Cómo el análisis de Causa Raíz mejora la calidad

• Como profesionales de la contabilidad, convivimos con hallazgos recurrentes: errores que reaparecen, controles que fallan bajo presión y “excepciones” que, si somos honestos, ya dejaron de serlo. La diferencia entre organizaciones que corrigen de forma sostenible y las que apagan incendios radica en una práctica disciplinada: el análisis de causa raíz (RCA). He aquí por qué y cómo el RCA eleva la calidad de nuestro trabajo y, con ello, la confianza pública en la profesión.

De “qué pasó” a “por qué pasó” y “cómo no vuelve a ocurrir”

• Diferenciar entre la “culpa” individual y las causas sistémicas. Un desvío puede tener un agente visible, pero rara vez es un evento aislado: políticas ambiguas, capacitación insuficiente, cargas de trabajo mal balanceadas o señales culturales suelen estar detrás.
• Convertir hallazgos puntuales en mejoras transversales. Un problema en un encargo revela, con frecuencia, oportunidades en Aceptación/Continuidad, independencia, RR. HH., metodologías y tecnología.
• Priorizar acciones correctivas efectivas. El ciclo completo—identificar, analizar causas, planificar, implementar y validar la eficacia—evita el retorno del problema con otra cara.

Este enfoque ya es práctica recomendada en sistemas de gestión de calidad (ISQM 1) y alimenta la capacitación, la metodología y el monitoreo y remediación.

Mitos comunes sobre el RCA (y cómo superarlos)

• “RCA es para buscar culpables.” Falso: el objetivo es aprender y mejorar; se enfoca en causas, no en culpables.
• “Solo sirve cuando algo sale mal.” Falso: también identifica buenas prácticas para escalarlas.
• “No me aplica si no estuve en ese encargo.” Falso: las causas raíz suelen repetirse entre equipos y clientes distintos.
• “Es cosmético y no cambia nada.” Falso: cerrando el ciclo con verificación, se logran mejoras medibles.
• “Consume tiempo que no tenemos.” Un análisis breve y bien dirigido ahorra tiempo al prevenir recurrencias.

Métodos prácticos que funcionan

Cinco porqués. Preguntar “¿por qué?” iterativamente hasta exponer causas sistémicas.

Ejemplo: 

• ¿Por qué no se archivó el encargo a tiempo? Porque el equipo tenía exceso de carga.
• ¿Por qué había exceso de carga? Porque la asignación de trabajo fue inadecuada.
• ¿Por qué la asignación fue inadecuada? Porque no hubo una revisión periódica de cargas por socio/gerente.
• ¿Por qué no hubo revisión periódica de cargas? Porque no existe un proceso formal ni métricas de capacidad establecidas.
• ¿Por qué no existe un proceso formal ni métricas? Porque el sistema de gestión (SoQM/ISQM 1) no tradujo sus políticas a procedimientos operativos con responsables, frecuencia y umbrales, y no se integró un tablero de capacidad en la herramienta de gestión de encargos.

Diagrama de Ishikawa (espina de pescado): Agrupa causas por categorías (Personas, Métodos, Herramientas, Materiales/Información, Entorno), conocido como 5 M y evidencia que la raíz rara vez es única.

Árbol lógico / Fault Tree: Descompone un evento en subcausas y muestra la lógica que las conecta; útil para controles preventivos y pruebas de eficacia.

Más importante que la herramienta es la disciplina: documentar hipótesis y evidencias, validar con datos y combinar enfoques cuando sea necesario.

Cerrar el ciclo: de la causa a la remediación sostenible

1. Plan de acción trazable. Responsable, hitos, recursos; ajustes a políticas, metodología, listas de chequeo y plataformas; capacitación y comunicaciones.
2. Implementación con gobernanza. Tono ético desde arriba; independencia y aceptación / continuidad alineadas al riesgo; incentivos que prioricen calidad.
3. Validación de eficacia. Auditorías internas, hot reviews y monitoreo de indicadores (APQI, hallazgos, tiempos de archivo, CPD, puntos de EQCR); seguimiento tecnológico y retroalimentación a metodología y formación.

Indicadores que demuestran mejora en calidad

• Mayor proporción de encargos con calificación alta; reducción de calificaciones críticas.
• Menos recurrencia por tema (independencia, estimaciones, evidencia, revelaciones).
• Mejor oportunidad de archivo y respuesta a revisiones.
• Cobertura y resultados de entrenamientos (CPD).
• Efectividad de EQCR y consultas técnicas.

Aplicación al contexto venezolano.

• Resiliencia ante choques externos y cambios normativos.
• Eficiencia con capacidad limitada al reducir retrabajos.
• Reputación y confianza pública al demostrar aprendizaje y corrección de raíz.

Pasos inmediatos sugeridos

Institucionalizar el RCA para hallazgos de mayor severidad y temas recurrentes.

Guía breve de métodos y formato único de registro/validación.

Revisiones periódicas de carga y métricas de capacidad por socio/gerente.

Integrar resultados a aceptación/continuidad, formación CPD, checklists de riesgos y plantillas.

Tablero trimestral de indicadores de calidad y remediación al Comité Ejecutivo

Fuentes consultadas:

1. QMTip21RootCauseAnalysis.pdf: Cómo el RCA mejora la calidad; enfoque en causas sistémicas y "cinco porqués"; mejoras transversales – Crowe Global.
2. QM_Tip_190_Root_Cause_Analysis_Myth_Busting.pdf: Desmitificación del RCA; herramienta para mejora continua y buenas prácticas – Crowe Global.
3. Root-Cause-Analysis-Article-RISK-17030-017A.pdf: Ciclo de acción correctiva; métodos (Cinco Porqués, Ishikawa); validación de eficacia – de internet.
4. Crowe Transparency Report 2023.pdf: Gobernanza y Sistema de Gestión de la Calidad (SoQM/ISQM 1); monitoreo y remediación; rol del RCA – Crowe Global.
5. ISQM 1 – International Standard on Quality Management 1 (IAASB): Marco de referencia para el sistema de gestión de la calidad en firmas de auditoría.
6. IFAC – Continuing Professional Development (CPD): Buenas prácticas de formación y actualización continua en la profesión contable – de internet.