Archivace dokumentů
V případě archivace nepotřebných dokumentů po dobu delší než nezbytnou dle zákona zvyšujeme náklady na prostory, správu dokumentů, úklid apod. V opačném případě, pokud by nebyla dodržena zákonná lhůta pro archivaci, mohl by finanční úřad udělit pokutu, a ještě by se daňový subjekt vystavil riziku, že neustojí důkazní břemeno v rámci případné daňové kontroly či jiného obdobného řízení.
Níže jsme si pro Vás připravili tabulku s přehledem jednotlivých dokumentů a lhůt pro jejich úschovu dle příslušných zákonů.
| Typ dokumentu |
Lhůta pro uchování (v letech) |
| Účetní dokumenty dle zákona o účetnictví |
|
| Účetní závěrka |
10 |
| Výroční zpráva | 10 |
| Účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy atd.) | 5 |
| Účetní knihy | 5 |
| Odpisové plány | 5 |
| Inventurní soupisy | 5 |
| Účtový rozvrh | 5 |
| Přehledy - registr majetku s přehledem daňových a účetních odpisů, analýza prodeje a nákupu anebo ziskovosti středisek |
5 |
| Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví - tištěné či elektronické dokumenty | 5 |
| Daňové dokumenty dle zákona o DPH | |
| Doklady pro účely DPH | 10** |
| Mzdové dokumenty dle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení | |
| Stejnopisy evidenčních listů | 3 |
| Mzdové listy nebo účetní záznamy* | 30 |
| Mzdové listy nebo účetní záznamy* vedené pro poživatele starobního nebo invalidního důchodu | 10 |
| *o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění | |
| **obecná lhůta pro stanovení daně činí 3 roky |
Lhůta pro stanovení daně (aplikovatelná pro všechny typy daní)
Základní lhůta pro úschovu daňových dokumentů (tedy dokumentů potřebných k prokázání správnosti obsahu daňových tvrzení, jako např. daňových přiznání či vyúčtování) se odvíjí od lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky. Tato lhůta však může být prodloužena až na maximálně 10 let. Níže naleznete podrobnosti, jak může k prodloužení této lhůty dojít.
- Základní lhůta je prodloužena o 1 rok, pokud je v jejím posledním roce podáno dodatečné daňové tvrzení nebo došlo k oznámení výzvy k podání dodatečného daňového tvrzení ze strany správce daně, pokud tato výzva vedla k doměření daně.
- Základní lhůta je prodloužena o 5 let, pokud daňovému subjektu byla vyměřena daňová ztráta a subjekt se nevzdal možnosti jejího využití do budoucna.
- Byla-li před uplynutím obecné tříleté lhůty pro stanovení daně zahájena daňová kontrola, podáno (opožděně) řádné daňové tvrzení nebo oznámena výzva k jeho podání, běží lhůta pro stanovení daně znovu ode dne, kdy byl tento úkon učiněn (tedy maximálně 2 + 3 + 5 let).
Dále také platí, že pokud má uchovatel sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů v případě, že toto místo není v tuzemsku.
Formy archivace
Dalším bodem, které daňové subjekty v otázce archivace řeší, je forma, v jaké budou dané dokumenty archivovat. Zákon umožňuje uchování dokumentů ve formě tištěné, elektronické i kombinované.
S tištěnou formou uchovávaní se pojí určitý „zábavný“ jev, který nesmíme opomenout, a to, že určité typy účtenek začínají velice brzy blednout. Pokud by účtenky byly podkladem pro kontrolu, jako důkaz by neuspěly. Doporučujeme tedy tyto účtenky naskenovat a takové naskenované kopie uschovat společně s originálem.
S rozvojem technologií je zcela samozřejmé, že je čím dál častěji uplatňována forma elektronické archivace. I tato forma s sebou ovšem přináší určitá pravidla. Subjekt musí zaručit následující:
- věrohodnost původu dokumentu,
- neporušitelnost obsahu dokumentu,
- čitelnost dokumentu, a
- bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu.
Platné dokumenty jsou ty, které jsou podepsány elektronickým podpisem a zajištěny kvalifikovaným časovým razítkem. Platnost takového razítka je limitována 5 lety, tudíž před uplynutím dané lhůty je potřeba dokument tzv. přerazítkovat.
Uložení dokumentů trvalé hodnoty
Obchodní korporace musí také věnovat zvýšenou pozornost dokumentům, které jsou uvedeny v příloze č. 1 zákona o archivnictví a spisové službě. Jedná se například o zakladatelské dokumenty, účetní závěrky, výroční zprávy aj., které musí být nejprve posouzeny státním archivem, a až po jeho souhlasu mohou být zničeny.
Pokud i přes výše uvedené váháte, zda smíte daný dokument zničit, případně máte zájem o správu archivu, neváhejte nás kontaktovat.
