Hóa đơn bán ô tô, xe máy: khi nào phải ghi số hiệu, ký hiệu đặc trưng của xe?

Ngày 08/10/2026, Cục Thuế ban hành Công văn số 7478/CT-QLNT trả lời Hiệp hội Các nhà sản xuất xe máy Việt Nam về nội dung hóa đơn khi bán ô tô, xe máy.

Theo hướng dẫn, nội dung hóa đơn phụ thuộc vào mục đích nhận xe của người mua. Nếu người mua nhận xe để đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, hóa đơn phải ghi các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của xe mà pháp luật về đăng ký yêu cầu. Nếu người mua là nhà phân phối, đại lý hoặc nhận xe để bán lại, hóa đơn không bắt buộc ghi các thông tin này.

1. Hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu: hóa đơn phải có số hiệu, ký hiệu đặc trưng

Theo điểm a.1.1 khoản 5 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng mà pháp luật về đăng ký yêu cầu. Ví dụ với nhà ở là địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng.

Riêng với ô tô, xe máy, nếu hóa đơn điện tử có đủ các thông tin dưới đây, cơ quan thuế sẽ dựa vào hóa đơn để xác định và thông báo số lệ phí trước bạ phải nộp:

• Họ và tên người mua; số định danh cá nhân, hoặc mã số thuế nếu người mua là tổ chức;
• Nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất;
• Số khung, số máy;
• Số Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (xe nhập khẩu), hoặc số Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (xe sản xuất, lắp ráp trong nước).

2. Hướng dẫn của Cục Thuế: phân biệt theo mục đích của người mua

a) Bán để người mua đăng ký xe. Nếu hóa đơn điện tử do người bán lập có đủ các thông tin nêu tại Mục 1, hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự xác định và thông báo số lệ phí trước bạ. Người mua không phải nộp hồ sơ khai lệ phí trước bạ.

Căn cứ là khoản 10 Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Theo khoản này, khi cơ quan thuế tự tính thuế, khoản thu khác và đã kết nối, sử dụng được dữ liệu đủ căn cứ để tính, thì người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai. Ngoại lệ là trường hợp người nộp thuế có đề nghị miễn, giảm trên hồ sơ khai.

b) Bán để tiếp tục kinh doanh. Người mua là nhà phân phối, đại lý, hoặc tổ chức, cá nhân mua để bán lại, không phải để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. Khi đó hóa đơn không bắt buộc thể hiện số hiệu, ký hiệu đặc trưng của ô tô, xe máy.

📌 Lưu ý thêm từ Crowe Vietnam

Ngoài nội dung Công văn, doanh nghiệp cần lưu ý cách xử lý khi hóa đơn bán xe có sai sót. Hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng mà lập sai thì người bán phải lập hóa đơn thay thế, không được chọn hình thức điều chỉnh (điểm c khoản 1 Điều 10 TT 91/2026/TT-BTC). Riêng khi trả lại xe đã đăng ký đứng tên người mua: nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán (điểm c.2 khoản 5 Điều 10 TT 91/2026/TT-BTC).

3. Mẫu hóa đơn chỉ để tham khảo

Theo khoản 5 Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu hiển thị các loại hóa đơn điện tử được ban hành để tham khảo, không phải mẫu bắt buộc. Người bán được dùng mẫu phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Điều kiện là mẫu phải có đủ nội dung bắt buộc tại Điều 10 và Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo NĐ 254/2026/NĐ-CP.

💡 Khuyến nghị cho doanh nghiệp

• Rà soát phần mềm hóa đơn điện tử để có đủ các trường: số khung, số máy, nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất, số GCN chất lượng hoặc số Phiếu KTCL xuất xưởng, số định danh/MST người mua.
• Phân loại giao dịch ngay ở khâu bán (bán lẻ để đăng ký hay bán cho đại lý, nhà phân phối) để lập hóa đơn đúng yêu cầu.
• Thu thập chính xác thông tin định danh của người mua, vì hóa đơn là căn cứ để cơ quan thuế tự tính lệ phí trước bạ.
• Nếu tự thiết kế mẫu hóa đơn, đối chiếu đủ nội dung bắt buộc theo Điều 10 và Phụ lục NĐ 254/2026/NĐ-CP.

Bản tin này được Crowe Vietnam tổng hợp nhằm cung cấp thông tin chung và không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật gốc và tham vấn chuyên gia trước khi áp dụng vào tình huống thực tế.