Guide Vibe RH sur les congés payés et la planification des horaires au Québec

Les vacances ne sont pas seulement un avantage, c'est un droit légal en vertu du droit du travail du Québec. Les employés qui prennent régulièrement des congés sont plus productifs, plus engagés et moins susceptibles de souffrir d'épuisement professionnel. Pourtant, dans de nombreuses petites entreprises, la planification des vacances est réactive, incohérente ou, pire encore, ignorée jusqu'à ce qu'elle devienne un problème.

Chez Vibe RH, nous travaillons avec les entreprises québécoises pour transformer leurs processus de congés en un élément essentiel d'une culture de travail positive.

Au Québec, les vacances sont accumulées au cours d'une année de référence et doivent être prises l'année suivante. Selon la CNESST, l'année de référence s'étend du 1er mai au 30 avril. Pendant cette période, les employés ne sont généralement autorisés à prendre que les vacances accumulées au cours de l'année de référence précédente ou à recevoir l'indemnité de vacances correspondante. Les employeurs ont la possibilité de définir une période de référence de 12 mois différente, mais celle-ci doit être clairement indiquée dans une politique écrite et communiquée à tous les employés.

En vertu de la loi québécoise sur les normes du travail, les employés ont droit à une indemnité de vacances et à des congés en fonction de la durée de leur service ininterrompu :

• Les employés ayant moins d'un an d'ancienneté ininterrompue ont droit à :
  Un jour de congé par mois complet travaillé, jusqu'à un maximum de deux semaines.
  Leur indemnité de congé est calculée à hauteur de 4 % du salaire brut perçu au cours de l'année de référence.
• Les employés ayant entre un an et moins de trois ans d'ancienneté ont droit à
  Deux semaines consécutives de congé.
  Leur indemnité de congé est calculée à hauteur de 4 % du salaire brut perçu au cours de l'année de référence.
• Les employés ayant trois ans ou plus d'ancienneté ont droit à :
  Trois semaines consécutives de congé.
  Leur indemnité de congé est calculée à hauteur de 6 % du salaire brut perçu au cours de l'année de référence.

L'indemnité de congés payés doit être basée sur le salaire brut - y compris le salaire normal, les heures supplémentaires, les primes et les commissions - et elle peut être payée :

• En une seule fois avant le début des vacances
• Selon le calendrier de paie habituel couvrant la période de vacances.
• Pour les activités saisonnières ou intermittentes (par exemple, le tourisme, l'agriculture), les employeurs peuvent inclure les congés payés dans chaque paie.

Les employeurs doivent également payer les congés non utilisés à la fin de l'emploi.

De nombreuses PME calculent mal ces montants, en particulier pour les employés ayant des horaires variables, travaillant à temps partiel ou rémunérés autrement qu'au salaire, ainsi que dans le calcul des jours de vacances par rapport aux jours accumulés. Dans certains cas, elles peuvent sous-payer leurs employés, tandis que dans d'autres, elles peuvent les surpayer sans s'en rendre compte.

Si les normes du travail du Québec fixent le minimum légal en matière de droits à congé, elles ne reflètent pas nécessairement ce qui est compétitif sur le marché du travail actuel. De nombreux employeurs choisissent d'offrir des politiques de congé plus généreuses et plus flexibles afin d'attirer et de retenir les talents, ce qui favorise également l'engagement et la productivité. Lorsque les employés bénéficient d'un cumul de congés supérieur aux normes minimales, les employeurs doivent honorer ce cumul, en particulier dans les situations nécessitant le versement d'une indemnité, comme en cas de licenciement ou de démission.

Au Québec, si les salariés acquièrent le droit aux vacances, les employeurs ont le pouvoir de déterminer le moment où ils les prennent, à condition de remplir certaines conditions :

• Les employeurs doivent consulter les employés sur les dates qu'ils préfèrent et essayer de les accommoder.
• Au moins deux semaines consécutives doivent être accordées aux salariés ayant droit à deux semaines de vacances ou plus, sauf si le salarié accepte de les fractionner.
• Les vacances doivent être prises dans les 12 mois suivant la fin de l'année de référence au cours de laquelle elles ont été acquises.
• Les employés qui ont droit à deux semaines de congés payés peuvent demander une semaine supplémentaire de congé sans solde par an, et les employeurs sont tenus de l'accorder. Cependant, les employés ne peuvent pas exiger que cette semaine supplémentaire soit prise immédiatement après leurs congés payés. De plus, la semaine sans solde ne peut être fractionnée en plusieurs parties, sauf accord de l'employeur.
• Les employés ayant droit à trois semaines ou plus de congés payés par an peuvent également demander des congés supplémentaires non payés, mais dans ce cas, l'employeur n'est pas tenu d'approuver la demande et peut la refuser à sa discrétion.
• L'employeur peut fixer les dates des congés d'un employé, mais doit le notifier par écrit au moins quatre semaines avant la date de début des congés.
• Si l'employé en fait la demande, l'employeur peut lui permettre de prendre ses congés, en tout ou en partie, au cours de l'année de référence. La partie de la rémunération des congés à verser à l'avance est déterminée d'un commun accord et peut être basée soit sur le salaire perçu depuis le début de l'année de référence, soit sur les revenus prévus pour l'ensemble de l'année. Dans les cas où les congés sont prévus mais ne sont pas entièrement acquis, il est conseillé à l'employeur de faire signer à l'employé un document confirmant qu'il emprunte des jours de congés payés et qu'il pourra être tenu de les rembourser ou d'ajuster ses droits à congés futurs en conséquence.

En fait, l'employeur est responsable de l'approbation et de la coordination des congés afin d'assurer la continuité de l'activité, tout en respectant les droits des salariés à leur temps de travail.

Les minimums légaux ne sont qu'un début. Il est essentiel d'élaborer une politique complète en matière de congés afin de maintenir la stabilité opérationnelle, de promouvoir le bien-être des employés et de garantir le respect des normes de la CNESST au Québec. Une politique claire permet de réduire les perturbations de dernière minute, favorise des pratiques équitables et transparentes en matière de congés et encourage un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, ce qui peut améliorer le moral et la rétention du personnel.

Pour éviter les conflits et garantir la couverture, les entreprises devraient intégrer la planification des congés dans leurs routines opérationnelles. Voici comment :

Quelques scénarios qui posent souvent problème aux dirigeants de PME :

• Un employé souhaite prendre ses vacances avant de les avoir accumulées. Quelles sont vos options ?
• Deux salariés demandent la même semaine de congé de pointe. Comment décider de l'équité ?
• Vous avez dépassé le délai de congé de 12 mois. Que faire maintenant ?
• Les revenus d'un salarié à temps partiel fluctuent. Comment calculer correctement son pécule de vacances ?
• Une personne démissionne avant de prendre ses vacances. Comment gérer le paiement ?

Il ne s'agit pas seulement de maux de tête administratifs - une mauvaise gestion peut entraîner l'insatisfaction des employés ou la non-conformité aux règlements de la CNESST.

Chez Vibe RH, nous travaillons avec les chefs d'entreprise et les managers pour transformer la gestion des vacances d'une corvée réactive en une pratique RH proactive et stratégique. Voici comment :

Lorsque la planification des vacances est mal gérée, les conséquences ne se limitent pas à la paie : elle peut perturber la productivité, nuire au moral des employés et exposer votre entreprise à des risques juridiques. En revanche, lorsque vos politiques sont claires, que vos systèmes sont solides et que vos employés se sentent écoutés, la saison des vacances devient une occasion de ressourcer votre équipe sans compromettre votre activité.

Prêt à simplifier la planification des vacances d'été ?

Contactez Vibe RH pour obtenir des conseils d'experts adaptés à votre entreprise - parce que la tranquillité d'esprit devrait faire partie des congés de chacun.