Facture électronique : toutes les PME concernées au 1er janvier 2019 !
A compter du 1er janvier 2019, si l’effectif de votre entreprise dépasse 10 salariés et que votre entreprise est Fournisseur (de biens ou prestations) de l’Etat, des collectivités locales et des établissements publics, vous devez désormais émettre et transmettre vos factures à ces clients publics en format électronique.
- Quelles entreprises concernées au 1er janvier 2019 ?
Il s’agit des entreprises du secteur privé :
- dont l’effectif est supérieur ou égal à 10. L'effectif correspond au nombre d'unités de travail par année (UTA), c'est-à-dire au nombre de personnes ayant travaillé dans l'entreprise considérée ou pour le compte de cette entreprise à temps plein pendant toute l'année considérée. Le travail des personnes n'ayant pas travaillé toute l'année, ou ayant travaillé à temps partiel, quelle que soit sa durée, ou le travail saisonnier, est compté comme fractions d'UTA.
- qui émettent des factures à destination de clients publics (Etat, collectivités locales et des établissements publics).
- Quelles sont les modalités d’émission des factures électroniques ?
Les factures électroniques doivent respecter un certain formalisme et comporter notamment les mentions suivantes :
- La date d'émission de la facture
- La désignation de l'émetteur et du destinataire de la facture
- Le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l'émetteur
- En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l'engagement généré par le système d'information financière et comptable de l'entité publique
- Le code d'identification du service en charge du paiement
- La date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux
- La quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés
- Le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu'il y a lieu, leur prix forfaitaire
- Le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération
- Le cas échéant, les modalités particulières de règlement
- Le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires
- Comment transmettre ces factures électroniques aux clients publics ?
Afin de répondre à cette obligation, l’Etat a mis à disposition des entreprises, via Intranet et gratuitement, un « portail de facturation » appelé Chorus Pro.
Les échanges entre les fournisseurs et les entités publiques sont ainsi facilités. Ils peuvent se faire de plusieurs façons, au choix du Fournisseur :
- Il est possible de saisir directement les données de la facture dans un formulaire via le portail (saisie manuelle de la facture émise par le logiciel de gestion commerciale du Fournisseur). Ce système intéressera notamment les Fournisseurs ayant peu d’opérations avec le secteur public. L’accès en mode portFail est toujours disponible (24/7) et nécessite seulement d’avoir un compte utilisateur.
- Lorsque le nombre d’opérations est plus important, il est possible de choisir un dépôt en masse ou une transmission en mode connecté (EDI) d’un ensemble de factures PDF regroupées à l’intérieur d’un fichier XML.
- Enfin, le portail offre également un mode Service (API) qui met à disposition un ensemble de services pouvant être interrogés à partir d’un Système d’Information (SI) externe et connecté à Chorus Pro.
A noter qu’il est possible pour un Fournisseur de combiner plusieurs modes de transmission des factures (par exemple : EDI et, occasionnellement, dépôt d’une facture PDF sur le portail).
- Quelles obligations pour les relations entre entreprises du secteur privé ?
La loi Macron de 2015 avait souhaité développer la facturation électronique entre les entreprises du secteur privé. A ce jour, l’ordonnance devant préciser les modalités de réception des factures électroniques par les clients n’est pas parue et ce projet a été abandonné en l’état.
La dématérialisation des factures s’est cependant naturellement développée. Nous attirons votre attention sur la nécessité de respecter certaines règles afin de sécuriser ces échanges électroniques et s’assurer de la valeur probante de la facture avec :
- un impact sur le droit à déduction de la TVA, et de la charge,
- un risque de sanction fiscale et pénale en cas de manquements aux mentions obligatoires.
Au plan FISCAL, pour être qualifiée d’électronique, le processus de facturation doit être électronique dans son intégralité : la facture doit avoir été créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Ainsi une facture initialement conçue sur format papier puis numérisée et transmise par mail ne constituera pas une facture électronique. A contrario, une facture créée sous forme électronique mais envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.