Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác

10/05/2021
 
Sự cần thiết của quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay việc nhập một khối lượng hàng hóa lớn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là điều thiết yếu. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho và sự lãng phí về vốn lưu động xảy ra. Vậy nên việc báo cáo thường xuyên hơn về số lượng hàng hóa theo kế hoạch sẽ luôn giúp người quản lý dễ dàng đưa ra kế hoạch nhập hàng hóa tốt hơn, kịp tiến độ mà nguồn vốn vẫn tự động xoay vòng.

Bên cạnh đó quy trình kiểm kê hàng tồn kho còn giúp hạn chế tổn thất về nguyên vật liệu và hàng hóa. Việc không kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả sẽ dẫn tới việc hàng hóa lâu ngày sẽ hỏng hóc, hao mòn hoặc đôi khi là không sử dụng được. Điều này làm mất đi giá trị thực của sản phẩm và gây tổn thất trực tiếp tới doanh nghiệp.

Ngoài ra, một quy trình kiểm kê hàng tồn kho tốt sẽ giúp chính doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Đặc biệt hàng hóa có khối lượng càng lớn thì doanh nghiệp sẽ chịu thêm các khoản phụ phí về không gian, điện, nước, nhân công... để có thể duy trì. Do đó, muốn giảm bớt được chi phí thì bạn sẽ cần kiểm kê được hàng tồn hiệu quả.

Chi tiết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho
  • Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho
    + Chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đặc biệt với những ngày tiến hành kiểm kê hàng nếu thật sự cần thiết thì nên thông báo với nhà cung cấp, đối tác hay khách hàng để tránh làm phiền cũng như hạn chế được tần suất nhập hàng thêm mới. Hoặc hàng hóa mới được nhập thêm nên để ở một khu vực riêng, tách biệt với hàng hóa đang được kiểm kê.
    + Phân công nhân sự, người sẽ chịu trách nhiệm về việc tham gia quá trình kiểm kê, thông thường trong doanh nghiệp thì thủ kho và kế toán sẽ phối hợp để thực hiện nhiệm vụ này, hoặc trong một số trường hợp thì người quản lý sẽ làm việc trực tiếp.
    + Đưa ra kế hoạch cụ thể hơn cho việc kiểm kê tồn kho khu vực nào sẽ kiểm trước, khu vực nào sau, loại mã hàng nào được ưu tiên, thời gian nào tới thời gian nào,...
  • Các bước quy trình kiểm kê hàng hồn kho

Thông thường một doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa theo các bước sau hoặc tùy theo đặc thù kinh doanh khác nhau mà cũng có sự linh hoạt thay đổi phù hợp.
Bước 1: Căn cứ theo phần mềm quản lý cùng các báo cáo về tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự khu vực. Lưu ý, mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa bao gồm các cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hóa tại báo cáo, ghi chú...
Bước 2: Bắt đầu kiểm kê tại kho và ghi chú vào mẫu đã sẵn có. Nên có hai người thực hiện kiểm kê song song và ghi số liệu độc lập ở hai biên bản để đối chiếu tăng sự chính xác.
Bước 3: Sau khi kiểm kê và hoàn tất việc so sánh kết quả kiểm kê của 2 người về số lượng thực tế, nếu trường hợp có chênh lệch thì sẽ cần đếm lại để được số liệu chính xác.
Bước 4: Sau khi chốt lại được lượng hàng hóa tồn thực tế tại kho thì sẽ tiến hành đối chiếu với số liệu tương ứng trên báo cáo. Nếu có chênh lệch thì thủ kho và kế toán cần điều tra và có giải trình chi tiết.
Bước 5: Sau khi giải trình chênh lệch, kế toán cần điều chỉnh lại sự chênh lệch theo đúng với số liệu thực tế đã kiểm tra.
Bước 6: Lập và hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đồng thời yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để có đối chứng đầy đủ nhất.
Bước 7: Lưu ý đối với các trường hợp sai lệch thì bạn giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu rõ nguyên nhân. Thông thường sẽ có các trường hợp như sau:

+ Chênh lệch thừa nhiều hơn so với báo cáo: đây là trường hợp có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho.
+ Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo: Đây là vấn đề quan trọng cần được lưu tâm tới vì có thể do nhân viên quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp...

Gợi ý về cách kiểm kê hàng tồn kho nhanh

Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Việc kiểm kê sẽ được thực hiện hàng ngày hoặc vài ngày, vài tuần cũng như theo từng đợt xuất nhập hàng hóa. Cách thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có sản phẩm giá trị cao, ít loại mặt hàng như các doanh nghiệp chuyên về thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng, doanh nghiệp xây lắp… Chủ doanh nghiệp có thể hạn chế được sai lệch và thất thoát, tuy nhiên việc này cũng sẽ làm tiêu tốn khá nhiều nhân lực và thời gian. Bộ phận kế toán cũng sẽ chịu áp lực lớn hơn về số lượng công việc.

Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Việc kiểm kê sẽ được thực hiện theo kế hoạch cụ thể theo tháng, quý hay năm, hoặc chu kỳ mà doanh nghiệp có sự quy ước theo thời gian cụ thể. Cách thức này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh số lượng lớn, giá trị trung bình, các sản phẩm đa dạng về chủng loại... Cách thức này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, và giảm bớt đi được công việc kế toán. Giúp họ “dễ thở’ hơn so với hình thức kiểm kê thường xuyên nhưng nhược điểm là sẽ khó phát hiện sai sót do thời gian cách xa giữa các đợt kiểm kê.

Một số gợi ý khác

  • Ứng dụng công nghệ trong việc quản lý kho, điều này sẽ giúp việc quản lý kho được minh bạch, khoa học và hạn chế sai sót do con người gây ra.
  • Thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho hoặc theo định kỳ ngắn hơn tránh thời gian dài gây nên sự sai sót.
  • Luôn có cách sắp xếp một cách khoa học vì điều đó hỗ trợ kiểm kê nhanh hơn, chính xác tiện lợi.
  • Người chịu trách nhiệm sẽ luôn cần làm việc một cách khoa học và theo quy trình quản lý kho được quy định bởi doanh nghiệp.
  • Đôi khi thay vì tốn công sức có thể sử dụng về bên dịch vụ thứ 3 cho việc kiểm kê, báo cáo quản lý. Đây có thể là một giải pháp hữu ích đem lại sự tiết kiệm toàn diện mà đem lại hiệu quả ổn định.

Tùy vào tình hình thực tế về quy mô, loại hàng hóa, nguồn nhân lực… mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng cho mình quy trình quản lý và kiểm kê hàng tồn kho phù hợp để mang lại hiệu quả hoạt động tốt nhất.

Một số sai lầm dễ gặp phải trong quá trình tổ chức kiểm kê hàng tồn kho

Không chuẩn bị không gian kho hàng trước

Có lẽ đây là sai lầm phổ biến nhất của các kho hàng vì họ không biết rằng việc không có dự tính cụ thể và không dãn đủ không gian cho số lượng hàng lớn sẽ gây nên mất thời gian dỡ, xếp hàng hóa. Vì vậy hãy chủ động hơn đưa ra các câu hỏi nghi vấn để dự tính được tình hình:

  • Liệu không gian đã ngăn nắp chưa?
  • Sản phẩm tại kho có được đặt chính xác không?
  • Các sản phẩm sắp xếp có dễ lấy cho kiểm kê?

Hay một điều dễ nhìn thấy hơn là không có bản đồ kho, mặt sàn kho cho từng khu vực, việc này tuy nhỏ nhưng lại là yếu tố quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian.

Thiếu nhân sự kiểm kê

Ngoài không gian thì nhân sự cũng là một yếu tố cũng cần đưa ra kế hoạch. Người tham gia kiểm kê sẽ cần có sự chuyên nghiệp và nắm được kỹ năng tốt nhất để hoàn thành kiểm kê.

Đôi khi việc thuê ngoài sẽ hiệu quả hơn so với nhân sự nội bộ không được đào tạo bài bản. Tuy nhiên, việc thuê ngoài không hẳn là Doanh nghiệp sẽ không tốn nhân sự hỗ trợ kiểm kê. Người quản lý doanh nghiệp sẽ cần giám sát, đảm bảo cho nhân viên thuê thực hiện đúng quy trình và hỗ trợ khi cần thiết vì họ không am hiểu tất cả về kho của doanh nghiệp.

Không có sự giám sát ngay từ ban đầu

Giám sát ngay từ ban đầu cho chính quá trình kiểm kê hàng tồn kho và nhân viên kiểm kê sẽ giúp bạn nắm bắt được các lỗi, sự nghi vấn hay yếu tố ảnh hưởng tới kiểm kê. Đặc biệt có đề xuất cho các biện pháp phòng ngừa sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và thất thoát hơn rất nhiều.

Không chuẩn bị trước cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Việc chuẩn bị trước các thủ tục, tài liệu liên quan đến việc tiêu hủy hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giải phóng không gian kho nhanh chóng hơn, đem lại hiệu quả hơn cho việc quản lý kho.

Không giải quyết kịp thời lỗi phát sinh trong kiểm kê

Khi có lỗi xảy ra dù là do từ phía người kiểm kê, sản phẩm hay phương pháp kiểm kê thì đều cần tới sự giải quyết kịp thời trước khi đưa ra kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Dù là lỗi nhỏ không đáng kể cũng nên có sự khắc phục tối ưu. Đặc biệt là các lỗi liên quan đến chênh lệch giữa thực tế kiểm kê so với báo cáo cần được chú ý.