Kiểm toán nội bộ

- Doanh nghiệp bắt buộc phải có Bộ phận kiểm toán nội bộ theo luật định bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 năm 2021 gồm:
+ Công ty niêm yết;
+ Doanh nghiệp mà nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ là công ty mẹ hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con;
+ Doanh nghiệp nhà nước là công ty mẹ hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con.
Lý do các đối tượng trên thuộc diện bắt buộc là do có quy mô và tính chất hoạt động có tầm ảnh hưởng rộng lớn, khi rủi ro xảy ra thì sẽ có ảnh hưởng lan tỏa đến công chúng, thị trường, và nhiều bên liên quan.

- Doanh nghiệp không thuộc đối tượng bắt buộc ở trên nhưng nếu có những dấu hiệu sau thì nên xây dựng Bộ phận kiểm toán nội bộ với đầy đủ chức năng để nâng cao hiệu quả công tác quản trị và kiểm soát rủi ro:

+ Quy mô của doanh nghiệp ngày càng mở rộng và tính chất hoạt động ngày càng phức tạp hơn, ví dụ như: (1) Số lượng khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, nhân viên ngày càng nhiều hơn; (2) Thị trường mở rộng hơn về mặt địa lý và phân khúc; (3) Chủng loại sản phẩm đa dạng hơn; (4) Ngành nghề nhiều hơn; (5) Nhiều phòng ban, chi nhánh, văn phòng, công ty con, nhà xưởng hơn, (6) Cấu trúc thang bậc quản lý nhiều tầng hơn, (7) Chính sách và quy trình nhiều hơn, đa dạng hơn, và phức tạp hơn.

+ Chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo doanh nghiệp bắt đầu: (1) cảm thấy bị ngợp với khối lượng công việc ngày càng tăng lên vì không thể theo sát từng việc, từng nhân viên để hiểu rõ sự việc và kịp thời nhắc nhở, chỉnh sửa, uốn nắn như trước nữa; (2) cảm thấy cách nhìn nhận và đánh giá đối với các bộ phận ở dưới không còn được khách quan và hợp lý nữa, nhận thấy cần phải có bộ phận độc lập kiểm tra và báo cáo lại một cách độc lập khách quan hơn, từ đó giúp các bộ phận đồng thuận và tuân thủ hơn.

+ Những sai sót và sai số trong công việc dần xuất hiện nhiều hơn như: (1) nhân viên và từng bộ phận không hiểu hoặc không làm đúng theo định hướng phát triển chung, không tuân thủ chính sách và quy trình đã ban hành dẫn đến các sự cố không đáng có; (2) khách hàng và nhà cung cấp bắt đầu phàn nàn nhiều hơn về chất lượng, tiến độ, và quy trình xử lý; (3) báo cáo công việc và báo kế toán thiếu chính xác; (4) nhiều thiếu sót trong việc tuân thủ pháp luật; (5) các mục tiêu hoạt động và chiến lược không đạt được như kỳ vọng; (6) xung đột giữa các bộ phận ngày càng nhiều lên; (7) ngày càng nhiều các rủi ro xuất hiện ngoài dự tính, (8) sự cố xảy ra mà không có phương án xử lý kịp thời,…

Thực tế là khi chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ thì chính các chủ doanh nghiệp là người trực tiếp thực hiện các công việc gần tương tự như của bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc phân công cho một số bộ phận chuyên môn khác kiêm nhiệm. Nhưng cách làm này chỉ phù hợp khi doanh nghiệp ở quy mô nhỏ và vừa thôi, nếu tiếp tục như vậy thì sẽ không thể phát triển bền vững ở quy mô lớn hơn.

- Doanh nghiệp tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm và các cuộc kiểm toán đột xuất khi cần thiết. Đối với các đối tượng thuộc diện bắt buộc phải thực hiện kiểm toán nội bộ theo luật định thì trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính người phụ trách kiểm toán nội bộ phải gửi báo cáo kiểm toán hàng năm cho các bộ phận liên quan.

- Báo cáo kiểm toán phải trình bày rõ: nội dung kiểm toán, phạm vi kiểm toán; những đánh giá, kết luận về nội dung đã được kiểm toán và cơ sở đưa ra các ý kiến này; các yếu kém, tồn tại, các sai sót, vi phạm, kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót và xử lý vi phạm; đề xuất các biện pháp hợp lý hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ; hoàn thiện chính sách quản lý rủi ro, cơ cấu tổ chức của đơn vị (nếu có).

- Báo cáo kiểm toán phải có ý kiến của ban lãnh đạo bộ phận/đơn vị được kiểm toán. Trong trường hợp bộ phận/đơn vị được kiểm toán không thống nhất với kết quả kiểm toán, báo cáo kiểm toán nội bộ cần nêu rõ ý kiến không thống nhất của bộ phận/đơn vị được kiểm toán và lý do.

- Báo cáo kiểm toán phải có chữ ký của Trưởng đoàn hoặc Trưởng nhóm kiểm toán hoặc người phụ trách cuộc kiểm toán. Trường hợp đi thuê thực hiện kiểm toán nội bộ thì báo cáo kiểm toán ít nhất phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền và đóng dấu (nếu có) của đơn vị cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, báo cáo kiểm toán có thể có chữ ký của những người có liên quan khác của đơn vị cung cấp dịch vụ tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên.

Tùy vào tình hình cụ thể mà các doanh nghiệp nên cân nhắc những lợi thế sau của việc thuê ngoài nếu thị trường bên ngoài có thể đáp ứng được:

- Có thể giúp đáp ứng được yêu cầu về thời hạn xử lý công việc: Nếu cần phải đáp ứng yêu cầu về thời hạn thì giải pháp thuê ngoài sẽ khả thi hơn rất nhiều. Các công ty kiểm toán độc lập sẽ luôn có đủ nguồn lực để thực hiện công việc khi được yêu cầu, còn nếu để doanh nghiệp tự xây dựng và thực hiện thì sẽ mất nhiều thời gian vì công việc này đòi hỏi chuyên môn cao, tuyển người, đào tạo, xây dựng quy trình / chính sách/ phương pháp làm việc/ công cụ,… những việc này cần thời gian đủ dài thì mới có được.

- Có thể giúp tiết kiệm được công sức và thời gian cho ban lãnh đạo doanh nghiệp: Việc tự xây dựng và vận hành bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ làm tốn nhiều công sức và thời gian của ban lãnh đạo doanh nghiệp hơn là đi thuê bên ngoài. Lý do là vì công việc kiểm toán nội bộ mang tính chuyên ngành và chuyên sâu cao, đòi hỏi liên tục phải cập nhật, có nhiều khác biệt với lĩnh vực kinh doanh. Càng thêm nhiều nhân viên thì doanh nghiệp sẽ càng tốn nhiều công sức và thời gian hơn cho vấn đề tuyển dụng, quản lý, đào tạo, phát triển nhân sự, sa thải, tuyển mới... Thời gian và công sức của ban lãnh đạo nên được tập trung hơn vào chiến lược kinh doanh thì sẽ đem lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp. Ban lãnh đạo doanh nghiệp chỉ cần nắm được những vấn đề chính của Kiểm toán nội bộ để giúp điều phối và kiểm soát ở mức tổng thể, còn các công việc chuyên môn và chi tiết có thể thuê ngoài.

- Có thể giúp tiết kiệm chi phí hơn cho doanh nghiệp: Chi phí cho mỗi lần thuê ngoài có thể là nhiều nhưng nếu so với tổng các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để duy trì cả bộ phận kiểm toán nội bộ trong cả một kỳ tài chính thì thường là sẽ nhỏ hơn (Vd: lương thưởng, bảo hiểm bắt buộc, thuế thu nhập, chi phí đào tạo, chi phí quản lý tăng thêm do có thêm bộ phận, chi phí công đoàn, thuê văn phòng, thiết bị làm việc, công tác phí, trợ cấp,…). Chi phí sẽ còn tăng nhiều hơn nếu doanh nghiệp có nhiều đơn vị trải dài trong cả nước, hay ở nước ngoài. Việc thuê ngoài sẽ giúp giảm bớt gánh nặng chi phí thường xuyên cho doanh nghiệp.

- Có thể giúp bảo đảm chất lượng công việc hơn: Các công ty kiểm toán sẽ thường là sẽ có nhân sự có trình độ chuyên môn tốt hơn và đồng đều hơn vì họ liên tục được đào tạo chuyên sâu và va chạm thực tế nhiều hơn.Việc đào tạo nhân viên luôn là vấn đề khó khăn đối với các doanh nghiệp. Ngoài ra, các kiểm toán viên bên ngoài sẽ thường có nhiều ý tưởng mới hơn vì họ có cơ hội học hỏi từ nhiều khách hàng khác nhau, nhiều ngành nghề khác nhau, thường xuyên cập nhật thông tin pháp luật và kiến thức mới hơn. Những ý kiến mới của họ sẽ có thể giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều cải tiến để tối ưu quy trình và gia tăng hiệu suất, do đó sẽ tăng trưởng lợi nhuận nhiều hơn.

- Có thể giúp nâng cao hơn tính độc lập khách quan: Mặc dù bộ phận kiểm toán nội bộ phải duy trì tính độc lập và khách quan với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, nhưng trên thực tế do thường xuyên gặp nhau trong nội bộ doanh nghiệp nên có thể phát sinh những mối nguy cơ làm ảnh hưởng đến tính độc lập và khách quan đó, ví dụ như nể nang, thân quen,… dẫn đến báo cáo kiểm toán nội bộ sẽ có thể không còn trung thực so với thực tế.  Vì vậy, việc thuê ngoài sẽ giảm bớt được các nguy cơ này, đây là một trong những yếu tố quan trọng mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ thuê ngoài. Ngoài ra, khi tính độc lập và khách quan được bảo đảm tối đa (và về hình thức và bản chất) thì các bộ phận cũng sẽ có thêm sức ép và động lực để thực hiện công việc của mình theo cách tốt nhất của họ để không bị đánh giá kém vì có nhiều sai sót hay sai số.

- Có thể tận dụng được thương hiệu uy tín của nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán nội bộ: Thương hiệu uy tín của nhà cung cấp dịch vụ cũng sẽ góp phần làm tăng sự tin tưởng của các đối tác đối với doanh nghiệp về hiệu quả hoạt động và quản trị rủi ro. Do đó mà doanh nghiệp sẽ có thể gặp nhiều thuận lợi và ưu đãi hơn khi thực hiện các giao dịch với các bên liên quan.

Ngược lại, việc thuê ngoài sẽ có một số hạn chế sau, cần có giải pháp tương ứng:

- Sẽ có những vấn đề chuyên môn mà kiểm toán viên thuê ngoài không thể hiểu rõ được như là người trong nội bộ: Điều này là tất yếu vì vậy nếu sử dụng phương án thuê ngoài thì doanh nghiêp luôn cần có người điều phối phù hợp, có trách nhiệm phối hợp và trao đổi với bên thuê ngoài đầy đủ về những vấn đề nội bộ có liên quan để giúp họ thực hiện công việc đạt hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất và quy mô mà doanh nghiệp cân nhắc thuê ngoài một phần công việc hay thuê ngoài toàn bộ công việc kiểm toán nội bộ. Những việc gì mà bên thuê ngoài khó có thể làm được thì doanh nghiệp nên tự làm.

- Không yên tâm về chất lượng công việc và bảo mật thông tin: Đây là vấn đề luôn được đặt ra khi thuê ngoài dịch vụ nào đó. Để giúp giảm thiểu rủi ro này doanh nghiệp cần đầu tư công sức vào công tác tuyển chọn nhà cung cấp dịch vụ ngay từ đầu. Các nhà cung cấp dịch vụ cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về uy tín, chuyên môn và nguồn lực, và doanh nghiệp nên đưa vào danh sách khoảng 2-3 nhà cung cấp đạt yêu cầu để có thể thay đổi hoặc bổ sung khi cần thiết. 

- Chi phí sẽ vượt ngân sách: Doanh nghiệp nên trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ để họ tư vấn xem nên ưu tiên thực hiện những phạm vi công việc như thế nào là tốt nhất trong phạm vi ngân sách cho phép, ví dụ: thuê thực hiện một phần hay thuê thực hiện toàn bộ công việc kiểm toán nội bộ,…. Ngoài ra, có thể đàm phán thêm để được giảm phí để duy trì quan hệ lâu dài.

- Không có người báo cáo thường xuyên và chi tiết kết quả kiểm toán: Trong mọi trường hợp thuê ngoài thì doanh nghiệp cần luôn có người phụ trách tổng thể công tác kiểm toán nội bộ để luôn nắm bắt được tình hình kết quả kiểm toán kịp thời và đầy đủ, cũng như liên lạc hiệu quả với bên cung cấp dịch vụ khi cần thiết. Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu bên cung cấp dịch vụ tham gia những buổi giải trình kết quả kiểm toán nội bộ khi được yêu cầu.

Click vào đây để tải về tài liệu trình bày chi tiết hơn các nội dung ở dưới đây:

- Mục tiêu của kiểm toán nội bộ

- Các nguyên tắc cơ bản của kiểm toán nội bộ

- Các yêu cầu nhằm đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của kiểm toán nội bộ

- Nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán nội bộ

- Công tác kiểm toán nội bộ đối với các doanh nghiệp

- Tiêu chuẩn của người làm công tác kiểm toán nội bộ

- Quy chế và quy trình kiểm toán nội bộ

- Phương pháp thực hiện kiểm toán nội bộ

- Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm

- Thực hiện kế hoạch kiểm toán

- Báo cáo kiểm toán

- Báo cáo đột xuất và tham vấn chuyên môn

- Lưu hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ

- Đảm bảo chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ

- Nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán nội bộ

- Trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ

- Quyền hạn của bộ phận kiểm toán nội bộ

- Trách nhiệm và quyền hạn của người làm công tác kiểm toán nội bộ

- Trách nhiệm và quyền hạn của người phụ trách kiểm toán nội bộ

- Trách nhiệm của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty

- Trách nhiệm của Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp

- Trách nhiệm của các bộ phận, đơn vị được kiểm toán