Xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa ô tô khi người mua dịch vụ khác chủ xe

Ngày 16/9/2026, Thuế thành phố Cần Thơ ban hành Công văn số 8262/CTH-QLDN4 trả lời vướng mắc của một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng ô tô về trường hợp người yêu cầu xuất hóa đơn không phải là chủ xe ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký xe. Cơ quan thuế khẳng định: hóa đơn phải lập cho người thực tế mua dịch vụ, căn cứ vào hồ sơ, chứng từ giao dịch - không lập theo yêu cầu của khách hàng chỉ nhằm mục đích hạch toán hay khấu trừ thuế.

1. Căn cứ pháp lý cơ quan thuế viện dẫn

Công văn dựa trên Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, cụ thể:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn - khoản 1 Điều 4 NĐ 254/2026/NĐ-CP: khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 7 Nghị định này.
• Thông tin người mua trên hóa đơn - điểm d khoản 1 Điều 10 NĐ 254/2026/NĐ-CP: hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua. Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại) được ghi theo quy định nếu người mua yêu cầu - điểm b khoản 4 Điều 10 NĐ 254/2026/NĐ-CP.
• Cách ghi thông tin người mua là cơ sở kinh doanh - tiết a điểm 4 Phụ lục "Nội dung của hóa đơn" ban hành kèm NĐ 254/2026/NĐ-CP: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, đăng ký đầu tư hoặc đăng ký hợp tác xã; nếu người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thì ghi theo mã số được cấp.

2. Hướng dẫn xử lý hai tình huống

Tình huống 1 - Chủ xe đồng thời là người mua dịch vụ: Doanh nghiệp lập hóa đơn cho tổ chức, cá nhân đứng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký xe theo quy định thông thường.

Tình huống 2 - Chủ xe khác với người trực tiếp mua dịch vụ: Doanh nghiệp được lập hóa đơn cho tổ chức, cá nhân trực tiếp mua dịch vụ, với điều kiện có đầy đủ căn cứ chứng minh bên đó:

• là bên thực tế giao kết và mua dịch vụ;
• có quyền hoặc trách nhiệm sử dụng xe và chịu chi phí sửa chữa, bảo dưỡng;
• trực tiếp thực hiện hoặc chịu trách nhiệm về giao dịch với doanh nghiệp.

3. Nguyên tắc xuyên suốt: hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế giao dịch

Việc lập hóa đơn phải căn cứ vào thực tế phát sinh và hồ sơ, chứng từ liên quan, bảo đảm thông tin người mua trên hóa đơn đúng với người mua dịch vụ. Cơ quan thuế nêu rõ: doanh nghiệp không được lập hóa đơn cho tổ chức, cá nhân khác với người mua dịch vụ chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu hạch toán hoặc kê khai khấu trừ thuế của khách hàng.

Thuế TP. Cần Thơ đề nghị doanh nghiệp căn cứ từng giao dịch cụ thể, đối chiếu hồ sơ, chứng từ thực tế để lập hóa đơn đúng quy định. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của hóa đơn đã lập theo NĐ 254/2026/NĐ-CP.

💡 Khuyến nghị cho doanh nghiệp

1. Xác định đúng "người mua dịch vụ" trước khi lập hóa đơn: căn cứ hợp đồng/phiếu yêu cầu dịch vụ, người ký nhận, người thanh toán - không mặc định theo Giấy chứng nhận đăng ký xe.
2. Lưu hồ sơ chứng minh khi bên mua khác chủ xe: hợp đồng thuê/mượn xe, văn bản giao xe cho nhân viên/công ty thành viên, ủy quyền sử dụng, chứng từ thanh toán từ tài khoản bên mua.
3. Từ chối yêu cầu "xuất hóa đơn cho công ty tôi" khi không có căn cứ: rủi ro hóa đơn không đúng người mua thuộc về bên bán theo NĐ 254/2026/NĐ-CP.
4. Đối chiếu thông tin bên mua với giấy đăng ký doanh nghiệp/thuế trước khi xuất, theo tiết a điểm 4 Phụ lục NĐ 254/2026/NĐ-CP.
5. Doanh nghiệp là bên đi thuê/sử dụng xe: chủ động chuẩn bị bộ hồ sơ trên để garage có căn cứ xuất hóa đơn đúng tên mình, bảo đảm chi phí được hạch toán và khấu trừ.

Bản tin này được Crowe Vietnam tổng hợp nhằm cung cấp thông tin chung và không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật gốc và tham vấn chuyên gia trước khi áp dụng vào tình huống thực tế.