Angajarea cetățenilor străini presupune, pe lângă documentele obișnuite de personal, o serie de obligații suplimentare pentru angajator.

Pentru companiile care lucrează cu personal din state terțe, verificarea dosarului HR nu ar trebui să se limiteze la existența contractului individual de muncă. Trebuie urmărite atât documentele care atestă dreptul de muncă și de ședere, cât și respectarea condițiilor asumate prin oferta de muncă și a obligațiilor specifice privind salarizarea, cazarea, SSM, notificările și integrarea angajatului.

În continuare prezentăm principalele elemente care trebuie verificate.

1. Oferta fermă de locuri de muncă

Oferta fermă reprezintă unul dintre documentele esențiale în procesul de angajare a unui cetățean străin și trebuie să reflecte în mod real condițiile în care acesta urmează să lucreze.

Oferta încărcată în noua platforma electronică trebuie să conțină, între altele:

• perioada de valabilitate a ofertei;
• numărul locurilor de muncă disponibile;
• funcția, meseria sau ocupația și codul COR, precum și cerințele necesare ocupării postului;
• durata angajării și condițiile de angajare, încetare sau reangajare;
• durata timpului de muncă și repausurile;
• modalitatea de compensare a orelor suplimentare;
• salariul/remunerația brută și netă;
• tariful orar, acolo unde este cazul;
• modalitatea și data plății salariului;
• salariul minim brut aplicabil;
• sporurile și celelalte drepturi salariale;
• condițiile privind concediul de odihnă;
• condițiile de muncă, sănătate și securitate în muncă, igienă și securitate socială;
• informațiile privind taxele, impozitele și contribuțiile aplicabile;
• despăgubirile în cazul bolilor profesionale, accidentelor de muncă sau decesului.

În cazul în care angajatorul oferă cazare și/sau transport, oferta trebuie să precizeze clar cine suportă aceste costuri și care sunt condițiile aplicabile.

De asemenea, oferta fermă trebuie să corespundă condițiilor efective de muncă oferite ulterior salariatului. Modelul oficial introdus în 2026 prevede expres că informațiile din ofertă trebuie să fie reale, complete și conforme cu condițiile efective de muncă.

Ce verifică HR?

Oferta fermă trebuie comparată cu contractul individual de muncă și cu situația efectivă a salariatului. Orice diferență semnificativă între documente sau între documente și realitatea din teren trebuie analizată.

2. Contractul individual de muncă

Contractul individual de muncă trebuie încheiat atât în limba română, cât și în limba statului de origine al salariatului sau într-o limbă de circulație internațională pe care acesta o înțelege sau despre care se poate presupune în mod rezonabil că o înțelege. Contractul trebuie să reflecte condițiile prevăzute în oferta fermă și să includă elementele obligatorii privind:

• funcția/ocupația;
• durata contractului;
• timpul de muncă;
• salariul și drepturile salariale;
• concediul de odihnă;
• condițiile de muncă;
• cazarea, dacă este asigurată;
• transportul, dacă este asigurat;
• celelalte drepturi și obligații aplicabile.

Pentru HR, este important ca versiunea în limba străină și versiunea în limba română să fie identice din punct de vedere al conținutului.

3. Documentele care atestă legalitatea șederii și dreptul de muncă

În dosarul salariatului trebuie să existe documentele care permit verificarea legalității șederii și a dreptului de muncă. În funcție de situația concretă a persoanei, acestea pot include documente precum:

• documentul de călătorie;
• viza de lungă ședere, după caz;
• permisul de ședere;
• documentul care atestă dreptul de muncă;
• alte documente relevante pentru statutul juridic al persoanei.

Angajatorul trebuie să păstreze la sediul social sau la punctele de lucru o copie a documentului de călătorie sau a permisului de ședere din care rezultă legalitatea șederii.

Aceste documente, împreună cu documentele justificative privind îndeplinirea obligațiilor legale, trebuie păstrate pentru o perioadă de minimum 5 ani de la încetarea raportului de muncă.

Recomandare pentru HR: nu este suficient să existe documentul în dosar. Trebuie verificată și valabilitatea acestuia pe întreaga perioadă relevantă.

4. Salarizarea și plata prin cont bancar

Pentru lucrătorii străini, remunerația sau salariul trebuie plătite în contul bancar al salariatului.

Prin urmare, în cadrul verificării dosarului trebuie urmărite:

• existența contului bancar al salariatului;
• documentele care confirmă comunicarea contului către angajator;
• statele de plată;
• dovezile efective ale plății salariului;
• concordanța dintre salariul prevăzut în CIM, oferta fermă și sumele plătite.

Documentele privind plata salariilor pot fi solicitate de autoritățile competente în cadrul verificărilor.

5. Cazarea și transportul

Dacă angajatorul asigură cazarea, trebuie să existe documente care să demonstreze condițiile de cazare oferite.

În cazul în care costul chiriei este suportat de salariat, acesta nu poate depăși 25% din remunerația netă sau salariul net al străinului, în situația prevăzută de ordonanță.

Dosarul trebuie verificat din perspectiva:

• existenței documentelor privind cazarea;
• adresei și condițiilor de cazare;
• costului chiriei;
• persoanei care suportă costul;
• concordanței dintre oferta fermă, CIM și situația efectivă.

Dacă angajatorul asigură transportul, trebuie verificate și documentele privind transportul din țara de origine/reședință în România, transportul între cazare și locul de muncă și, după caz, repatrierea.

6. Sănătatea și securitatea în muncă

Instruirea în domeniul sănătății și securității în muncă trebuie realizată într-o limbă pe care lucrătorul străin o înțelege.

Prin urmare, în cadrul dosarului trebuie să poată fi demonstrat:

• că instruirea SSM a fost efectuată;
• că instruirea a fost realizată într-o limbă înțeleasă de salariat;
• că salariatul a primit echipamentele individuale de protecție necesare;
• că există documentele specifice instruirii și evidențele aferente.

Acesta este un punct care merită verificat distinct în auditul HR, deoarece simpla existență a fișelor de instruire nu este suficientă dacă nu poate fi demonstrată înțelegerea informațiilor de către lucrător.

7. Notificarea autorităților

Angajatorul are obligații de notificare în anumite situații privind lucrătorul străin.

Trebuie urmărite, în special:

• absența nemotivată pentru o perioadă mai mare de 3 zile lucrătoare consecutive;
• încetarea contractului individual de muncă;
• situațiile în care lucrătorul este în pericol sau este supus exploatării;
• situațiile în care se constată nerespectarea condițiilor care au stat la baza acordării dreptului de muncă și de ședere.

Pentru situațiile prevăzute de lege, notificarea trebuie realizată în termenul legal, iar dovada notificării trebuie păstrată în documentația angajatorului.

8. Integrarea și cursurile de limba română

Una dintre obligațiile introduse prin noul cadru legislativ este asigurarea, pentru lucrătorii străini, a unor cursuri de limba română care să includă și elemente de integrare culturală și socială.

Cursurile trebuie asigurate pentru o perioadă de minimum 6 luni de la începerea activității în România, cu o durată de cel puțin 6 ore pe săptămână. Ele pot fi organizate direct de angajator sau prin furnizori și instituții prevăzute de lege.

Pentru HR este recomandată păstrarea dovezilor privind:

• înscrierea salariatului;
• furnizorul cursului;
• perioada de desfășurare;
• numărul de ore;
• participarea salariatului;
• conținutul cursului;
• elementele de integrare culturală și socială.

Această obligație trebuie urmărită pe parcursul primelor luni de activitate, nu doar la momentul întocmirii dosarului.

9. Accesul la proceduri de reclamație și raportare a abuzurilor

Angajatorul trebuie să garanteze accesul lucrătorilor străini la proceduri de reclamație și raportare a abuzurilor, în condiții de confidențialitate.

În practică, HR ar trebui să poată demonstra că salariatul a fost informat cu privire la:

• modalitatea de formulare a unei reclamații;
• persoana/departamentul către care poate sesiza o problemă;
• modalitatea de raportare a abuzurilor;
• garanțiile de confidențialitate;
• eventualele mecanisme disponibile prin platforma electronică.

10. Ce trebuie să poată prezenta angajatorul la un control

În cadrul unui control, autoritățile competente pot solicita documente și informații privind condițiile de încadrare în muncă a străinilor.

Printre documentele relevante se numără:

• contractele individuale de muncă;
• documentele privind dreptul de ședere;
• documentele privind plata salariilor;
• documentele privind cazarea;
• documentele privind instruirea SSM;
• documentele privind îndeplinirea obligațiilor de integrare;
• documentele privind notificările efectuate;
• alte documente justificative privind respectarea condițiilor de angajare.

Prin urmare, un dosar HR bine organizat trebuie să permită verificarea rapidă a întregului parcurs: recrutare → ofertă → drept de muncă și ședere → contract → sosire/începerea activității → salarizare → cazare → SSM → integrare → încetarea raportului de muncă.

Contact:
Andreea ALBINOIU
Senior Manager Immigration & Global Mobility Services
[email protected]
+40 (0) 759 036 013

Disclaimer

Informațiile conținute în acest buletin informativ au scopul de a vă oferi o privire de ansamblu asupra noutăților legislative; buletinul informativ nu conține o analiză cuprinzătoare a fiecărui subiect. Pentru informații suplimentare în legătură cu subiectele expuse vă rugăm să ne contactați. Nu este acceptată nici o responsabilitate pentru deciziile sau omiterile în urma folosirii conținutului acestui buletin informativ. Toate informările Crowe pot fi consultate la pagina www.crowe.ro.

Crowe România