obszary do weryfikacji potencjału rozwoju cyfrowego:
- Czy firma w wystarczającym stopniu wykorzystuje możliwości automatyzacji i systemów w zarządzaniu firmą, podejmowaniu decyzji, obiegu dokumentów i funkcjonowaniu przedsiębiorstwa?
- Czy efektywne będzie wykorzystanie robotyzacji jako zwiększenie efektywności i jakości pracy?
- Czy funkcjonujące w organizacji systemy i rozwiązania są wykorzystywane w 100% pod kątem ich możliwości i dopasowania do modelu działania firmy?
