Nieuwe richtlijnen inzake thuiswerkvergoedingen

Omwille van de corona pandemie werken veel werknemers intussen op een meer ‘structurele’ manier van thuis uit en allicht zal deze trend zich ook post-corona verder zetten.  Daarom heeft de administratie in haar Circulaire 2021/C/20 nieuwe richtlijnen uitgevaardigd  in verband met de vergoedingen die belastingvrij aan werknemers kunnen worden toegekend in het kader van thuiswerk.  

Weet dat ook de RSZ dezelfde bedragen hanteert.

Voor wie? 

De nieuwe regels zijn van toepassing op werknemers en ambtenaren, dus NIET op bedrijfsleiders.  Ook werknemers die onder bijzondere regimes vallen bv buitenlandse kaderleden, werknemers die met een salary split werken, …. vallen uit de boot.

Voor deze laatste categorieën kunnen wel vergoedingen worden toegekend op basis van bewijsstukken of op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen waarvoor een voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen kan bekomen worden.

Wat wordt verstaan onder thuiswerk?

Onder thuiswerk wordt verstaan ‘elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin  werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd’.  De werkvloer omvat ook de activiteiten die normaal bij de klant of op een andere locatie (bv in een satellietkantoor van de werkgever) worden uitgevoerd.  Buiten de werkvloer betekent dan in de private lokalen van de werknemer.

Verder moet dit thuiswerk structureel en regelmatig zijn.  Dit houdt in dat het equivalent van één werkdag per week (bv één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week, meerdere dagen van een paar uur die tijdens de normale arbeidstijd worden gepresteerd) thuis wordt gewerkt.  Dit wordt vervolgens op maandbasis beoordeeld.  Opgelet: het thuiswerk moet tijdens de normale arbeidstijd worden gepresteerd, dus niet ’s avonds of tijdens het weekend.

Niet structurele thuiswerkers zijn dan bv werknemers die slechts een paar uur per maand van thuis werken, die hun normale werkuren op de werkvloer of elders presteren maar dan bv ‘s avonds thuis nog administratie verrichten of nog zij die een volledige maand afwezig zijn bv door ziekte, vakantie, zwangerschapsverlof, technische werkloosheid,  …

Welke vergoedingen?

Enerzijds gaat het om het de terugbetaling van volgende kosten die door de werknemer zijn gedragen:

 

- Kantoorkosten

- Kosten van kantoormeubilair/informaticamateriaal

- Kosten voor professioneel gebruik van een privé-internet aansluiting en abonnement

- Kosten voor professioneel gebruik van een privé-computer

- Kosten voor professioneel gebruik van een eigen tweede scherm, printer/scanner zonder privé computer

Anderzijds gaat het om de ter beschikking stelling door de werkgever van kantoormeubilair/ informaticamateriaal.  

 

1. Terugbetaling van kosten

• Kantoorkosten

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten en bedraagt EUR 129,48 per maand.  Voor de maanden april, mei en juni 2021 wordt dit bedrag opgetrokken tot EUR 144,31 per maand.  In geval van deeltijdse prestaties moeten deze bedragen niet evenredig verminderd worden zolang aan bovenvermelde voorwaarden inzake structureel thuiswerk is voldaan (één werkdag per week op maandbasis).

Deze vergoeding dekt dan alle kosten verbonden aan het kantoor zoals het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer, printer en computermateriaal zoals papier, usb-stick, muismatje, inkt (dus niet de pc en printer zelf), kantoorbenodigdheden zoals mappen, cursusblokken, balpennen, … , nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing en koffie, water, versnaperingen.

• Kosten van kantoormeubilair/informaticamateriaal

Daarnaast is de terugbetaling van onder andere een bureaustoel, -tafel of –kast en/of -lamp, tweede scherm, printer/scanner, toetsenbord, hoofdtelefoon, …. mogelijk wanneer de werkgever dit type materiaal ook op de werkvloer ter beschikking stelt.  

Terugbetaling is echter enkel mogelijk op basis van bewijsstukken en voor zover de investeringen door de werknemer strikt noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te oefenen.

Terugbetaling is mogelijk in één keer hetzij gespreid in functie van de normale gebruiksduur van de investering.  Er wordt van volgende normale gebruiksduur uitgegaan:

 

- Bureaustoel, -tafel of –kast: 10 jaar

- Bureaulamp: 5 jaar

- Tweede scherm/ printer/scanner/ ander randapparatuur: 3 jaar 

Bij een éénmalige terugbetaling zal de reële restwaarde van de investering als een belastbaar voordeel voor de werknemer worden belast indien hij uit dienst gaat voor het einde van de gebruiksduur van de investering en hij de restwaarde niet moet terugbetalen aan de werkgever.  Taxatie als voordeel alle aard geldt ook voor investeringen die de beroepsbehoeften overtreffen.

• Kosten voor professioneel gebruik van een privé-internet aansluiting en abonnement

Hiervoor kan een forfaitaire vergoeding van EUR 20,00 per maand worden toegekend.  

• Kosten voor professioneel gebruik van een privé-computer

Hiervoor kan een forfaitaire vergoeding van EUR 20,00 per maand worden toegekend.

 

• Kosten voor professioneel gebruik van een eigen tweede scherm, printer/scanner zonder privé computer

Voor een eigen tweede scherm, printer of scanner kan een vergoeding worden toegekend van EUR 5,00 per maand per item gedurende maximum 3 jaar, met een absoluut maximum van EUR 10,00 per maand.  

 

 

De forfaitaire vergoeding kan gecombineerd met de ter beschikking stelling door de werkgever van kantoormeubilair of informaticamateriaal voor zover hij dit in normale omstandigheden ook op de werkvloer ter beschikking stelt. Als de werknemer het materiaal mag behouden na beëindiging van het thuiswerk of de arbeidsovereenkomst, vormt de reële waarde wel een belastbaar voordeel van alle aard.

Wanneer de ter beschikking stelling betrekking heeft op een pc, laptop, internetaansluiting, mobiele telefoon en vast of mobiele telefoonabonnement die ook privé gebruikt worden, dan wordt hiervoor een forfaitair voordeel van alle aard aangerekend.  

 

Bijkomende ficheverplichtingen?

Vanaf het inkomstenjaar 2022 zal naast de gebruikelijke vermeldingen inzake kosten eigen aan de werkgever ook het bedrag van de vergoedingen moeten opgenomen worden. 

Inwerkingtreding 

Deze nieuwe regeling treedt in werking op 1 maart 2021 maar de administratie zal er al mee rekening houden voor de situaties van thuiswerk vanaf 1 januari 2021. 

Samengevat 

Samengevat kan gesteld worden dat de forfaitaire vergoedingen kunnen betaald worden samen met de  terugbetaling of ter beschikking stelling van bureaumateriaal voor zover deze niet dezelfde kosten dekken.