Roosters worden bijvoorbeeld gemaakt in Excel, vakantieaanvragen komen per mail binnen, gewerkte uren worden handmatig bijgehouden en correcties worden apart doorgegeven aan de salarisadministratie. Of medewerkers registreren hun uren wel in een systeem, maar voordat deze uren verwerkt kunnen worden in de salarisadministratie vinden alsnog een aantal handmatige controles plaats. Dat werkt, maar de vraag is of het ook efficiënt is.

Payroll is vaak het eindpunt, niet het begin van het probleem
Wanneer we met organisaties naar hun urenregistratie en personeelsplanning kijken, wordt al snel duidelijk hoeveel processen uiteindelijk samenkomen bij de salarisadministratie. Denk bijvoorbeeld aan:

• gewerkte uren
• meeruren en overuren
• avond-, nacht- of weekendtoeslagen
• verlof en afwezigheid
• wijzigingen in het rooster
• verschillende uursoorten
• gewerkte uren op verschillende locaties of afdelingen

Als deze gegevens vanuit verschillende bronnen worden aangeleverd, moet iemand ervoor zorgen dat alles uiteindelijk correct bij payroll terechtkomt. Daar zit vaak meer handmatig werk achter dan organisaties in eerste instantie denken.

Kijk eens naar de controles die iedere maand terugkomen
Een controle is natuurlijk niet per definitie verkeerd, zeker rondom de salarisverwerking wil je zeker weten dat gegevens correct zijn. Interessanter wordt het wanneer dezelfde correcties iedere maand terugkomen. Stel dat de salarisadministratie iedere salarisperiode controleert of overuren goed zijn verwerkt. Of dat gegevens uit de planning eerst in Excel worden overgenomen en aangepast, voordat ze geschikt zijn voor de salarisverwerking. Wat mij betreft is de eerste vraag dan niet hoe je die controles sneller kunt uitvoeren, maar waarom die controles of tussenstappen iedere maand opnieuw nodig zijn. Kunnen de afspraken rondom overuren bijvoorbeeld al goed worden ingericht bij de urenregistratie? Kan informatie vanuit de planning rechtstreeks worden gebruikt in het vervolgproces? En kan een leidinggevende een afwijking eerder in het proces beoordelen, in plaats van dat payroll deze achteraf moet signaleren? Juist daar ligt vaak een kans om het proces slimmer in te richten.

Excel is niet automatisch het probleem
Dit betekent overigens niet dat iedere Excelplanning direct vervangen moet worden. Voor een organisatie met een beperkt aantal medewerkers en weinig uitzonderingen kan een eenvoudige werkwijze prima functioneren. Dat verandert wanneer de complexiteit toeneemt. Bijvoorbeeld door meerdere locaties, veel parttimers of oproepkrachten, wisselende roosters, verschillende toeslagen of regelmatig meer- en overwerk. Dan ontstaan vaak steeds meer administratieve tussenstappen om de informatie uiteindelijk geschikt te maken voor de salarisverwerking. Op dat moment is het de moeite waard om het volledige proces opnieuw te bekijken.

Van planning tot salarisstrook
Zelf kijk ik daarom graag naar het proces van begin tot eind. Hoe wordt een medewerker ingepland? Waar geeft de medewerker beschikbaarheid door? Waar worden de daadwerkelijk gewerkte uren geregistreerd? Wie keurt afwijkingen goed? Hoe worden toeslagen bepaald? En hoe komen deze gegevens uiteindelijk bij p de salarisadministratie terecht? Juist tussen die verschillende stappen zit vaak de meeste ruimte voor verbetering. Het doel hoeft daarbij niet te zijn om ieder proces volledig te automatiseren, er zullen altijd uitzonderingen en controles blijven bestaan. Maar wanneer gegevens op meerdere plekken worden bijgehouden, handmatig worden overgenomen of iedere maand opnieuw gecorrigeerd moeten worden, is het verstandig om te onderzoeken of dat slimmer kan.

Begin bij payroll
Organisaties die hun HR-processen verder willen digitaliseren, hoeven wat mij betreft niet direct te beginnen met de vraag welk nieuw systeem ze nodig hebben. Begin eens met een aantal vragen aan de salarisadministratie. Juist daar wordt vaak zichtbaar waar eerder in het proces extra handmatige stappen of correcties nodig zijn om de salarisrun compleet te krijgen. Vraag welke informatie iedere maand handmatig wordt aangeleverd, welke correcties regelmatig terugkomen, welke Excelbestanden nodig zijn om de salarisrun compleet te krijgen en bij welke gegevens payroll regelmatig terug moet naar HR, een leidinggevende of medewerker. Daarmee krijg je vaak verrassend snel inzicht in processen die eerder in de HR-keten slimmer kunnen worden ingericht. Want uiteindelijk gaat het niet alleen om een efficiëntere salarisrun. Als informatie vanuit planning en urenregistratie eerder in het proces goed wordt vastgelegd en gecontroleerd, hoeft er aan het einde simpelweg minder gecorrigeerd te worden. En dat maakt het proces niet alleen makkelijker voor Payroll, maar ook voor HR, leidinggevenden en medewerkers.