Forbered deg til årsoppgjøret!
For regnskapspliktige virksomheter nærmer det seg tid for årsoppgjøret og mange ting skal forberedes og komme på rett plass.
I dette nyhetsbrevet finner du noen nyttige tips til hvordan du forbereder deg til årsoppgjøret 2023.
1. Skattemelding for næringsdrivende – starthjelp
Skatteetatens starthjelp for næringsdrivende kan være et godt utgangspunkt når du skal forberede deg til årsoppgjøret – enten det er første gang du skal gjennom et årsoppgjør eller om du bare ønsker å oppdatere deg på prosessen. Her finner du blant annet rettledninger, ny skattemelding etc. samt beskrivelse om hvordan du kan endre tidligere skattemeldinger.
Enkeltpersonforetak skal levere skattemeldingen i nytt format – enten i regnskapssystemet eller i portal på skatteetaten.no. Fra inntektsåret 2023 må alle selskaper (AS, DA/ANS, KS mv.) sende inn ny, digital skattemelding via et årsoppgjørssystem eller regnskapssystem. Enkeltpersonforetak med revisjonsplikt må også levere næringsspesifikasjonen gjennom et regnskap- eller årsoppgjørsprogram.
2. Det handler om planlegging
Å få til en god prosess med årsoppgjøret handler i stor grad om god planlegging. Det bør avklares i god tid hvem som skal gjøre hva og til hvilken tid. Organiser og planlegg arbeidet så godt som mulig gjennom året – ikke minst i årsoppgjørsperioden. Lag deg kontrollister og «To-do-lister» med datoer.
Belønn deg selv ved å krysse av etter hvert som de forskjellige oppgavene er blitt gjort!
3. Revisor kan bidra i planleggingen
Din revisor kan både være behjelpelig med å utarbeide en plan for årsoppgjøret og avstemme og justere en plan som virksomheten allerede har utarbeidet. Gjør gjerne det tidlig på høsten.
Ønsker du å ta opp andre problemstillinger, er det vanligvis også bedre å gjøre dette før nyttår, enn etter. Du er ikke den eneste som revisor skal hjelpe!
4. Behov for utvidet overtidsarbeid?
Litt vel mye å gjøre i perioden med årsoppgjør? Da bør virksomheten også vurdere om den bør søke Arbeidstilsynet om dispensasjon fra arbeidstidsbestemmelsene.
Husk at søknaden må sendes inn senest fire uker før arbeidet starter og at arbeid tilbake i tid ikke kan godkjennes.
5. Viktige frister for årsoppgjøret!
I lenken finner du en oversikt over noen frister for årsoppgjøret 2023.
6. Lønn – gjør mest mulig i november
I desember og rundt lønnsinnberetningen i januar blir det travelt! Avstem lønn pr. november – slik at du kan gjøre eventuelle rettelser i forhold til for eksempel personalrabatter, gaver og privat bruk av bonuspoeng i desember.
7. Tap på kundefordringer? Sjekk i november
Kundefordringene bør også gjennomgås i november med spesielt fokus på allerede forfalte poster. Kjør ut en aldersfordelt liste og vurder om forfalte poster skyldes manglende betalingsevne eller manglende betalingsvilje.
8. Leverandørene må du også sjekke
Kjør ut lister fra leverandørreskontro – på samme vis som kundefordringer – i november og pr. 31.12.
9. Forbered varetellingen
Planlegg varetellingen i god tid. Utarbeid en telleinstruks med tidspunkt, varighet, ansvarsfordeling, kontrolltellinger, behandling av ukurante varer og kontroll av lagerbevegelser. Sjekk også at prisregisteret samsvarer med valgt prinsipp for tilordning av anskaffelseskost.
10. Avstem før nyttår – oppgi endelige frister
Gjør unna mest mulig av avstemmingsarbeidet før nyttår. Innhent saldoforespørsler fra kunder og leverandører og gi ansatte en siste frist for innsending av bilag.
Avklar usikre poster i regnskapet. Avstemmes regnskapet pr. november, kan differanser rettes før nyttår.
11. Kostnadsføre eller balanseføre?
Driftsmidler skal som hovedregel balanseføres dersom anskaffelseskost er over 15 000 kroner og brukstiden overstiger tre år. I statsbudsjettet for 2024 er det foreslått å øke grensen til 30 000 kroner.
12. Fradragsveiviseren for enkeltpersonforetak
Fradragsveiviseren gir oversikt over vanlige fradrag i skattemeldingen, men du kan ha rett på flere fradrag enn det som fremkommer der.
13. Lån fra selskap til aksjonær – lån eller utbytte?
Er det gitt lån til personlig aksjonær i selskapet eller noen av dennes nærstående personer, behandles det som hovedregel skattemessig som utbytte for aksjonæren, men etter aksjeloven og regnskapslovens regler anses dette som et lån. Det er visse unntak fra dette.
14. Årsavslutningen starter med banken
Når alle bilag er ført er det mest naturlig å begynne en årsavslutning med å avstemme banken. I utgangspunktet skal saldo pr. 31.12. i regnskapsprogrammet og saldo på kontoutskriften fra banken pr. 31.12 være den samme. I motsatt fall må du finne ut hva avviket er og rette regnskapsføringen.
Husk å føre renter pr. 31.12. Kravet til dokumentasjon av bankinnskudd, lånegjeld, kontanter og lignende følger av bokføringsforskriften § 6-2.
15. Registrer alle bilag
Sørg for å registrere alle bilag før du starter på årsavslutningen. Registrer alt du har liggende for foregående regnskapsår som du vet om – noe annet vil bare komplisere selve årsavslutningen. Har noe likevel blitt liggende, for eksempel fordi det har vært usikkerhet om hvordan noe skulle behandles, få det gjort så raskt som mulig.
16. Justering og tilbakeføring av inngående merverdiavgift
Har virksomheten justeringspliktige kapitalvarer (fast eiendom eller gjenstander av større verdi) må det vurderes om det må gjøres en årlig justering på grunn av bruksendring, eller justering i løpet av året på grunn av salg eller annen overdragelse. Det skal foreligge dokumentasjon for bruken av kapitalvarer gjennom året. Ved salg eller annen overdragelse skal avtaler om overdragelse av justeringsplikt/-rett være inngått og dokumentert.
17. Omtvistede tilvirkningskontrakter – riktig innberetning av inngående og utgående avgift
Fra og med 1. januar 2023 skal innberetning av merverdiavgift knyttet til fordringer som har sitt grunnlag i omtvistede tilvirkningskontrakter utsettes inntil det omtvistede kravet er avklart eller betalt. Bestemmelsen får betydning både for når entreprenøren skal ta med utgående avgift i mva-meldingen og for når byggherre kan føre fradrag for inngående avgift i mva-meldingen. Bestemmelsen gjelder ikke når partene er nærstående.
18. Balansen må dokumenteres
Bokføringsloven krever at alle balanseposter pr. 31.12 som ikke er ubetydelige, skal dokumenteres. Dette for å underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet.
19. Avstem merverdiavgiften
For å avstemme merverdiavgiften må du se på oppgjørskontoen for merverdiavgift (ofte konto 2740). Pr. 31.12. bør saldoen på denne kontoen være den samme som du skylder (eller har til gode) merverdiavgift for 6. termin. Dersom dette ikke er tilfellet, må det undersøkes hvorfor.
20. Tidsavgrensninger
Kartlegg alle periodiseringer som må gjøres ved å sammenligne mot fjorårets avsetning, analyser mot resultatposter og kontroller mot bilag påfølgende måned.
21. Pensjoner og forsikringer
En del personforsikringer er innberetningspliktige. Den ansatte må betale skatt mens bedriften må betale arbeidsgiveravgift, av det forsikringen koster. Be tidlig forsikringsselskapet om en oversikt over den andelen av forsikringer som skal inn innrapporteres i a-meldingen på de ansatte. Da har du også grunnlaget som det skal beregnes arbeidsgiveravgift av.
Be forsikringsselskapet/aktuar om alle nødvendige beregninger når det gjelder kostnader og forpliktelser i forbindelse med fremtidige pensjonsforpliktelser. På Norsk Regnskapsstiftelse sine nettsider finnes en oversikt over pensjonsforutsetninger.
22. Oversikt over biler
For selskaper med bil i næring skal det noteres kilometerstand pr. 31.12., biltype/modell og registreringsnummer.
23. Vurder egenkapitalsituasjonen
Styret skal etter aksjeloven påse at virksomheten til enhver tid har forsvarlig med egenkapital, men det er kanskje naturlig å ta en ekstra sjekk rundt årsskiftet etter hvert som «brikkene» faller på plass.
24. Aksjonærregisteroppgaven
I aksjonærregisteroppgaven melder du inn eventuelle endringer i hvem som eier aksjer, hva som er utdelt i utbytte gjennom året, kapitalendringer osv.
25. Bærekraft blir stadig viktigere
Sett av litt tid for å vurdere om noen av virksomhetens verdier er påvirket/ødelagt som følge av klimaendringer og hvor stor betydning dette eventuelt har. Bærekraftsforhold kan påvirke både anleggsmidlers salgsverdi og bruksverdi.
26. Enklere for små foretak
Har du fått med deg at det er gjort forenklinger i regnskapsloven for små foretak, spesielt når det gjelder noteopplysninger? Det er nå kun tre noteopplysninger som må gis uavhengig av betydningen for årsregnskapet. Det er opplysninger om antall årsverk, egne aksjer samt lån og sikkerhetsstillelse til ledende personer, aksjeeiere og lignende.
Norsk RegnskapsStiftelse (NRS) har oppdatert NRS 8 God regnskapsskikk for små foretak.
27. Tvangsmulkt
Dersom du ikke sender inn pålagte oppgaver, ikke retter deg etter pålegg om bokføring eller ikke gir opplysninger etterspurt i en kontroll fra skatteetaten kan du bli ilagt tvangsmulkt.
28. Kvalitetssikre skattekostnaden
De fleste årsoppgjørsprogram gjør en automatisk skatteberegning, men det er uansett virksomheten som er ansvarlig for at denne blir riktig. Det er derfor viktig å kvalitetssikre beregningene.
29. Utbytterestriksjoner ved tilskudd
Har eierne vedtatt utbytte, selskapet avgitt konsernbidrag eller lignende i 2023? Husk å sjekke om selskapet har mottatt tilskudd i ordninger med utbytterestriksjoner eller utbytteforbud. I så fall skal støtten tilbakebetales.
30. Løft bolig, fritidsbolig, båt etc. ut av selskapet
Myndighetene vil til livs at selskaper dekker aksjonærers private kostnader, typisk at et selskap investerer i fast eiendom og andre formuesobjekter som skal brukes av en eller flere aksjonærer. Regjeringen vil arbeide videre med forslaget til nye særregler for privat konsum i selskaper som ble sendt på høring i 2022. Det tas sikte på å fremme et forslag i 2024, med ikrafttredelse i 2025.
Spørsmål/kommentarer om nyhetsbrevet?
Send en e-post til redaktør Alf Asklund, Revisorforeningen
