Quản lý hồ sơ nhân viên và thiết lập hợp đồng lao động
Hồ sơ nhân viên là một mội dung bắt buộc đối với các doanh nghiệp, với người lao động nước ngoài, hồ sơ nhân viên còn liên quan đến khả năng được cấp giấy phép lao động, thẻ cư trú, nghĩa vụ khai và nộp thuế thu nhập cá nhân, các thủ tục về mở tài khoản ngân hàng… Người nước ngoài nên hiểu rõ về yêu cầu của từng loại hồ sơ và lưu trữ, cập nhật đầy đủ để đáp ứng các yêu cầu của các cơ quan nhà nước địa phương trong suốt thời gian làm việc tại Việt Nam.
Hợp đồng lao động là một thủ tục rất quan trọng, thiết lập các quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và doanh nghiệp. Hợp đồng lao động cũng đồng thời liên quan đến các nghĩa vụ bắt buộc về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, thủ tục nhận lương, chuyển lương về nước. Việc không quản trị được hình thức, nội dung và các điều khoản hợp đồng lao động sẽ dẫn đến các tranh chấp nghiêm trọng hoặc làm tăng chi phí thuế, cản trở công việc khác của người nước ngoài.
- Hồ sơ về nhân thân.
- Hồ sơ chứng minh năng lực và kinh nghiệm chuyên môn.
- Quyết định bổ nhiệm.
- Thư mời nhận việc.
- Hợp đồng lao động.
- Hợp đồng thuê nhà.
Giấy phép lao động và thẻ tạm trú
- Người lao động nước ngoài phải xuất trình giấy phép lao động khi làm thủ tục xuất nhập cảnh và khi nhận được yêu cầu từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động sẽ bị trục xuất khỏi Việt Nam theo quy định của Chính phủ. Người sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
- Sau khi có giấy phép lao động hợp lệ, người nước ngoài có thể được cấp thẻ tạm trú. Thẻ tạm trú có thể được xem như là một loại visa dài hạn. Tuy nhiên, khác với Visa, thẻ tạm trú có thời gian dài hơn, thường được cấp với thời hạn từ 1 năm đến 5 năm. Người nước ngoài có thẻ tạm trú sẽ được miễn thị thực và có thể xuất nhập cảnh nhiều lần theo nhu cầu công việc trong thời hạn của thẻ, vì vậy sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí. Ngoài ra, người mang thẻ tạm trú còn có thể bảo lãnh cấp thẻ với thời hạn tương đương cho thân nhân trong gia đình.
- Sau khi có giấy phép lao động và thẻ tạm trú, người nước ngoài sẽ được phép mở các loại tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, sổ tiết kiệm và sử dụng đầy đủ các dịch vụ ngân hàng như người cư trú.
Tính lương và quản lý thu nhập chịu thuế
- Tiền lương của người nước ngoài không chỉ dựa trên sự thoả thuận giữa các bên mà còn phải đảm bảo tính phù hợp với quốc tịch, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, vị trí đảm nhiệm. Trường hợp mức lương không hợp lý, cơ quan thuế sẽ có các thủ tục kiểm tra và xác minh trong và ngoài nước, làm ảnh hưởng đến công việc khác của người lao động.
- Ngoài tiền lương, người lao động nước ngoài còn có thể được nhận các phúc lợi khác như công tác phí, tiền nhà, tiền lưu trú, bảo hiểm, học phí cho con, các loại thẻ ưu đãi… và những khoản này có thể chịu thuế thu nhập cá nhân hoặc cũng có thể không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, tuỳ theo từng trường hợp. Đã có rất nhiều người nước ngoài bị phát sinh thêm thuế TNCN và tiền phạt vì không quản lý đúng cách các khoản thu nhập này.
- Tiền lương của người nước ngoài có thể được chi trả bằng USD hoặc ngoại tệ khác, thủ tục chi trả bằng ngoại tệ với mỗi ngân hàng sẽ có các yêu cầu khác nhau.
Bảo hiểm Xã hội và Bảo hiểm Y tế bắt buộc
- Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
- Về mức đóng của người lao động, từ ngày 01 tháng 01 năm 2022, người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, hàng tháng đóng bằng 8% mức tiền lương tháng vào quỹ hưu trí và tử tuất. Đồng thời, người sử dụng lao động, hàng tháng đóng trên quỹ tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội của người lao động như sau: 3% vào quỹ ốm đau và thai sản; 0,5% vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất từ ngày 01 tháng 01 năm 2022.
- Người nước ngoài đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng khi không tiếp tục cư trú tại Việt Nam có thể ủy quyền cho người khác nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội. Trường hợp có nguyện vọng thì được giải quyết hưởng trợ cấp một lần.
Quản lý thuế thu nhập cá nhân
- Để xác định phương thức kê khai thuế thu nhập cá nhân (PIT) hợp lệ cho người nước ngoài, cơ quan thuế sẽ dựa trên hộ chiếu, hợp đồng lao động, thư bổ nhiệm / chứng từ khấu trừ thuế, hợp đồng thuê nhà.
- Tuỳ theo trường hợp là cá nhân cư trú hay không cư trú thì cũng phải kê khai và quyết toán thuế TNCN cho các thu nhập phát sinh ở Việt Nam hoặc thu nhập toàn cầu. Các khoản chịu thuế / thuế suất giữa cá nhân cư trú và không cư trú là hoàn toàn khác nhau. Việc không kê khai thuế TNCN rõ ràng và hợp lệ sẽ dẫn đến các khoản tiền phạt cho cơ quan thuế trong những năm tiếp theo. Một nhà tư vấn thạo nghề sẽ hỗ trợ khách hàng quản lý hồ sơ nhân viên / các báo cáo theo yêu cầu pháp luật cũng như các báo cáo / kê khai để đảm bảo các hồ sơ phải chính xác ngay từ ban đầu và cho 3 hoặc 5 năm tiếp theo.
- Cá nhân cư trú có thu nhập phát sinh ở nước ngoài đã tính và nộp thuế thu nhập cá nhân ở nước ngoài thì được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài. Số thuế được trừ không được vượt quá số thuế phải nộp tính theo biểu thuế của Việt Nam tính phân bổ cho phần thu nhập phát sinh ở nước ngoài. Tỷ lệ phân bổ được xác định bằng tỷ lệ giữa số thu nhập phát sinh tại nước ngoài và tổng thu nhập chịu thuế.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong trường hợp số ngày có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên là dưới 183 ngày nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên, kỳ tính thuế đầu tiên là 12 tháng liên tục kể từ ngày vào Việt Nam, kỳ tính thuế lần hai là theo năm dương lịch. Năm tính thuế thứ nhất: khai và nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày tính đủ 12 tháng liên tục. Từ năm tính thuế thứ hai: khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
- Cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
- Thuế suất thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định bằng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công nhân (x) với thuế suất 20%. Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định như đối với thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú.
- Thuế suất và căn cứ tính thuế đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được xác định bằng thu nhập chịu thuế từ kinh doanh, tiền công, tiền lương là các khoản thu nhập có thể đánh giá được. Các khoản thu nhập có thể đánh giá được tương đương với các khoản thu nhập chịu thuế trừ (-) đi các khoản giảm trừ sau: Các khoản giảm trừ gia cảnh; Các khoản đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện; Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo và khuyến học.
Chấm dứt quan hệ lao động và các thủ tục liên quan
Khi chấm dứt quan hệ lao động, người nước ngoài cần quản lý được các hồ sơ sau đây để tránh các rủi ro phát sinh:
- Thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
- Quyết định thôi việc.
- Biên bản bàn giao công việc.
- Biên bản thanh lý hợp đồng lao động.
- Biên lai khấu trừ thuế TNCN.
- Huỷ hoặc hoàn trả giấy phép lao động và thẻ tạm trú.
- Làm thủ tục quyết toán thuế và xin giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi rời Việt Nam.