Logiciels ou systèmes de caisse certifiés : l’administration prévoit des contrôles pour s’assurer de la mise en conformité.
Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse, doivent utiliser un logiciel ou système sécurisé. A ce titre, l’administration fiscale réalisera prochainement des contrôles sur ces logiciels ou systèmes de caisse afin de s’assurer de leur conformité.
Qui est concerné par cette obligation ?
Les entreprises concernées sont celles assujetties à la TVA et réalisant des opérations avec des clients non assujettis, ne donnant donc pas lieu à une facturation.
Tous les logiciels disposant d’une fonctionnalité de caisse sont concernés par cette obligation afin de pouvoir tracer la vente dans sa globalité (de la prise de commande au règlement).
- Ventes entre professionnels : L’obligation n’est pas applicable car les mentions obligatoires apparaissant sur la facture émise permettent de retracer la vente.
- Ventes à des particuliers : L’obligation est applicable car :
- Soit les coordonnées de l’acheteur n’apparaissent pas sur le justificatif (ticket de caisse),
- Soit les coordonnées de l’acheteur apparaissent sur le justificatif mais de manière incomplète (pas de numéro d’identification à la TVA pour les particuliers par exemple).
Qu'est ce qu'un logiciel ou système sécurisé ?
Pour que le logiciel ou système de caisse soit sécurisé, il doit respecter 4 conditions lui permettant de garantir l’état des données en cas de contrôle fiscal :
En cas de contrôle, comment justifier le respect de ces 4 conditions ?
Le respect des conditions de sécurisation peut être justifié par l’un des moyens suivants :
- Un certificat délivré par un organisme accrédité
Deux organismes fournissent le certificat de conformité :
- AFNOR Certification
- Laboratoire National de Métrologie et d’Essais
C’est à l’éditeur de demander auprès d’un de ces organismes le certificat de conformité du logiciel ou du système de caisse. Les produits certifiés sont disponibles sur infocert.org et www.lne.fr
- Une attestation individuelle de l’éditeur de logiciel ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.
L’attestation produite par l’éditeur doit :
- Être individuelle
- Indiquer le bon respect des quatre critères
- Indiquer la date d’acquisition
- Indiquer le nom et la référence du logiciel
L’envoi spontané de l’attestation par l’éditeur n’est pas obligatoire. C’est à l’utilisateur de lui demander. Cette attestation n’a pas de durée limitée ; une nouvelle attestation devra être demandée uniquement en cas de modifications apportées sur le logiciel.
Quelle est la durée de conservation et d’archivage des données de caisse ?
La durée de conservation et d'archivage est de 6 ans sur un support qui garantit l'intégrité des données qui doivent être lisibles par le contrôleur.
Quels risques encourent les entreprises qui ne respectent pas cette obligation ?
Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation :
- encourent une sanction s’élevant à 7 500 € par version de logiciel ou système de caisse utilisé et non conforme
- disposent d’un délai de 60 jours pour régulariser leur situation.
Concernant les risques fiscaux, en l’absence de justification des écritures comptables (Z non étayés par des données de caisse) :
- rejet de comptabilité total ou partiel
- taxation d’office et majoration de 100 % des droits
Afin de se préparer au contrôle de l’administration fiscale qui sera réalisé prochainement, les entreprises assujetties à la TVA doivent donc :
- avoir un certificat ou une attestation
- procéder à la conservation et à l’archivage des données de caisse
- s’assurer que les données concordent avec les écritures enregistrant le Z de caisse quotidiennement ou mensuellement.
Vos interlocuteurs habituels se tiennent à votre disposition pour toute question sur cette obligation.