Daňové náklady pod kontrolou

Koniec roka je pre spoločnosti prirodzeným obdobím finančného a daňového „upratovania“. Pri príprave účtovnej závierky kontrolujeme náklady, doúčtovania, rezervy či transakcie so spriaznenými osobami. Zároveň je to vhodný čas položiť si otázku, či náklady, ktoré považujeme za daňové, dokážeme v prípade kontroly aj dostatočne obhájiť. V praxi nestačí, že máme faktúru a náklad na prvý pohľad súvisí s podnikaním. Pri daňovej kontrole môže byť potrebné preukázať, že služba alebo plnenie boli skutočne dodané, súviseli s dosahovaním, zabezpečením alebo udržaním zdaniteľných príjmov a spĺňajú ďalšie podmienky stanovené daňovými predpismi. Toto sú niektoré oblasti, pri ktorých sa oplatí byť obozretný.

1. Poradenské a manažérske služby – faktúra nemusí stačiť

„Consulting services“, „management fee“ alebo „advisory services“ patria medzi položky, ktoré si zaslúžia zvýšenú pozornosť – najmä ak ich slovenskej spoločnosti fakturuje materská alebo iná spoločnosť zo skupiny. Ak máme k dispozícii iba faktúru so všeobecným popisom služby, môže byť pri kontrole náročné preukázať, čo bolo skutočne dodané a aký ekonomický prínos mala služba pre slovenskú spoločnosť. Odporúčame preto uchovávať aj zmluvy, objednávky, reporty, prezentácie, výstupy z projektov, relevantnú e-mailovú komunikáciu či iné dôkazy o poskytnutí služby. Pri vnútroskupinových transakciách musíme navyše myslieť na pravidlá transferového oceňovania.

2. Marketing, reklama alebo reprezentácia?

Firemné podujatia, darčekové predmety, občerstvenie, sponzoring či rôzne marketingové aktivity môžu mať odlišný daňový režim. Rozhodujúci pritom nemusí byť názov na faktúre, ale skutočný obsah a účel výdavku. Pred koncom roka odporúčame preveriť významnejšie marketingové náklady a dokumentáciu k nim. Pri kampani môže ísť napríklad o mediaplán, objednávku, fotografie, štatistiky kampane alebo iné podklady preukazujúce jej realizáciu a súvislosť s podnikateľskou činnosťou. Osobitnú pozornosť si zaslúžia náklady na reprezentáciu, pri ktorých zákon o dani z príjmov stanovuje špecifické obmedzenia daňovej uznateľnosti.

3. Služby zo zahraničia

Pri faktúre od zahraničného dodávateľa sa naše posúdenie nemusí skončiť otázkou, či ide o daňový náklad. V závislosti od charakteru transakcie môže byť potrebné preveriť režim DPH, prípadnú zrážkovú daň, uplatnenie príslušnej zmluvy o zamedzení dvojitého zdanenia či ďalšie povinnosti. Pri platbách do zahraničia je vhodné analyzovať nielen samotný náklad, ale celú transakciu.

4. Náklady od spriaznených osôb

Pri transakciách medzi závislými osobami by sme mali oddeliť dve otázky. Je daný náklad vôbec daňovo uznateľný? A ak áno, zodpovedá jeho výška princípu nezávislého vzťahu? To je dôležité napríklad pri manažérskych službách, IT podpore, licenciách, úrokoch, prenájme alebo nákladoch rozdeľovaných medzi spoločnosti skupiny. Koniec roka je vhodným momentom na kontrolu výsledkov slovenských spoločností v skupine a na preverenie, či nastavené transferové ceny zodpovedajú politike transferového oceňovania a ekonomickej realite.

5. Rezervy, opravné položky a staré pohľadávky

Účtovný náklad nemusí automaticky znamenať daňový náklad. Typickým príkladom sú rezervy a opravné položky, pri ktorých daňová legislatíva stanovuje vlastné podmienky. Pri uzatváraní roka odporúčame venovať pozornosť najmä starším a rizikovým pohľadávkam, rezervám vytvoreným na budúce náklady a položkám, pri ktorých sa účtovné a daňové posúdenie odlišuje. Rovnako dôležité je preveriť staré záväzky. Aj tie totiž môžu mať za určitých okolností vplyv na základ dane.

6. Firemné vozidlá a výdavky so súkromným prvkom

Automobily, pohonné látky, telefóny, cestovné náklady či ďalší majetok používaný zamestnancami môžu vytvárať situácie, v ktorých sa prelína podnikateľské a súkromné využitie. Tu odporúčame pozerať sa na problém komplexne. Jedna transakcia môže mať dopad na daň z príjmov spoločnosti, DPH aj zdanenie príjmu zamestnanca. Interné pravidlá by zároveň mali zodpovedať tomu, ako sa majetok používa v skutočnosti.

7. Jednorazové a neobvyklé transakcie

Každý rok prináša transakcie, ktoré nie sú súčasťou bežného účtovného procesu: reštrukturalizácie, odstupné, ukončenie zmlúv, odpis majetku, škody, inventúrne rozdiely alebo mimoriadne poradenské projekty. Práve pri významných jednorazových položkách odporúčame vyriešiť daňové posúdenie ešte pred uzatvorením účtovníctva. O niekoľko rokov, keď príde daňová kontrola, môže byť získanie dokumentácie alebo vysvetlenia obchodného dôvodu transakcie podstatne komplikovanejšie.

Čo preveriť ešte pred uzatvorením roka?

Pri kontrole daňových nákladov sa nepozerajme iba na účtovný zoznam položiek. Pri významných alebo neštandardných výdavkoch si položme tri jednoduché otázky: Vieme vysvetliť, prečo tento náklad vznikol? Vieme preukázať, že plnenie bolo skutočne dodané? Máme dokumentáciu, ktorou to dokážeme aj o niekoľko rokov?

Ak je pri niektorej z odpovedí pochybnosť, koniec roka je správnym časom situáciu preveriť. Dodatočne získavať zmluvy, výstupy či vysvetlenia až počas daňovej kontroly býva podstatne náročnejšie.

Chcete mať istotu, že vaše náklady obstoja aj pri daňovej kontrole?

Vieme s vami ešte pred uzatvorením roka preveriť významné a rizikové nákladové položky, identifikovať možné daňové dopady a skontrolovať, či máte k dispozícii dostatočnú dokumentáciu. Koncoročná previerka môže pomôcť odhaliť problém v čase, keď ho ešte vieme riešiť, namiesto toho, aby sme ho prvýkrát otvorili až pri daňovej kontrole.