Cessar atividade temporariamente: 11 dicas e conselhos

A pandemia da COVID-19 apresenta desafios únicos para os empresários.

Nestes tempos de incerteza, as necessidades de caixa e liquidez de uma empresa são fundamentais. Gerir fluxos de caixa tornou-se uma prioridade crítica e parte essencial de qualquer plano de sobrevivência.

No artigo de hoje, a nossa equipa de consultoria fornece 11 dicas e conselhos para reduzir os riscos associados à suspensão temporária de atividade da sua empresa.

1. Compreenda as suas necessidades de fundo de maneio

• Para muitas empresas, os fluxos de caixa já estão a ser devastados à medida que a receita se evapora. Será importante que os empresários entendam perfeitamente como será o fluxo de caixa das suas empresas no curto prazo. Tente documentar todos os seus pagamentos ao dia para obter uma imagem completa.

• Faça análises de cenário para entender como possíveis interrupções nas operações podem afetar a liquidez no médio prazo. Teste todos os pressupostos para garantir que estão corretos e modele um cenário negativo para entender os riscos potenciais - isso inclui entender a parcela da previsão que pertence aos clientes existentes e que parte da previsão depende da aquisição de novos clientes.

• Se as previsões de fluxo de caixa sugerirem que a liquidez é ou se tornará um problema, avalie as opções de captação de recursos, incluindo instrumentos de crédito rotativo, fusões ou outras alternativas.

2. Dedução de custos – seja implacável no controlo de custos

• Analise cuidadosamente os custos fixos e variáveis e determine que custos realmente precisa de ter para prosseguir o negócio. Avalie as suas necessidades de investimento e adie gastos não essenciais sempre que possível. Tente converter custos fixos em custos variáveis - por exemplo, opte por fazer locações ao invés de compra de equipamento.

• Seja estratégico e não execute iniciativas de corte de custos que possam comprometer a sua capacidade de geração de receita ou que arrisquem diminuir o valor do seu negócio.

3. Esteja em constante contacto com o seu banco ou financiador

• Os seus atuais credores podem ser a sua fonte mais rápida de liquidez adicional - eles conhecem-no melhor a si e à sua empresa. Esteja em contacto com eles, explicando tudo o que possa surgir e as ações que propõe para resolver os problemas. Comunicação transparente e aberta é a melhor abordagem.

• Reveja seus documentos de empréstimo e certifique-se que entende completamente os principais termos, obrigações, cláusulas e compreende se existe flexibilidade nos seus contratos bancários e financeiros. Pode haver espaço para reduzir os pagamentos no curto prazo, concordando com um perfil de pagamento de apenas juros por um período determinado.

4. Fale com os seus fornecedores

• Converse com seus fornecedores regulares e seja honesto. Se não forem impactados, podem estar em condições de ajudar.

• Avalie a capacidade dos fornecedores afetados de continuar a produção e o fornecimento.

• Elabore planos de contingência para fornecimento alternativo no curto e médio prazo.

• Sempre que possível, negoceie os termos de crédito com os fornecedores e avalie criticamente sua base de fornecedores para determinar se o seu contrato atual ainda é o mais favorável para o seu negócio.

5. Mantenha o contacto com os clientes

• Consulte a sua carteira de clientes e veja quem tem mais probabilidade de ser afetado e quando. Entenda completamente qual seria o impacto nas receitas com a redução de vendas e as implicações no fluxo de caixa decorrentes dos atrasos nos pagamentos.

• Acompanhe todos os devedores como uma questão de prioridade. Verifique se as suas faturas estão no topo da lista.

6. Cuide dos seus clientes atuais 

• Agora é o momento de cuidar dos seus atuais clientes em vez de procurar novos. Caso tenha capacidade adicional no seu negócio coloque um esforço extra em acrescentar valor à sua oferta e fidelizar os seus clientes.

7. Fale com a sua seguradora

• Confirme se o seu Seguro cobre uma interrupção de atividade, ou um fecho temporário, causado pelo COVID-19 e tente reduzir o prémio ao ajustar a cobertura para a propriedade.

• O seu Seguro pode incluir uma cláusula de não utilização da propriedade. Deverá rever o seu contrato de Seguro para saber se está cláusula se ativará caso a sua propriedade seja fechada.

• Tais cláusulas podem incluir garantias de que inspeções frequentes do imóvel são realizadas quando este está vago.

8. Reveja os seus preços e prazos de pagamento

• Não assuma que os seus clientes são financeiramente saudáveis. Reavalie os termos de pagamento com os clientes atuais, negoceie os termos mais curtos e razoáveis e reavalie cuidadosamente a capacidade de cada novo cliente antes de fazer vendas a crédito.

• Pense em como poderá ser pago antecipadamente. Agora é a hora de reforçar suas condições de pagamento, não afrouxá-las. Ofereça um desconto para pagamento adiantado. Tente receber o pagamento em etapas, e não apenas no final de um projeto.

• Explore as suas opções para criar liquidez no seu balanço patrimonial por meio de descontos ou factoring. O desconto das faturas permitirá que você peça fundos emprestados usando faturas como garantia, enquanto o factoring é quando uma empresa vende faturas a terceiros com desconto ao valor real. Avalie a abordagem ideal tanto na ótica de fluxos de caixa quanto da operacional.

9. Reveja os seus termos e condições

• Provavelmente, os termos e condições do seu contrato foram escritos no momento em que você era uma empresa de tamanho menor e quando os cancelamentos eram poucos e distantes entre si. Talvez seja hora de atualizar suas cláusulas de cancelamento com prazos e taxas mais realistas que refletem com precisão o impacto que múltiplos cancelamentos simultâneos podem ter sobre os seus negócios.

10. Reduza custos com recursos humanos

• Se você tiver uma receita significativamente menor e perspetivas reduzidas, talvez seja preciso ser realista sobre cortar parte da sua força de trabalho ou, pelo menos, reduzir a folha de pagamento. Uma opção dolorosa para qualquer empresário, mas a viabilidade do seu negócio pode depender de você tomar medidas antecipadas. Aqui estão algumas opções a serem consideradas:
  1. Uma semana de trabalho reduzida. Por exemplo, reduzir para 3 dias por semana pode ser uma opção viável por um período de tempo.
  2. Cortes salariais podem ser necessários. Tente garantir um acordo com a sua equipa sénior para ser a primeira a aceitar o corte.
  3. Reduzir o número de funcionários. Se você for forçado a demitir funcionários, seja transparente e justo. Garanta que os seus funcionários estão cientes dos vários apoios da Segurança Social disponíveis.

11. Examine os apoios do governo 

• Existe uma variedade de apoios governamentais em vigor. Acompanhe os anúncios futuros para ver o que melhor se adequa às necessidades da sua empresa. Inscreva-se na newsletter da Crowe para ser atualizado com as últimas medidas.

• Por outro lado, não espere que seja o governo resgatá-lo. O apoio do governo por si só não pode levá-lo a isso. Enfrente seus próprios assuntos como se não houvesse ajuda do governo e trate qualquer ajuda como um bónus inesperado.