Evidencia knihy jázd – čo musí obsahovať a ako ju správne viesť?

V prípade, ak spoločnosť nebude vedieť preukázať 100 % použitia vozidla na podnikateľské účely, správca dane môže zamietnuť nárok na odpočítanie DPH z vozidla, ako aj doplnkových nákupov k vozidlu. O znížení nároku na odpočítanie DPH pri vozidlách sa dočítate viac v článku na našom webe.

Podnikateľ musí viesť evidenciu samostatne za každé vozidlo, ktoré je vo vlastníctve podnikateľa alebo v jeho používaní, a to v súlade s požiadavkami zákona.

1. Základné údaje o motorovom vozidle

Každé vozidlo, ktoré sa používa na podnikanie, musí mať vlastnú evidenciu. Táto časť obsahuje najmä:

• VIN číslo vozidla (identifikačné číslo vozidla),
• Evidenčné číslo vozidla (ŠPZ),
• Názov a typ vozidla.

Tieto údaje slúžia na jednoznačnú identifikáciu motorového vozidla v rámci účtovných a daňových záznamov.

2. Záznam o stave počítadla kilometrov

Podľa zákona je podnikateľ povinný zaznamenávať stav tachometra:

• v deň začatia vedenia evidencie,
• na konci každého zdaňovacieho obdobia,
• a v deň ukončenia vedenia evidencie.

Tieto údaje pomáhajú preukázať rozsah používania vozidla a zabezpečujú transparentnosť voči daňovým orgánom.

3. Evidencia jednotlivých jázd

Najdôležitejšou časťou knihy jázd je podrobný záznam o každej jazde. Každý záznam musí obsahovať:

• Poradové číslo jazdy,
• Meno a priezvisko vodiča,
• Dátum a čas začiatku a ukončenia jazdy,
• Účel jazdy (musí byť preukázané, že vozidlo bolo použité na podnikanie),
• Miesto začiatku a miesto ukončenia jazdy,
• Počet najazdených kilometrov a stav tachometra pred a po jazde.

Takto vedené záznamy slúžia ako dôkaz, že vozidlo bolo využívané výlučne na podnikateľské účely, čo má vplyv na uznanie daňových výdavkov a odpočet DPH.

4. Evidencia výdavkov na prevádzku vozidla

Do evidencie patria aj všetky výdavky spojené s prevádzkou auta, napríklad:

• palivo,
• opravy a servis,
• poistky,
• diaľničné známky,
• doplnky do auta,
• náhradné diely.

Každý záznam musí obsahovať:

• špecifikáciu tovaru alebo služby,
• obstarávaciu cenu bez DPH,
• dátum nadobudnutia tovaru alebo prijatia služby.

Tieto údaje sa evidujú prehľadne a samostatne pre každé vozidlo.

5. Povinnosť sprístupniť evidenciu daňovému úradu

Podľa § 85n ods. 7 zákona o DPH je platiteľ dane povinný na výzvu daňového úradu sprístupniť elektronicky vedené záznamy v lehote určenej vo výzve. Preto je dôležité mať evidenciu spracovanú prehľadne a v digitálnej forme.

6. Uchovávanie záznamov

Na uchovávanie elektronickej evidencie knihy jázd sa vzťahuje § 70 ods. 11 písm. b) zákona o DPH, ktorý stanovuje podmienky uchovávania daňových dokladov a záznamov.

Evidencia knihy jázd podľa § 85n ods. 6 až 8 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH je dôležitým dokladom o tom, že vozidlo bolo využívané výlučne na podnikanie. Správne vedené elektronické záznamy chránia podnikateľa pri daňovej kontrole a zaisťujú preukázateľnosť využívania vozidla v súlade so zákonom.

Ak potrebujete pomôcť s nastavením systému pre správnu evidenciu vozidiel v spoločnosti, neváhajte sa na nás obrátiť.