Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse, doivent utiliser un logiciel ou système sécurisé. A ce titre, l’administration fiscale réalisera prochainement des contrôles sur ces logiciels ou systèmes de caisse afin de s’assurer de leur conformité.
Les entreprises concernées sont celles assujetties à la TVA et réalisant des opérations avec des clients non assujettis, ne donnant donc pas lieu à une facturation.
Tous les logiciels disposant d’une fonctionnalité de caisse sont concernés par cette obligation afin de pouvoir tracer la vente dans sa globalité (de la prise de commande au règlement).
Pour que le logiciel ou système de caisse soit sécurisé, il doit respecter 4 conditions lui permettant de garantir l’état des données en cas de contrôle fiscal :
Inaltérabilité Sécurisation Conservation Archivage
Le respect des conditions de sécurisation peut être justifié par l’un des moyens suivants :
Deux organismes fournissent le certificat de conformité :
C’est à l’éditeur de demander auprès d’un de ces organismes le certificat de conformité du logiciel ou du système de caisse. Les produits certifiés sont disponibles sur infocert.org et www.lne.fr
L’attestation produite par l’éditeur doit :
L’envoi spontané de l’attestation par l’éditeur n’est pas obligatoire. C’est à l’utilisateur de lui demander. Cette attestation n’a pas de durée limitée ; une nouvelle attestation devra être demandée uniquement en cas de modifications apportées sur le logiciel.
La durée de conservation et d'archivage est de 6 ans sur un support qui garantit l'intégrité des données qui doivent être lisibles par le contrôleur.
Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation :
Concernant les risques fiscaux, en l’absence de justification des écritures comptables (Z non étayés par des données de caisse) :
Afin de se préparer au contrôle de l’administration fiscale qui sera réalisé prochainement, les entreprises assujetties à la TVA doivent donc :
Vos interlocuteurs habituels se tiennent à votre disposition pour toute question sur cette obligation.