Doanh nghiệp nên có một danh mục checklist các vấn đề cần lưu ý
Danh mục này giúp Doanh nghiệp xem xét và so sánh các đối tác dịch vụ một cách trực quan, và dễ dàng xác định chính xác đơn vị đạt được các yêu cầu đề ra.
Doanh nghiệp cần xác định rõ các chức năng mà mình muốn thuê ngoài và cần trợ giúp ở mức độ nào. Sau đó, soạn thảo một bảng câu hỏi bao gồm các câu hỏi thiết yếu cho cuộc đàm phán, về bộ phận hỗ trợ của họ, giá cả và lệ phí, phần mềm sử dụng…
Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể hỏi:
- Có bao nhiêu nhân viên sẽ phụ trách bảng lương?
- Sử dụng phần mềm gì?
- Quá trình thiết lập ban đầu ra sao?
- Quy trình làm việc như thế nào?
- Các quy trình của bạn có mức độ bảo mật thế nào?
- Liệu tôi có phải chi trả thêm chi phí nào khác không?
Kinh nghiệm
Doanh nghiệp nên tìm đến một nhà cung cấp dịch vụ có nhiều năm kinh nghiệm, với bề dày hoạt động, danh tiếng vững chắc và những nhận xét có giá trị từ khách hàng của họ.
Các nhà cung cấp này đã quen thuộc với các yêu cầu của doanh nghiệp. Do đó, họ biết cách thích nghi và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn. Họ luôn cập nhật với những thay đổi pháp lý liên quan. Họ hiểu các cơ quan nhà nước và cách để làm việc với họ. Họ có thể giải quyết các vấn đề về tiền lương và cho bạn lời khuyên khi cần thiết. Và họ có thể đảm bảo tính chính xác hơn trong tất cả các quy trình.
Nói cách khác, kinh nghiệm của họ mang lại cho bạn sự an tâm.
Công nghệ tiên tiến
Công nghệ hàng đầu sẽ giúp đảm bảo an toàn thông tin và hiệu quả của tất cả các quy trình trả lương. Các nhà cung cấp hiểu điều này, vì vậy họ luôn cố gắng trang bị cho mình phần mềm và công nghệ mới nhất. Nhưng vì mỗi công ty sẽ có mức đầu tư cho công nghệ khác nhau, hãy tìm một công ty đáp ứng được với các yêu cầu của bạn.
Trao đổi thẳng thắn về quyền riêng tư, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu, số lượng bảng lương hàng tháng, các kỳ trả lương khác nhau và bất kỳ nhu cầu cụ thể nào của bạn. Và nếu có thể, hãy yêu cầu chạy thử phần mềm để đảm bảo rằng nó mới, dễ sử dụng và đáp ứng mong đợi của bạn.
Cơ cấu chi phí minh bạch
Phí ẩn là những bất ngờ khó chịu. Ví dụ, một số công ty dịch vụ trả lương sẽ tính thêm phí cho nhân viên mới hoặc bất cứ khi nào bạn yêu cầu báo cáo tóm tắt bảng lương cho một khoảng thời gian cụ thể. Việc này có thể tiêu tốn một khoản tiền lớn và thổi bay kế hoạch tiết kiệm của bạn.Vì vậy, hãy luôn cẩn thận với các khoản phí ẩn, đặc biệt là khi giá có vẻ quá tốt. Để ngăn chặn các vấn đề từ các khoản phí ẩn, yêu cầu các nhà cung cấp giải thích rõ ràng cấu trúc giá của họ, đặc biệt về các điều khoản có thể phải chịu phí bổ sung trong tương lai. Sau đó xác định các điều khoản cụ thể trong các thỏa thuận dịch vụ liên quan.
Dịch vụ bổ sung
Như đã đề cập ở trên, một số công ty không chỉ cung cấp dịch vụ trả lương. Các nhà cung cấp dịch vụ 360o này có thể bao gồm tất cả các chức năng nhân sự của bạn. Vì vậy, thay vì hợp tác với một số công ty với các dịch vụ nhân sự khác nhau, giờ bạn chỉ cần một. Và sau đó, bạn sẽ có nhiều thời gian và năng lượng hơn để điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.