archivace

Archivace dokumentů

Autor: Barbora Halousková, Andrea Kleinová
15. 3. 2021
archivace
Mnoho daňových subjektů čas od času řeší otázku archivace dokumentů, a to zejména ve chvíli, kdy už nemají příliš prostoru pro další a další šanony. Nejpalčivějším problémem je obvykle délka zákonné lhůty, po kterou je nutno jednotlivé dokumenty uchovávat. Odpověď na tuto, tak i další otázky v souvislostí s archivací, jsme si pro Vás připravili v našem dnešním článku. 

V případě archivace nepotřebných dokumentů po dobu delší než nezbytnou dle zákona zvyšujeme náklady na prostory, správu dokumentů, úklid apod. V opačném případě, pokud by nebyla dodržena zákonná lhůta pro archivaci, mohl by finanční úřad udělit pokutu, a ještě by se daňový subjekt vystavil riziku, že neustojí důkazní břemeno v rámci případné daňové kontroly či jiného obdobného řízení.

Níže jsme si pro Vás připravili tabulku s přehledem jednotlivých dokumentů a lhůt pro jejich úschovu dle příslušných zákonů.

 Typ dokumentu
Lhůta pro uchování (v letech)
Účetní dokumenty dle zákona o účetnictví
 
 Účetní závěrka
 10
 Výroční zpráva  10
 Účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy atd.)  5
 Účetní knihy  5
 Odpisové plány  5
 Inventurní soupisy  5
 Účtový rozvrh  5
 Přehledy - registr majetku s přehledem daňových a účetních odpisů, analýza prodeje a nákupu anebo ziskovosti středisek
 5
 Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví - tištěné či elektronické dokumenty  5
Daňové dokumenty dle zákona o DPH  
Doklady pro účely DPH  10**
Mzdové dokumenty dle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení  
 Stejnopisy evidenčních listů  3
 Mzdové listy nebo účetní záznamy*  30
 Mzdové listy nebo účetní záznamy* vedené pro poživatele starobního nebo invalidního důchodu  10
   
 *o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění  
 **obecná lhůta pro stanovení daně činí 3 roky  
 

Lhůta pro stanovení daně (aplikovatelná pro všechny typy daní)

Základní lhůta pro úschovu daňových dokumentů (tedy dokumentů potřebných k prokázání správnosti obsahu daňových tvrzení, jako např. daňových přiznání či vyúčtování) se odvíjí od lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky. Tato lhůta však může být prodloužena až na maximálně 10 let. Níže naleznete podrobnosti, jak může k prodloužení této lhůty dojít.

  • Základní lhůta je prodloužena o 1 rok, pokud je v jejím posledním roce podáno dodatečné daňové tvrzení nebo došlo k oznámení výzvy k podání dodatečného daňového tvrzení ze strany správce daně, pokud tato výzva vedla k doměření daně.
  • Základní lhůta je prodloužena o 5 let, pokud daňovému subjektu byla vyměřena daňová ztráta a subjekt se nevzdal možnosti jejího využití do budoucna.
  • Byla-li před uplynutím obecné tříleté lhůty pro stanovení daně zahájena daňová kontrola, podáno (opožděně) řádné daňové tvrzení nebo oznámena výzva k jeho podání, běží lhůta pro stanovení daně znovu ode dne, kdy byl tento úkon učiněn (tedy maximálně 2 + 3 + 5 let).

Dále také platí, že pokud má uchovatel sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů v případě, že toto místo není v tuzemsku.

Formy archivace

Dalším bodem, které daňové subjekty v otázce archivace řeší, je forma, v jaké budou dané dokumenty archivovat. Zákon umožňuje uchování dokumentů ve formě tištěné, elektronické i kombinované.

S tištěnou formou uchovávaní se pojí určitý „zábavný“ jev, který nesmíme opomenout, a to, že určité typy účtenek začínají velice brzy blednout. Pokud by účtenky byly podkladem pro kontrolu, jako důkaz by neuspěly. Doporučujeme tedy tyto účtenky naskenovat a takové naskenované kopie uschovat společně s originálem.

S rozvojem technologií je zcela samozřejmé, že je čím dál častěji uplatňována forma elektronické archivace. I tato forma s sebou ovšem přináší určitá pravidla. Subjekt musí zaručit následující:

  • věrohodnost původu dokumentu,
  • neporušitelnost obsahu dokumentu,
  • čitelnost dokumentu, a
  • bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu.

Platné dokumenty jsou ty, které jsou podepsány elektronickým podpisem a zajištěny kvalifikovaným časovým razítkem. Platnost takového razítka je limitována 5 lety, tudíž před uplynutím dané lhůty je potřeba dokument tzv. přerazítkovat.

Uložení dokumentů trvalé hodnoty

Obchodní korporace musí také věnovat zvýšenou pozornost dokumentům, které jsou uvedeny v příloze č. 1 zákona o archivnictví a spisové službě. Jedná se například o zakladatelské dokumenty, účetní závěrky, výroční zprávy aj., které musí být nejprve posouzeny státním archivem, a až po jeho souhlasu mohou být zničeny.

Pokud i přes výše uvedené váháte, zda smíte daný dokument zničit, případně máte zájem o správu archivu, neváhejte nás kontaktovat.

Kontaktujte našeho odborníka

Andrea Kleinová
Andrea Kleinová
Certified Tax Advisor
Crowe

Daňové poradenství