Gewijzigde rapporteringsverplichting inzake kosten eigen aan de werkgever

Traditioneel worden kosten eigen aan de werkgever omschreven als kosten die door een werknemer of bedrijfsleider worden gemaakt in het kader van de uitoefening van hun beroepsactiviteit maar die ten laste zijn van de werkgever.   Deze kosten worden vaak door de werknemer of de bedrijfsleider ‘voorgeschoten’ en nadien terugbetaald via ‘expense reports’.  Gemakkelijkheidshalve wordt echter vaak gebruik gemaakt van de forfaitaire vergoedingen die door de fiscus en de RSZ worden voorzien.

Teneinde de (al dan niet beperkte) aftrekbaarheid van deze kosten in hoofde van de werkgever niet in het gedrang te brengen en/of niet het risico te lopen dat deze kosten onderworpen zouden worden aan de bijzondere aanslag op geheime commissielonen, doen werkgevers er goed aan zowel de forfaitair terugbetaalde kosten als de kosten die op basis van bewijsstukken worden terugbetaald, te rapporteren op de individuele loonfiches 281.10 van de werknemers respectievelijk 218.20 van de bedrijfsleiders.

Huidige ficheverplichting  

Momenteel dienen volgende vermeldingen te worden opgenomen op de fiches:

• Indien het een forfaitaire vergoeding betreft die overeenkomstig ernstige normen is vastgesteld: JA, ernstige normen
• Indien het een forfaitaire vergoeding betreft die niet overeenkomstig ernstige normen is vastgesteld: het bedrag van de terugbetaalde kosten
• Indien het een vergoeding betreft die is vastgesteld op basis van bewijsstukken: JA, bewijsstukken.

Indien verschillende soorten kostenvergoedingen worden toegekend, dient een combinatie van de verschillende vermeldingen te worden opgenomen.

Toekomstige ficheverplichting  

Vanaf 1 januari 2022 zal voor de terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken ook het bedrag op de fiche moeten vermeld worden.  Dit moet dan vermeld worden in het vak ‘diverse inlichtingen’. Indien dit niet gebeurt, zal een administratieve sanctie worden opgelegd. De niet aftrekbaarheid van de kost komt echter niet in het gedrang en ook de aanslag als geheim commissieloon hangt niet onmiddellijk boven het hoofd.

Noteer dat reeds was voorzien dat vanaf die zelfde datum ook het werkelijk betaalde bedrag aan thuiswerkvergoedingen op de fiches dient opgenomen te worden.

Ratio legis

De invoering van deze verstrengde rapporteringsverplichting zou een betere controle op de kostenvergoedingen moeten mogelijk maken.  Enerzijds wil men de dubbele terugbetaling van kosten enerzijds op basis van een forfait en anderzijds op basis van bewijsstukken aan banden leggen.  Anderzijds wil men vermijden dat werknemers bepaalde kosten als werkelijke beroepskost in mindering brengen terwijl ze hiervoor al een forfaitaire vergoeding van hun werkgever ontvangen.

Conclusie

De bijkomende rapporteringsverplichting betekent andermaal een verzwaring van de administratie last van werkgevers. En hoewel deze pas ingaat voor betalingen vanaf 1 januari 2022 en dus moeten opgenomen worden op de fiches die voor 1 maart 2023 moeten ingediend worden, doen werkgevers er goed aan nu al na te denken over een systeem om deze rapportering vlot te laten verlopen.

Het is ook een goede aanleiding om het volledige pakket van kostenvergoedingen eens kritisch onder de loupe te nemen.