Náhrada nákladů vzniklých při práci z domova

Je to vůbec možné?

Současná právní úprava stojí na zásadě, že závislá práce (a tedy práce v rámci zaměstnání, bez ohledu na to, zda jde o práci v rámci pracovního poměru nebo na základě dohod) má být vykonávána na náklady a odpovědnost zaměstnavatele. Lze tedy dovodit, že za předpokladu splnění všech zákonných podmínek daných zákoníkem práce je zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu prokazatelně vzniknou při výkonu práce, ať už zaměstnanec práci vykonává na pracovišti zaměstnavatele nebo pracuje např. z domova.

Jak je to daňově?

Náhrada nákladů vynaložených zaměstnancem v souvislosti s výkonem práce není předmětem daně z příjmů fyzických osob na straně zaměstnance. Takto vzniklé náklady na straně zaměstnance tedy nemohou být zahrnuty ve mzdě či platu, jelikož nejde o odměnu, ale o pouhé „proplacení“ nákladů skutečně vynaložených.

Na straně zaměstnavatele se jedná o náklady daňově uznatelné z pohledu daně z příjmů právnických osob.

V jaké výši?

Správné vyčíslení částky náhrady nákladů je rozhodující, poněvadž částka přesahující vynaložené náklady by na straně zaměstnance představovala prospěch, a tedy zdanitelný příjem, a na straně zaměstnavatele by šlo o náklad, který neslouží dosažení, zajištění a udržení zdanitelných výnosů, a tedy by byl daňově neuznatelný. Současně platí, že pokud zaměstnanci žádné náklady spojené s výkonem práce mimo pracoviště zaměstnavatele nevzniknou, nevznikne ani zaměstnavateli žádná povinnost k náhradě.

Jak na to prakticky?

Výši náhrady lze obecně stanovit dvěma způsoby, a to na základě:

             a) skutečně vynaložených a zaměstnancem prokázaných nákladů; nebo

             b) ve výši tzv. paušální částky.

I v případě paušálních částek je však nutno vycházet ze skutečných nákladů, jelikož právě a jenom z nich je možno při stanovení paušální částky vycházet. Pokud by totiž paušální částka hrubě neodpovídala skutečným nákladům, mohla by být taková náhrada považována buď za nedostatečnou nebo naopak příliš vysokou, což by vedlo ke zdanění na straně zaměstnance a současně k daňové neuznatelnosti na straně zaměstnavatele.

Také je nutné zdůraznit, že pro správné stanovení paušální částky je rozhodující správně určit typ nákladu, poněvadž u povinných plnění zaměstnavatele vůči zaměstnanci, sloužících k vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce, je nutno výši náhrady stanovit vždy jenom a pouze na základě skutečných, prokazatelně vzniklých nákladů. Jedná se např. o výdaje za topení/chlazení, úklid, spotřebu elektrické energie či za internet. Lze je tedy použití paušálu úplně vyloučeno.

Lze tedy uzavřít, že paušalizace plnění poskytovaných zaměstnavatelem pro výkon práce zaměstnance z domova je z daňového pohledu značně problematická. Nelze určit jakýsi „univerzální koeficient“, který by bylo možné použít pro všechny zaměstnance bez rozdílu a pro praktickou aplikaci je nutno jít více do hloubky.

Pokud zvažujete náhradu nákladů zaměstnancům v souvislosti s výkonem jejich práce z domova, rádi Vám poskytneme odborné poradenství tak, abyste se vyhnuli případným daňovým rizikům a z toho vyplývajícím sankcím.