E-faktúra – Nová zákonná povinnosť pre podnikateľov
O čo ide, koho sa týka a odkedy sa zavádza do praxe
Čo je e-faktúra?
Môže sa zdať, že ide len o obyčajnú faktúru v PDF, ktorá sa odosiela mailom. To však nie je pravda. E-faktúra je osobitý typ elektronického dokumentu. Je vystavená v štruktúrovanom elektronickom formáte, ktorý umožňuje automatizované spracovanie medzi informačnými systémami. Na Slovensku sa používa XML súbor podľa normy EN16931 a technickej špecifikácie Peppol BIS (Billing). V tomto formáte má každý údaj svoje určené miesto, vďaka čomu ich systém dokáže rozlíšiť. Obsahovo sa tu nachádzajú všetky údaje ako v klasickej faktúre.
Čo sa za e-faktúru nepovažuje?
Faktúra vo formáte PDF sa nemôže považovať za e-faktúru, pretože ju systém nedokáže spoľahlivo spracovať bez pomoci človeka. Napriek tomu, že Word a Excel dokumenty patria medzi elektronické, nie sú e-faktúrami, lebo nemajú jednotnú štruktúru. Dáta v nich môžu byť uložené rôznymi spôsobmi, a preto potrebujú zásah človeka. Medzi e-faktúry nepatrí ani naskenovaná papierová faktúra, keďže prakticky ide len o obrázok. Napokon, faktúra v e-maile bez dátovej štruktúry nezaručuje doručenie, integritu ani spracovateľnosť. Navyše, e-mail nie je oficiálny spôsob zasielania e-faktúr.
Odkedy sa zavádza e-faktúra?
V roku 2025 a začiatkom roka 2026 sa začala prípravná fáza, tzn. že sa upravovala legislatíva, tvorili sa metodické usmernenia Finančnej správy, budovala sa infraštruktúra (Peppol, certifikovaní poskytovatelia), pripravovali sa účtovné a fakturačné systémy. V tomto roku sa môžu podnikatelia dobrovoľne (bez prípadných sankcií) zapojiť do e-fakturácie, čo umožní overenie kompatibility softvérov, nastavenie procesov a školenie zamestnancov a účtovníkov. Od 1. januára 2027 sa e-fakturácia pre podnikateľov stane povinnou. Odporúčame nezačínať riešiť e-faktúry až v momente, keď budú povinné. Včasná príprava umožní plynulý prechod bez zbytočných komplikácií.
Čo je Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) je medzinárodná sieť na bezpečné elektronické odosielanie a prijímanie e-faktúr a ďalších obchodných dokumentov medzi firmami a štátnymi inštitúciami. Vznikol v Európskej únii s cieľom zjednodušiť elektronickú fakturáciu a verejné obstarávanie medzi krajinami EÚ.
Kto má povinnosť vystavovať e-faktúru?
Povinnosť e-fakturácie budú mať všetci platitelia DPH pri tuzemských transakciách medzi firmami a tuzemských transakciách medzi firmou a štátnou inštitúciou a pri dodávaní tovarov a služieb (vrátane prijatých preddavkov), pri ktorých je vystavenie faktúr povinné zo zákona.
Kto má povinnosť prijímať e-faktúru?
Povinnosť prijímať e-faktúry sa vzťahuje na omnoho viac subjektov. Okrem vyššie spomenutých sem patria aj neplatitelia DPH, živnostníci, malé firmy a mikropodniky, právnické osoby a neziskový sektor.
Čo musí podnikateľ urobiť pred prechodom na e-faktúru
Prvým krokom je kontrola aktuálneho stavu: ako vystavujete/spracovávate faktúry, aký softvér používate, a či váš softvér podporuje Peppol. Cieľom je identifikovať slabé miesta a pripraviť sa na konkrétne zmeny. Následne je potrebné vybrať si digitálneho poštára, prostredníctvom ktorého budete e-faktúry odosielať a prijímať. Tieto služby budú spoplatnené sadzbou v závislosti od zvoleného poštára. Nasleduje registrácia v Peppol sieti a vytvorenie Peppol ID. Po implementácii nových softvérov je potrebné všetky procesy otestovať. Netreba však zabúdať ani na zaškolenie zamestnancov. V prípade, že máte účtovníctvo aj fakturáciu vedené v našej účtovnej firme Crowe Slovensko, o mnohé povinnosti sa postaráme za vás. Budeme vás v priebehu ďalších mesiacov kontaktovať s ďalšími informáciami.
E-fakturácia predstavuje významnú legislatívnu zmenu, ktorá sa postupne dotkne väčšiny podnikateľov. Nejde len o technickú novinku, ale o zákonnú povinnosť, na ktorú bude potrebné pripraviť účtovné systémy, interné procesy aj zamestnancov. Za nesplnenie tejto povinnosti budú udelené sankcie zo strany správcu dane. Odporúčame nezačínať riešiť e-faktúry až v momente, keď budú povinné. Včasná príprava umožní plynulý prechod bez zbytočných komplikácií.
