Entreprises du BTP : faîtes le point sur la DFS et vos obligations sociales
A partir du 1er janvier 2023, il ne sera plus possible d’appliquer la DFS si le salarié ne supporte pas effectivement la charge de frais professionnels.
Pour certaines professions limitativement énumérées (certains ouvriers du bâtiment, les VRP, les journalistes…), les employeurs peuvent effectuer une déduction forfaitaire spécifique "pour frais professionnels" appliquée sur la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale.
Depuis le 1er avril 2021, la seule appartenance à l’une des professions concernées ne suffit pas à elle seule à permettre le bénéfice de la DFS. Son application est subordonnée au fait que le salarié concerné engage effectivement des frais lors de son activité professionnelle. L’employeur doit disposer des justificatifs démontrant que le salarié supporte effectivement ces frais professionnels.
Toutefois, à titre exceptionnel et pour les contrôles relatifs à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’URSSAF procède uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir.
A partir du 1er janvier 2023, cette tolérance ne sera plus admise, impliquant le cas échéant des redressements en cas de contrôle et de non-respect de ces règles d'application de la DFS.
A noter également que :
En l’absence de frais effectivement engagés, d’un remboursement par l’employeur de la totalité des frais ou en cas de prise en charge directe par l’employeur des frais, la DFS n’est pas applicable.
Par ailleurs, en cas d’absence avec maintien de salaire ou de congé rémunéré, il ne peut être fait application de la DFS car aucun frais professionnel n’est supporté par le salarié pendant ces périodes. La DFS ne s’applique que sur la rémunération correspondant à un travail effectif du salarié, avec justification des frais engagés par le salarié.
Consultez les modalités d'application de la DFS
Rappel concernant vos autres obligations sociales
Indemnité de trajet :
L’indemnité de trajet indemnise forfaitairement la sujétion qu’il y a pour un salarié de se rendre quotidiennement sur le chantier et d’en revenir. Le mode de transport utilisé est sans incidence sur le droit pour le salarié de bénéficier cette indemnité.Par exception, aucune indemnité de trajet n’est due pour les salariés logés gratuitement par l’entreprise sur le chantier ou à proximité immédiate.
Cette indemnité de trajet est due pour la population « ouvrier ».
Indemnité de panier :
L’employeur doit indemniser le salarié en petit déplacement du supplément de frais occasionné par la prise de son déjeuner en dehors de sa résidence habituelle. Cette indemnité est donc due si le salarié ne déjeune pas chez lui du fait de l’éloignement du chantier ou il travaille, sans que cet éloignement l’empêche de regagner son domicile en fin de journée.Par conséquence, ne peuvent bénéficier d’une indemnité de panier les salariés :
- pouvant rentrer chez eux lors de la pause déjeuner compte tenu de la localisation du chantier. Aucune indemnité de panier ne doit être versée par l'employeur, peu importe alors que le salarié préfère déjeuner à proximité du chantier alors même qu'il lui est possible de rentrer chez lui.
- pour lesquels est mis à disposition un restaurant d'entreprise sur le chantier.
- pour lesquels le repas est fourni gratuitement ou avec une participation financière de l'entreprise égale au montant minimal de l'indemnité de panier.
- pour lesquels le repas est fourni gratuitement ou avec une participation financière de l'entreprise égale au montant de l'indemnité de repas.
Pour faire face à son obligation minimale de prise en charge des frais de repas, l'employeur peut aussi payer directement au restaurateur le coût des repas. Il peut également fournir au salarié un moyen de paiement au nom de l'entreprise.
Enfin, l'employeur peut également rembourser les frais de repas par le biais de notes de frais. Il rembourse alors le montant réel des frais de repas du salarié, qui doit fournir les factures de chaque repas.
L’indemnité de panier s’applique à la population « ouvrier » et « etam ».
Indemnité de transport :
L’indemnité de transport est applicable aux salariés qui dépendent de la convention collective du Bâtiment non sédentaires. C’est-à-dire ceux qui travaillent habituellement sur les chantiers et non à l’atelier.Elle couvre les frais d’un voyage aller-retour engagés quotidiennement par le salarié pour se rendre sur le chantier et en revenir avec son véhicule personnel.
Ainsi l’indemnité de transport n’est pas due lorsque l’entreprise assure gratuitement le transport des salariés sur le chantier ou lorsque l’entreprise met à disposition des salariés un véhicule de service ou de fonction appartenant à l’entreprise.
Comme l’indemnité de trajet, l’indemnité de transport est versée selon des zones entre le siège de l’entreprise et le chantier.
Identifier les heures non indemnisées :
Lorsque le personnel de chantier se rend directement de son domicile au chantier sur lequel il est affecté, le temps de trajet ne constitue pas du temps de travail effectif. Ce temps de trajet ne donne lieu à aucune indemnisation par l’employeur et ne doit pas être rémunéré. Ce principe vaut quelle que soit la durée de ce trajet si le chantier est réalisé en petit déplacement et quel que soit le mode de transport utilisé.
L’employeur est néanmoins contraint d’indemniser le salarié pouvant bénéficier de la prise en charge légale des frais de transport public. Une indemnité conventionnelle de transport doit aussi être versée si le salarié utilise son véhicule personnel. En outre, le salarié doit disposer d’une indemnité de trajet au titre du régime des petits déplacements.
Lorsqu’un salarié se rend au siège pour utiliser ensuite un mode de transport collectif mis à sa disposition gratuitement par l’employeur pour rejoindre le chantier, le temps de trajet entre le domicile et le siège puis entre le siège et le chantier n’est pas du temps de travail effectif. Aucune rémunération ni indemnisation ne doivent être attribuées au salarié en contrepartie de ce temps de trajet mais le salarié doit disposer d’une indemnité de trajet au titre du régime des petits déplacements.
Identifier les heures indemnisées :
Le salarié obligé de se rendre au siège de l'entreprise (pour récupérer notamment du matériel) avant d'aller sur le chantier voit ce temps de trajet affecté par une contrainte de l'employeur liée à l'exécution du travail (le transport du matériel).
Dans ce cas de figure, la partie du temps de trajet entre le domicile et le siège n'est pas du temps de travail effectif.
En revanche, dès l'arrivée au siège, le salarié doit être considéré comme étant en train d'accomplir du travail effectif. La durée de chargement du véhicule ainsi que celle du trajet pour se rendre sur le chantier constituent du temps de travail effectif. Car, à partir de son arrivée au siège, le salarié est à la disposition de l'employeur : il exécute une mission selon ses directives.
Les mêmes règles sont à appliquer pour le décompte du temps de trajet du salarié auquel l'employeur impose la présence au siège de l'entreprise à une heure donnée pour être amené sur le chantier par un de ses collègues.
Ce temps est rémunéré au salarié au taux normal et entre dans le décompte pour la détermination des heures supplémentaires et des durées maximales de travail. Cette règle est valable que ces temps de trajet soient accomplis pendant l'horaire habituel de travail du salarié ou en dehors. En outre, le salarié doit obtenir une indemnité de trajet au titre du régime des petits déplacements.
Par ailleurs, lorsqu’un salarié doit, par exemple, se rendre dans la journée d’un chantier à un autre chantier ou d’un chantier au siège de l’entreprise pour récupérer du matériel, le temps de trajet constitue du temps de travail effectif et doit être rémunéré.
En tant qu’employeur, nous vous rappelons qu’il vous appartient de procéder aux démarches administratives suivantes :
- Programmer une visite médicale d’information et de prévention auprès de votre centre de médecine du travail, dans les 3 mois après la prise effective de poste.
- Demander la délivrance de la carte d’identité professionnelle BTP via le site cartebtp.fr
- Affilier le salarié à la mutuelle d’entreprise, dès la date d’embauche (sauf cas de dispense dans certains cas).
- Attribuer au nouvel embauché la classification correspondante en lien avec votre convention collective, en adéquation avec les tâches confiées, l’expérience et éventuellement les diplômes. En cas de besoin, nous pouvons vous communiquer la grille applicable à votre société, et définir ensemble cette classification.
