Gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting BV voor O&O: een correcte aanmelding is essentieel

Teneinde onderzoek & ontwikkeling aan te moedigen voorziet de Belgische fiscale wetgeving in diverse fiscale steunmaatregelen. Een vaak toegepaste fiscale gunstmaatregel is de zogenaamde vermindering of gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor onderzoek & ontwikkeling (hierna ook de “BV-vrijstelling” genoemd).

Om van deze BV-vrijstelling te kunnen genieten dienen de nodige voorwaarden én (aanmeldings)formaliteiten te zijn voldaan. Het niet correct / volledig voldoen aan de (aanmeldings)formaliteiten kan aanleiding geven tot de weigering van de BV-vrijstelling in geval van fiscale controle. Dit werd recent door de Rechtbank van Hasselt nogmaals bevestigd.

Hierna lichten wij e.e.a. kort (en sterk vereenvoudigd) verder toe m.b.t. tot dit regime.

 

Algemeen principe

De Belgische fiscale wetgeving voorziet (onder voorwaarden) in een BV-vrijstelling voor o.m. universiteiten, hogescholen, erkende wetenschappelijke instellingen, ondernemingen die bezoldigingen uitbetalen of toekennen aan onderzoekers die aan onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma's werken ter uitvoering van samenwerkingsovereenkomsten met de hiervoor vermelde instellingen, alsook voor bedrijven die kwalificeren als zogenaamde “Young Innovative Company” en die bezoldigingen uitbetalen / toekennen aan bepaald “wetenschappelijk” personeel dat als werknemer door deze vennootschap wordt tewerkgesteld.

Onder Young Innovative Company wordt verstaan: een vennootschap die onderzoeksprojecten uitvoert en, aan het einde van het belastbare tijdperk

• kwalificeert als een kleine vennootschap (zoals specifiek bepaald voor deze maatregel);

• minder dan 10 jaar bestaat voor 1 januari van het jaar waarin de vrijstellingvan doorstorting bedrijfsvoorheffing wordt toegekend;

• niet opgericht is in het kader van een concentratie, een herstructurering, een uitbreiding van een vroegere activiteit of een overname van dergelijke activiteiten;

• uitgaven heeft gedaan op het vlak van onderzoek & ontwikkeling die minsten 15% van de totale kosten van het voorgaande belastbaar tijdperk vertegenwoordigen.

Wanneer de vennootschap aan het einde van een belastbaar tijdperk niet meer voldoet aan alle voorwaarden om een Young Innovative Company te zijn, mag de (gedeeltelijke) vrijstelling van doorstoring van de bedrijfsvoorheffing niet meer worden toegepast op de bezoldigingen betaald of toegekend vanaf de eerstvolgende maand.

Naast bovenstaande instellingen / entiteiten kan (onder voorwaarden) de BV-vrijstelling ook worden toegekend aan ondernemingen die bezoldigingen uitbetalen of toekennen aan werknemers (“onderzoekers”) die zijn tewerkgesteld in onderzoeks-of ontwikkelingsprojecten of -programma’s en die over één van de vereiste diploma’s beschikken.

Onder onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s worden verstaan de projecten of programma’s die fundamenteel of industrieel onderzoek, dan wel experimentele ontwikkeling tot doel hebben. Deze concepten worden verder gedefinieerd in de fiscale wetgeving.

Omvang van de BV-vrijstelling

De BV-vrijstelling bedraagt maximaal 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing op het loon van de in aanmerking komende onderzoeker(s) en dient pro-rata de effectief aan onderzoek & ontwikkeling gespendeerde tijd te worden bepaald. Teneinde deze pro-rata te kunnen justifiëren dient onderliggende documentatie bijgehouden te worden (bv. een time sheet).

Merk op dat sinds 2020 deze (maximale) vrijstelling van 80% ook geldt voor kwalificerende bachelorsdiploma’s (voorheen was dit beperkt tot 40%). Het totale bedrag van de vrijgestelde bedrijfsvoorheffing voor kwalificerende bachelorsdiploma’s mag echter niet meer bedragen dan 25% van het totale bedrag van de vrijstelling zoals toegepast voor de werknemers met een specifiek master- en/of doctordiploma. Eerdergenoemde 25% grens wordt verdubbeld tot 50% voor kleine vennootschappen.

BELSPO registratie

De hierboven aangehaalde projecten of programma’s dienen, voorafgaandelijk aan de toepassing van de BV-vrijstelling, te worden aangemeld bij de bevoegde dienst (BELSPO) die hiervoor een specifieke aanmeldingstool beschikbaar stelt. In dit verband dient te worden aangemerkt dat de fiscale wetgeving bepaalt dat o.m. volgende elementen dienen te worden vermeld:

 

 

• de identificatie van de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing;
• de beschrijving van het project of programma waarbij wordt aangetoond dat het fundamenteel of industrieel onderzoek, dan wel experimentele ontwikkeling tot doel heeft;
• de verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma.

 

Tevens kan via deze aanmelding om het bindend advies van BELSPO worden gevraagd m.b.t. de kwalificatie van de voorgelegde projecten en/of programma’s om latere discussies hieromtrent te vermijden.

Verwachte aanvangs- en einddatum

Zoals hierboven uiteengezet dient een voorafgaandelijke melding bij BELSPO te worden gedaan waarbij (o.a.) de verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma dient te worden vermeld. In de praktijk is het vaak moeilijk om een inschatting te kunnen maken van de vooropgestelde / voorziene einddatum, waardoor sommige vennootschappen geen einddatum rapporteren in hun aanmelding. Dit kan er echter – bij fiscale controle – toe leiden dat de BV-vrijstelling wordt geweigerd en de verschuldigde BV alsnog dient te worden voldaan.

In dit verband kan er o.m. verwezen worden naar een Parlementaire Vraag uit 2020 aan de vice-eersteminister en de minister van financiën waarbij de minister in zijn antwoord verwees naar de wettelijke vereisten m.b.t. voormelde aanmelding (waaronder het feit dat de wetgeving voorziet dat de verwachte  aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma dient te worden gemeld teneinde aanspraak op de BV-vrijstelling te kunnen maken).

Hoewel de minister erkent dat de voorziene aanvangs- en einddatum van het project of programma kan afwijken van de werkelijke aanvangs- en einddatum, stelt hij dat de voorziene (gerapporteerde) aanvangs- en einddatum wel realistisch dient te zijn. Een aanmelding die geen einddatum of die geen realistische, maar een puur hypothetische  einddatum vermeldt, voldoet – althans de minister – niet aan de wettelijke voorwaarden inzake deze aanmeldingsplicht wat impliceert dat er geen rechtmatige aanspraak kan worden gemaakt op deze steunmaatregel.

Dat het vermelden van een voorziene aanvangs- en einddatum een essentiële voorwaarde is inzake de mogelijke toepassing van de BV vrijstelling werd recent nog door de Rechtbank van Hasselt bevestigd.

Conclusie

Indien u op vandaag gebruik maakt van deze BV-vrijstelling raden wij u dan ook aan om (o.a.) deze aanmeldingsformaliteiten grondig na te gaan. Op uw verzoek kunnen wij dit in meer detail toelichten.

Indien u daarentegen nog geen gebruik maakt van deze maatregel, doch actief bent (of toekomstige plannen heeft) inzake onderzoek & ontwikkeling, aarzel alvast niet om contact met ons op te nemen zodat we de mogelijke toepassing van de BV-vrijstelling (en eventuele andere fiscale stimuli) in meer detail kunnen analyseren.