Politica de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal
Rev: 3.0 Valabil de la 06.03.2023
1. Premise
2. Identitatea operatorului
3. Categorii de persoane şi activitățile noastre
4. Calitatea datelor procesate
5. Scopul colectării
6. Perioada în care se vor prelucra datele cu caracter personal
7. Destinatarii datelor cu caracter personal
7.1 Părți terțe implicate în prelucrarea datelor cu caracter personal
8. Măsuri de securitate
9. Transferul de date
10. Drepturile persoanei vizate cu privire la prelucrarea datelor personale
1. Premise
Prin prezenta vă informăm cu privire la datele cu caracter personal pe care societățile Grupului Crowe Finexpert Boscolo le colectează si prelucrează . În procesul de colectare și prelucrare a datelor cu caracter personal furnizate, companiile acționează în calitate de operator de date cu caracter personal, având obligația legală de a furniza informații privind datele pe care le colectează, scopul și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal și drepturile pe care dumneavoastră, în calitate de persoană vizată, le dețineți asupra datelor cu caracter personal, conform legii.
Scopul acestui document este acela de a detalia modul în care societățile Crowe Finexpert Boscolo colectează, utilizează şi tratează datele dumneavoastră ținând cont de categoriile de persoane vizate
Pentru Grupul Crowe Finexpert Boscolo confidențialitatea datelor este importanta, iar caracterul privat al informațiilor precum si securitatea acestora sunt respectate.
Noțiunea de date cu caracter personal include orice informație care conduce sau poate conduce la identificarea dvs. ca si persoană fizică atunci când interacționați cu una dintre companiile grupului.
Conform art. 4 pct. 1 din Regulamentul nr. 679/2016, prin „date cu caracter personal” se înțelege „orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale".
Grupul Crowe Finexpert-Boscolo se asigura ca pentru fiecare prelucrare de date cu caracter personal a identificat un temei legal de prelucrare conform Regulamentului 679/2016, ca aceste informații sunt in permanenta revizuite intern si ca face toate eforturile pentru o informare corecta si transparenta a persoanelor vizate, la care fac referire datele prelucrate.
În cazul prelucrărilor de date care au ca şi temei legal consimțământul persoanei vizate, Grupul Crowe Finexpert-Boscolo vă pune la dispoziție mijloace tehnice corespunzătoare pentru exprimarea liberă şi informată a consimțământului dumneavoastră pentru fiecare set de date, pentru care vă exprimați acordul de prelucrare.
2. Identitatea operatorului
Grupul Crowe Finexpert-Boscolo este format din următoarele entități juridice:
FINEXPERT - BOSCOLO CONSULTING SRL cu sediul în Str. Popa Petre nr. 5, partea 2, Lot 5, Sector 2 , București, număr de înregistrare la Registrul Comerțului J40/7111/2003 CUI RO15462709;
FINEXPERT - BOSCOLO TAX & CORPORATE SRL, cu sediul în Str. Popa Petre nr. 5, etaj 4, partea 1, Sector 2, București număr de înregistrare la Registrul Comerțului J40/8368/2015 CUI RO34753380;
FINEXPERT - BOSCOLO AUDIT AND ADVISORY SRL cu sediul în Str. Popa Petre nr. 5, corp A, etaj 5, biroul 501, Sector 2, București număr de înregistrare la Registrul Comerțului J40/4007/1995 CUI RO7475015;
FINEXPERT - BOSCOLO ZUCCHETTI PAYROLL SRL, cu sediul în Str. Popa Petre nr. 5, partea 2, etaj 3, lotul 7, Sector 2, București număr de înregistrare la Registrul Comerțului J40/4049/2006CUI RO18468447;
Societățile vor fi denumite în continuare în mod colectiv “Operatorul”, definit ca operator de date cu caracter personal în accepțiunea Regulamentului European nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR).
Ne puteți contacta online la adresa de email [email protected] sau prin poștă la adresele menționate anterior.
Nu suntem obligați să avem un responsabil cu protecția datelor, astfel încât orice întrebare cu privire la utilizarea datelor dvs. personale trebuie adresată la datele de contact de mai sus
3. Categorii de persoane şi activitățile noastre
În conformitate cu art. 13 din Regulamentul 679/2016, prin prezenta va informam ca grupul de companii Crowe Finexpert Boscolo, in temeiul bazelor legale menționate in prezentul document, in funcție de fiecare activitate pe care o desfășoară prelucrează date cu caracter personal al mai multor categorii de persoane vizate. Aceste categorii de persoane vizate sunt
3.1 Persoane asociate clienților când acționam ca si operator
Colectarea datelor: Politica noastră este sa colectam date in scopuri explicite si specifice si cerem întotdeauna clienților sa partajeze date strict relevante acestor scopuri. Datele colectate sunt specifice serviciilor pe care le oferim clienților grupului Crowe Finexpert Boscolo si cu care, datorita specificului contractului, scopului si mijloacelor prelucrării suntem într-o relație de operator – operator , conform prevederilor GDPR. Colectarea datelor se efectuează prin cereri de informații scrise. Datele cu caracter personal sunt conținute de documentele financiar contabile, contractele, documentele cu privire la procesul de salarizare, actele cu privire la funcționarea in condiții legale ale unei societăți comerciale, etc care aparțin clienților noștri si sunt necesare îndeplinirii scopului contractului.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate in scopul administrării contractelor comerciale, a schimbului de documente si informații aferente obligațiilor contractuale si in scopul de a dezvolta in permanenta servicii, condiții si facilitați mai bune clienților noștri .
Datele pot fi folosite si partajate cu alte entități in scop de recuperare a datoriilor comerciale pe care le acumulează clienții.
Folosim datele in scopul asigurării securității datelor, inclusiv a celor cu caracter personal, pentru a descoperi, investiga si rezolva orice amenințare la adresa acestora.
Folosim datele prelucrate pentru a îndeplini obligațiile legale si profesionale care ne revin conform specificului activității noastre comerciale.
Temeiurile legale de prelucrare : Îndeplinirea obligațiilor noastre cu privire la fiscalitate, precum evidenta si demonstrarea serviciilor pe care le oferim, a serviciilor si bunurilor pe care le achiziționam, sau cu privire la alte legi sau responsabilități profesionale pe care trebuie sa le respectam, încadrează prelucrările de date personale la Art. 6 alin. 1 litera c. din Regulamentul 679 /2016, obligația legala.
In activitățile de administrare a clienților, de asigurare a securității datelor, de dezvoltare a afacerii procesam datele in baza interesului legitim, pe care îl documentam intern in scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Perioada de păstrare a datelor : Păstram datele cu caracter personal pentru atât timp cat ele sunt necesare scopului prelucrării, ținând cont inclusiv de prevederile legale. In absenta unei cerințe legale, profesionale sau contractuale păstram datele cu caracter personal pentru o perioada care nu depășește 10 ani.
Informare : Contractele noastre comerciale conțin prevederi cu privire la obligațiile parților cu privire la datele cu caracter personal prelucrate in cadrul schimbului de documente si informații aferente contractului. Principala responsabilitate de informare a persoanelor vizate aflate într-o relație contractuala cu clienții noștri revine clienților, care trebuie ofere informații complete in mod transparent cu privire la partajarea acestor date către alți operatori. In cazul persoanelor vizate care nu sunt in mod direct afiliate clienților, dar ale căror date sunt prelucrate întrucât acestea sunt prezente in documentele necesare îndeplinirii obiectivele contractelor in derulare, grupul Crowe Finexpert Boscolo se poate afla in imposibilitatea de a realiza note de informare directe către acestea. In aceste situații prelucrarea datelor rămâne conforma prevederilor GDPR conform Art. 14, alineat 5, litera (b).
3.2 Persoane asociate clienților când acționam ca si persoana împuternicita
Colectarea datelor: Politica noastră este sa colectam date in scopuri explicite si specifice si cerem întotdeauna clienților sa partajeze date strict relevante acestor scopuri. Datele colectate sunt specifice serviciilor pe care le oferim clienților grupului Crowe Finexpert Boscolo si cu care, datorita specificului contractului, scopului si mijloacelor prelucrării suntem într-o relație de operator – persoana împuternicita , conform prevederilor GDPR. Colectarea datelor se efectuează prin cereri de informații scrise. Datele cu caracter personal sunt conținute de documentele financiar contabile, contractele, documentele cu privire la procesul de salarizare, actele cu privire la funcționarea in condiții legale ale unei societăți comerciale, etc care aparțin clienților noștri si sunt necesare îndeplinirii scopului contractului. Executam colectarea acestor date respectând obligațiile contractuale care revin conform contractelor si instrucțiunilor de prelucrare scrise ale clienților noștri care au calitatea de operator.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate in scopul schimbului de documente si informații aferente obligațiilor contractuale
Temeiurile legale de prelucrare : Conform prevederilor GDPR persoana împuternicită nu stabilește temeiurile legale de prelucrare a datelor cu caracter personal. Aceasta este o atribuție si obligație specifica operatorilor.
Perioada de păstrare a datelor : Păstram datele cu caracter personal pentru atât timp cat ele sunt necesare derulării contractelor cu operatorii. După încetarea contractelor datele cu caracter personal sunt returnate operatorilor la cererea acestora. Intr-un interval de 30 de zile de la încetarea contractelor datele cu caracter personal sunt șterse in condiții de siguranță iar operatorul este notificat in scris cu privire la acest aspect.
Informare : In calitate de persoane împuternicite companiile grupului Crowe Finexpert Boscolo nu au atribuții sau obligații cu privire la informarea persoanelor vizate, decât daca sunt mandatate in mod expres de către operator sa realizeze informarea in numele acestora. Responsabilitatea si obligația informării persoanelor vizate aparține in exclusivitate clienților noștri care au calitatea de operator.
3.3 Persoane asociate furnizorilor
Colectarea datelor: Politica noastră este sa colectam date in scopuri explicite si specifice si cerem întotdeauna furnizorilor sa partajeze date strict relevante acestor scopuri. Datele colectate sunt in principal date de contact precum: nume, funcție, email, telefon, etc.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate in scopul administrării contractelor comerciale, a schimbului de documente si informații aferente obligațiilor contractuale si in scopul de a dezvolta in permanenta servicii, condiții si facilitați mai bune clienților noștri .
Datele pot fi folosite si partajate cu alte entități in scop de recuperare a datoriilor comerciale pe care le acumulează clienții si furnizorii noștri.
Folosim datele in scopul asigurării securității datelor, inclusiv a celor cu caracter personal, pentru a descoperi, investiga si rezolva orice amenințare la adresa acestora.
Folosim datele prelucrate pentru a îndeplini obligațiile legale si profesionale care ne revin conform specificului activității noastre comerciale.
Temeiurile legale de prelucrare : Îndeplinirea obligațiilor noastre cu privire la fiscalitate, precum evidenta si demonstrarea serviciilor pe care le oferim, a serviciilor si bunurilor pe care le achiziționam, sau cu privire la alte legi sau responsabilități profesionale pe care trebuie sa le respectam, încadrează prelucrările de date personale la Art. 6 alin. 1 litera c. din Regulamentul 679 /2016, obligația legala.
In activitățile de administrare a furnizorilor, de asigurare a securității datelor, de dezvoltare a afacerii procesam datele in baza interesului legitim, pe care îl documentam intern in scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Perioada de păstrare a datelor : Păstram datele cu caracter personal pentru atât timp cat ele sunt necesare scopului prelucrării, ținând cont inclusiv de prevederile legale. In absenta unei cerințe legale, profesionale sau contractuale păstram datele cu caracter personal pentru o perioada care nu depășește 10 ani.
Informare : Contractele noastre comerciale conțin prevederi cu privire la obligațiile parților cu privire la datele cu caracter personal prelucrate in cadrul schimbului de documente si informații aferente contractului. Principala responsabilitate de informare a persoanelor vizate aflate într-o relație contractuala cu furnizorii noștri revine furnizorilor noștri, care trebuie ofere informații complete in mod transparent cu privire la partajarea acestor date către alți operatori. Pentru situațiile in care temeiul legal de prelucrare este consimțământul obligația ne revine in mod direct si veți fi informat anterior începerii prelucrării.
3.4 Persoane asociate posibililor clienți si furnizori
Colectarea datelor: Grupul Crowe Finexpert Boscolo colectează date de contact ale posibililor clienți si furnizori, folosind informații pe care aceștia le partajează in mod public. Datele colectate sunt in principal date de contact precum: nume, funcție, email, telefon, momentul la care are loc o întâlnire etc.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate pentru a face oferte de servicii personalizate unor posibili clienți, pentru analiza trendurilor pieței si a oportunităților de vânzare, fie pentru prospectarea pieței in vederea achiziționării de bunuri si servicii pentru companiile din grupul nostru.
Temeiurile de prelucrare: Procesam datele in baza interesului legitim, pe care îl documentam intern in scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Prelucram datele cu caracter personal in baza consimțământului pentru unele activități de promovare pe care le putem organiza in scopul dezvoltării afacerii.
Perioada de păstrare a datelor: Păstram datele cu caracter personal pentru atât timp cat ele sunt necesare scopului prelucrării, ținând cont inclusiv de prevederile legale. In absenta unei cerințe legale, profesionale sau contractuale păstram datele cu caracter personal pentru o perioada care nu depășește 10 ani.
Informare: Conform prevederilor Art. 14 alin. 3, litera b din Regulamentul 679/2016 cu privire la informarea persoanelor vizate in cazul in care datele cu caracter personal nu sunt obținute de la persoana vizata , Grupul Crowe Finexpert Boscolo va informa in mod complet si transparent persoanele la momentul in care le va contacta.
3.5 Persoane care sunt interesate de comunicările grupului Crowe Finexpert Boscolo
Colectarea datelor: Colectarea datelor cu caracter personal se face in mod direct de la persoanele vizate, atât de la distanta prin intermediul resurselor informatice ale operatorului ( site, social media ). Colectarea datelor se poate indirect in situația in care sunteți un afiliat al unui client al grupului, ați fost desemnat ca si persoana care primește informările legislative iar una din atribuțiile dumneavoastră de serviciu este sa fiți la curent cu acestea. Ca parte a îmbunătățirii continue a serviciilor oferite clienților Grupul Crowe Finexpert Boscolo oferă in mod gratuit atât clienților săi cat si publicului analize si informări legislative in ariile de interes
Folosirea datelor: Datele colectate sunt folosite in scopul realizării de informări legislative periodice către persoanele interesate si in mod special pentru clienții grupului. Datele colectate pot fi partajate cu alte companii partenere, care asigura un cadru tehnic si soluții adecvate pentru aceasta prelucrare.
Temeiurile de prelucrare: Temeiul legal de prelucrare este in principal cel al consimțământului liber exprimat. In situația in care sunteți un afiliat al unui client temeiul legal de prelucrare este fie cel contractul, ca si parte a obligațiilor de serviciu, fie cel al consimțământului liber exprimat acordat angajatorului dumneavoastră.
In cazul postărilor realizate prin intermediul rețelelor sociale, consimțământul de prelucrare al datelor dumneavoastră personale l-ați acordat la momentul creării contului de utilizator pe aceste platforme. Interacțiunea dumneavoastră cu resursele noastre social media( comentarii, reacții la postări, tags ), reprezintă consimțământ de prelucrare pe care ni-l acordați pentru scopurile de mai sus.
Perioada de păstrare a datelor: Datele colectate in scopul de a trimite informări cu privire la modificările legislative sunt păstrate pentru toata perioada in care consimțământul dumneavoastră rămâne valabil.
In cazul comunicărilor online prin intermediul rețelelor de socializare, datele sunt păstrate si asociate campaniei atâta vreme cat persoana va păstrați consimțământul de prelucrare acordat rețelei de socializare
Informare: Persoana vizata este informata in mod corespunzător si detaliat in momentul in care își acorda consimțământul pentru aceasta prelucrare, iar exprimarea acestuia se realizează cu mijloace tehnice corespunzătoare. Persoana vizata poate in orice moment sa-si retragă consimțământul pentru aceasta prelucrare prin folosirea funcției „Unsubscribe”. Grupul Crowe Finexpert Boscolo va înceta prelucrarea însă va păstra informații cu perioada in care consimțământul a fost valabil.
3.6 Persoane care participa la evenimentele de promovare si evenimente de responsabilitate sociala
Colectarea datelor: Colectarea datelor cu caracter personal se face in mod direct de la persoanele vizate, atât de la distanta prin intermediul resurselor informatice ale operatorului ( site, social media ) cat si prin contact direct in timpul desfășurării unor campanii de promovare. Datele colectate inițial sunt date de contact ale persoanei care dorește sa participe la aceste campanii, pentru obținerea unor beneficii precum bunuri, servicii sau instruire, materiale audio-video si fotografii.
Folosirea datelor: Datele colectate sunt folosite in scopul organizării evenimentelor de promovare precum: comunicarea detaliilor acestor evenimente, obținerea consimțământului pentru comunicări comerciale pentru alte evenimente viitoare. Datele colectate pot fi folosite in întocmirea evidentelor fiscal-contabile, daca este necesar, precum si in scopuri antifraudă. Ele pot fi partajate cu alte companii partenere, care participa la aceste evenimente.
Temeiurile de prelucrare: Temeiul legal de prelucrare este in principal cel al consimțământului liber exprimat. De asemenea operatorul va folosi aceste date in interes legitim pentru prevenția fraudelor care pot surveni pe parcursul acestor evenimente.
In cazul desfășurării unor evenimente prin intermediul rețelelor sociale, consimțământul de prelucrare al datelor dumneavoastră personale l-ați acordat la momentul creării contului de utilizator pe aceste platforme. Interacțiunea dumneavoastră cu resursele noastre social media( comentarii, reacții la postări, tags ), reprezintă consimțământ de prelucrare pe care ni-l acordați pentru scopurile de mai sus.
Perioada de păstrare a datelor: Datele colectate in timpul evenimentelor de promovare sunt păstrate pentru o perioada de maxim 2 luni. Datele persoanelor vizate care fac parte din prelucrările fiscal-contabile o perioada de păstrare corespunzătoare prevederilor legale. Datele colectate pentru care operatorul obține consimțământul persoanei vizate in scopul participării acesteia la evenimente viitoare sau alte comunicări legate de marketing sunt păstrate atâta vreme cat persoana vizata își păstrează consimțământul de prelucrare.
In cazul evenimentelor online prin intermediul rețelelor de socializare, datele sunt păstrate si asociate campaniei atâta vreme cat persoana își păstrează consimțământul de prelucrare acordat rețelei de socializare
Materialele audio-video si fotografiile de la evenimentele de promovare vor fi păstrate atâta vreme cat persoanele vizate își mențin acordul de prelucrare.
Informare: Persoana vizata este informata in mod corespunzător si detaliat cu ocazia fiecărui eveniment la care participa in baza consimțământului liber exprimat. Daca materialele de participare nu permit din motive obiective realizarea unor note de informare corespunzătoare, Grupul Crowe Finexpert Boscolo va indica locația unde poate fi consultata nota de informare ( afișare in spatiile unde se desfășoară evenimentele, site web, etc )
3.7 Persoanele care vizitează spatiile in care ne desfășuram activitatea
Colectarea datelor: Datele sunt colectate in mod direct de la vizitatori si consta in imagini obținute de dispozitivele de supraveghere audio-video montate in scop de securitate a bunurilor si persoanelor. In anumite spatii unde Grupul Crowe Finexpert Boscolo își desfășoară activitate sunt colectate suplimentar date de contact ale vizitatorilor precum nume, prenume, oraș, ora venirii si a plecării.
Folosirea datelor: Datele sunt colectate in scopul asigurării securității bunurilor pe care le folosim sau le deținem precum si in scopul securității angajaților, colaboratorilor si a altor persoane aflate in aceste spatii. Datele audio-video sunt înregistrate automat si in permanenta suprascrise de înregistrări noi. Ele sunt consultate doar daca exista nevoia de a investiga un incident. Datele pot fi partajate cu autoritățile care au atribuții cu privire la siguranța publica la cererea acestora.
Temeiurile de prelucrare: Datele personale sunt prelucrate in baza interesului legitim, pe care îl documentam intern in scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Perioada de păstrare a datelor: Datele audio video sunt păstrate pentru o perioada de 30 de zile. Ele sunt ulterior automat șterse la expirarea acestui termen. Datele de contact ale vizitatorilor pot fi păstrate pentru o perioada de maxim 3 luni.
Informare: Fiecare spațiu in care ne desfășuram activitatea si care este protejat de echipamente CCTV are afișate imagini sugestive de avertizare cu privire la supravegherea video. De asemenea o nota de informare detaliata este afișata într-o locație ușor accesibila vizitatorilor
3.8 Persoanele fizice care beneficiază de serviciile noastre
Colectarea datelor: Politica noastră este sa colectam date in scopuri explicite si specifice si cerem întotdeauna clienților sa partajeze date strict relevante acestor scopuri. Datele colectate sunt folosite in scopurile îndeplinirii obiectivelor contractului cu persoana in cauza. Ele pot face referite la date de contact, activități de afaceri, informații financiare, acțiuni litigioase, precum si alte informații necesare îndeplinirii obligațiilor care revin Grupului Crowe Finexpert Boscolo conform unui contract.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate in scopul administrării contractelor comerciale, a schimbului de documente si informații aferente obligațiilor contractuale, pentru îndeplinirea prevederilor contractuale existente intre parți, pentru o facturare corespunzătoare a serviciilor oferite si in scopul de a dezvolta in permanenta servicii, condiții si facilitați mai bune clienților noștri .
Folosim datele in scopul asigurării securității datelor, inclusiv a celor cu caracter personal, pentru a descoperi, investiga si rezolva orice amenințare la adresa acestora.
Folosim datele prelucrate pentru a îndeplini obligațiile legale si profesionale care ne revin conform specificului activității noastre comerciale.
Datele pot fi folosite si partajate cu alte entități in scop de recuperare a creanțelor.
Temeiurile de prelucrare: Baza legala principala a prelucrării este cea contractuala, conform Art. 6 alin. 1 litera b.
Îndeplinirea obligațiilor noastre cu privire la fiscalitate, precum evidenta si demonstrarea serviciilor pe care le oferim, a serviciilor si bunurilor pe care le achiziționam, sau cu privire la alte legi sau responsabilități profesionale pe care trebuie sa le respectam, încadrează prelucrările de date personale la Art. 6 alin. 1 litera c. din Regulamentul 679 /2016, obligația legala.
Procesam datele in baza interesului legitim, pe care îl documentam intern in scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate in cazul activităților de recuperarea a creanțelor, a securizării datelor.
Perioada de păstrare a datelor: Păstram datele cu caracter personal pentru atât timp cat ele sunt necesare scopului prelucrării, ținând cont inclusiv de prevederile legale. In absenta unei cerințe legale, profesionale sau contractuale păstram datele cu caracter personal pentru o perioada care nu depășește 10 ani.
Informare: Contractele noastre comerciale conțin prevederi cu privire la obligațiile parților cu privire la datele cu caracter personal prelucrate in cadrul schimbului de documente si informații aferente contractului. O nota de informare in care sunt detaliate toate prelucrările de date aferente relației este anexata la fiecare contract pe care Grupul Crowe Finexpert Boscolo îl încheie cu persoanele fizice sau persoanele fizice autorizate.
3.9 Persoanele care aplica pentru un loc de munca
Colectarea datelor: Colectam date cu caracter personal ca parte a procesului de recrutare. Aceste date le colectam fie direct in cazul in care ne contactați, fie indirect printr-o agenție de recrutare, un partener comercial care ne furnizează servicii de leasing de personal, fie prin platformele online specializate ( Ejobs, BestJobs, Linkedin )
Informațiile pe care le procesam sunt datele de contact, informații despre familie, date cu privire la instruire si experiența profesionala anterioara si orice alte date pe care le considerați relevante si le dezvăluiți in CV. Va solicitam sa nu ne dezvăluiți informații încadrate in categoria datelor cu caracter special, așa cum sunt definite ele in Art. 9 al Regulamentului 679/2016, precum rasa, originea etnica, orientările politice, religia, informații biometrie, informații cu privire la sănătate si la viată sexuala.
Folosirea datelor: Folosim aceste date pentru a evalua daca pregătirea si experiența profesionala este adecvata nevoilor noastre. Cu acordul dumneavoastră putem folosi aceste date pentru a va informa cu privire la disponibilitatea altor posturi in cadrul companiei pe viitor sau pentru a va informa despre evenimente unde suntem prezenți cu oferte de munca.
In cazul in care ne furnizați informații cu caracter special, vom lua masuri de eliminare selectiva a acestora din sistemele noastre, întrucât nu putem identifica un temei legal de prelucrare adecvat, conform prevederilor regulamentului.
Temeiurile de prelucrare: Păstram si prelucram datele in temeiul obligației legale, pentru prevederile menționate expres in Codul Muncii, dar si in interes contractual, ținând cont de procesul de selecție si evaluare care este premergător procesului de angajare. In cazul in care recrutarea nu are loc, datele vor fi păstrate strict cerându—va consimțământul pentru scopurile menționate anterior.
In cazul colectării datelor de la terți, precum agenții de recrutare, platforme on line sau furnizori de servicii de leasing de personal, prelucram datele in baza consimțământului pe care l-ați dat acestora de a partaja datele dumneavoastră cu alte companii, in scopul ocupării unui loc de munca.
Perioada de păstrare a datelor: In cazul in care recrutarea se finalizează cu succes, aceste date vor fi păstrate si prelucrate in continuare ca parte a datelor pe care le prelucram conform legii in cazul angajaților. Informațiile aparținând persoanelor care nu au fost angajate vor fi șterse in cel mult 12 luni de la finalizarea procesului de recrutare. Pentru persoanele care își exprima consimțământul pentru a primi informații ulterioare despre disponibilitatea unor poziții in cadrul companiei , păstram datele pe toata perioada in care consimțământul dumneavoastră rămâne valabil.
Informare: Va vom informa in mod complet si transparent in legătura cu prelucrările aferente procesului de recrutare in momentul in care va vom contacta. De asemenea veți semna un formular de consimțământ informat daca avem acordul dumneavoastră sa păstram datele pentru prelucrări ulterioare.
3.10 Persoane afiliate Grupului Crowe Finexpert Boscolo
Colectarea datelor: Colectam date cu caracter personal in calitatea de angajator. Aceste date le colectam in mod direct.
Informațiile pe care le procesam sunt datele de contact, informații despre familie, date cu privire la instruire si experiența profesionala anterioara, informații financiare cu privire la venituri, impozite, unele informații cu privire la cheltuieli, informații cu privire la starea de sănătate si capacitatea de munca, informații cu privire la accesarea resurselor informatice, informații cu privire la activitatea desfășurata in timpul programului de lucru, precum si alte informații aferente relației contractuale cu Grupul Crowe Finexpert Boscolo .
Folosirea datelor: Folosim aceste date pentru ca relația angajator – angajat sa decurgă in cele mai bune condiții si in conformitate cu prevederile legale. Folosim aceste date pentru acordarea de beneficii, pentru a îndeplini in mod adecvat scopurile comerciale ale companiilor din grup, pentru protejarea resurselor care ne aparțin sau pe care le gestionam. Cu acordul dumneavoastră putem folosi aceste date pentru promovarea imaginii companiei.
Temeiurile de prelucrare: Păstram si prelucram datele in temeiul obligației legale, pentru prevederile menționate in legislația care se aplica relației angajator – angajat.
Prelucram datele cu caracter folosind temeiul legal al relației contractuale, având in vedere prevederile contractuale aferente funcției pe care o ocupați / ați ocupat-o in una dintre companiile grupului.
Procesam datele in baza interesului legitim, pe care îl documentam intern in scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate in cazul activităților de recuperarea a creanțelor, a securizării datelor.
In cazul tuturor celorlalte prelucrări, folosim temeiul legal al consimțământului liber exprimat, consimțământ care precede prelucrarea.
Perioada de păstrare a datelor: Pentru datele prelucrate in scopul îndeplinirii obligațiilor legale cu privire la calitatea de angajat a persoanei vizate, vom prelucra datele in conformitate cu prevederile legale specifice.
Pentru datele prelucrate in baza legala contractuala, vom păstra datele pentru o perioada egala cu cea prevăzută de legislația aplicabila cu privire la obligațiile financiar contabile pe care le au companiile din grup.
Pentru datele prelucrate in interesul legitim al companiilor datele vor fi prelucrate pentru o perioada de maxim 3 ani.
Pentru datele prelucrate in baza temeiului consimțământului, prelucram datele atâta vreme cat persoana vizata își păstrează acordul.
Informare: Informările cu privire la prelucrările de date cu caracter personal sunt parte a procedurilor interne de lucru ale companiilor din grup. Având in vedere numărul mare de prelucrări, informările vor fi făcute folosind mijloacele electronice interne de comunicare. In anumite situații bine definite, in special in situațiile cu privire la consimțământ, documentele pot fi prelucrate si păstrate in mod corespunzător si in format fizic.
3.11 Utilizatori ai resurselor online ale companiei
Politica de confidențialitate a site-ului web si a resurselor social media pe care le administram este detaliata intr-un document separat disponibil online.
3.12 Alte persoane care ne contactează
Colectarea datelor: Colectam date in mod direct de la persoane care ne contactează pentru întrebări, plângeri, comentarii sau alte aspecte. In aceste situații persoanele controlează datele pe care ni le dezvăluie si vom folosi acele date strict in scopul comunicării si a rezolvării situației sesizate. Datele personale colectate sunt cel mai frecvent date de contact si diferite alte date personale specifice situației in cauza. Colectarea lor se face atât prin formularele de contact pe care le punem la dispoziție prin resursele online, telefonic, prin email sau prin recepționarea de scrisori la sediile noastre
Folosirea datelor: Folosim aceste date pentru a răspunde întrebărilor, plângerilor si in general pentru a menține o comunicare adecvata a tuturor persoanelor interesate sau care au o legătura cu activitatea noastră.
Putem folosi aceste date pentru investigații cu privire la posibile fraude care implica angajații, clienții sau furnizorii noștri.
Temeiurile de prelucrare: Temeiul legal de prelucrare este reprezentat de interesul legitim. In unele situații temeiul de prelucrare poate fi cel al consimțământului si daca vom considera necesar vom face demersuri de a obține acordul persoanei vizate înaintea prelucrării de date cu caracter personal.
Perioada de păstrare a datelor: Vom păstra datele cu caracter personal atâta vreme cat consideram necesar având in vedere scopul in care sunt prelucrate, însă nu mai mult de 5 ani.
Informare: Va vom informa in mod complet si transparent in legătura cu prelucrările aferente in momentul in care ne veți contacta. De asemenea veți semna un formular de consimțământ informat daca avem acordul dumneavoastră sa păstram datele pentru prelucrări ulterioare.
4. Calitatea datelor procesate
Compania are in vedere in permanenta respectarea principiilor cu privire la calitatea datelor procesate, conform Art. 5 GDPR. Astfel date sunt prelucrate :
· legal, echitabil și transparent față de persoana vizată
· colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri
· adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate
· păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele
· prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal
5. Scopul colectării
Nu folosim datele dvs. personale decât in scopuri legitime de afaceri. Acestea includ:
· furnizarea informațiilor solicitate si pentru a răspunde corespondentei primite de la dumneavoastră;
· promovarea imaginii companiei
· recrutare personal
· transmiterea de informații despre noi, promoțiile noastre si despre activitățile si evenimentele noastre si ale partenerilor noștri.
· gestionarea relațiilor cu clienții. Este posibil sa solicitam un feedback in legătura cu produsele si serviciile noastre si sa îl comunicam anumitor membri ai personalului nostru in vederea îmbunătățirii ofertelor.
· marketing personalizat: putem sa va trimitem scrisori, e-mailuri sau mesaje text pentru a va oferi un produs sau un serviciu. Puteți sa va dezabonați de la ofertele de acest gen. Aveți dreptul de a nu consimți sau de a va opune la activitățile comerciale sau de marketing direct, inclusiv la crearea profilului in scopul activităților de acest tip.
· pentru îndeplinirea obligațiilor legale si responsabilităților sociale, conform legilor romane si internaționale.
Fiecare prelucrare de date cu caracter personal are un scop bine definit care este menționat in categoriile de mai sus.
6. Perioada in care se vor prelucra datele cu caracter personal:
Perioada de păstrare a datelor depinde de temeiul legal al procesării si de categoria de date procesate si sunt menționate in categoriile de prelucrări de mai sus. Ca si principiu general datele personale vor fi prelucrate pentru o perioada minima prevăzută de lege.
In cazul datelor personale ale căror temei legal este consimțământul procesarea se poate efectua atâta vreme cat persoana vizata își păstrează acordul, exprimat in prealabil in mod liber si informat, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
După ce expira perioadele indicate, datele cu caracter personal vor fi anonimizate sau șterse in conformitate cu politicile si procedurile interne.
7. Destinatarii datelor cu caracter personal:
Datele cu caracter personal pot fi puse la dispoziția autorităților de stat abilitate legal, la cererea acestora in condițiile legii.
De asemenea, datele cu caracter personal pot fi comunicate altor entități comerciale( parteneri, companii din grup) ca si informații.
7.1 Parți terțe implicate in prelucrarea datelor cu caracter personal
Prelucrarea datelor mai sus menționate poate presupune implicarea altor entități care sa execute prin contract acțiuni care sa duca la îndeplinirea scopurilor menționate.
Prin procedura, selecția acestor furnizori implica si o faza de evaluare standardizata care evaluează gradul de pregătire si conformitate a activității furnizorului la cerințele GDPR.
Aceste entități sunt persoane împuternicite in sensul GDPR si operează datele dumneavoastră ținând cont de prevederile legale, dar si conform instrucțiunilor Grupului Crowe Finexpert Boscolo. Ele trebuie sa aplice cel puțin aceleași masuri tehnice, organizatorice si juridice ca si operatorul, precum si altele specifice activității lor.
Lista persoanelor împuternicite menționate in mod generic pe categorii de activități poate fi consultata printr-o simpla cerere fie către responsabilii desemnați cu protecția datelor, fie către adresele de contact menționate de companie. Grupul Crowe Finexpert Boscolo are dreptul sa schimbe acești furnizori oricând pe parcursul activității sale.
8. Masuri de securitate:
Grupul Crowe Finexpert Boscolo si eventualele entități împuternicite pentru prelucrarea datelor vor stabili garanții tehnologice, fizice, administrative si procedurale, toate conform standardelor acceptate in domeniu, pentru a proteja si pentru a asigura confidențialitatea, integritatea si accesibilitatea datelor cu caracter personal prelucrate.
Grupul Crowe Finexpert Boscolo si entitățile împuternicite de operator vor preveni utilizarea sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal si vor preveni încălcarea securității datelor cu caracter personal (incident de securitate), in conformitate cu instrucțiunile, politicile si legile aplicabile operatorului.
Grupul Crowe Finexpert Boscolo se asigura ca angajații si colaboratorii proprii prelucrează aceste date respectând politica de confidențialitate impusa si toate procedurile interne implementate cu privire la Regulamentul European nr. 679/2016.
9. Transferul de date
Grupul Crowe Finexpert Boscolo nu realizează transfer de date in afara Spațiului Economic European, pentru nicio operațiune cu privire la datele de mai sus. In cazul in care utilizarea unor soluții tehnice presupune stocarea si prelucrarea datelor înafara Spațiului Economic European, operatorul va tine cont si va analiza in prealabil temeiurile legale ale transferului de date. Prezenta nota de informare va fi actualizata in conformitate. Masurile de siguranță cu privire la transferuri rămân valabile indiferent de situație.
10. Drepturile persoanei vizate cu privire la prelucrarea datelor personale
Regulamentul 679/2016 prevede următoarele drepturi pentru persoanele ale căror date sunt procesate:
· dreptul de acces
· dreptul de rectificare
· dreptul la ștergerea datelor
· dreptul la restricționarea prelucrării
· dreptul la portabilitatea datelor
· dreptul la opoziție
· dreptul de a retrage consimțământul in orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
· dreptul de a nu face obiectul unei prelucrări exclusive automate, inclusive crearea de profiluri in accepțiunea GDPR
· dreptul de a face o plângere la autoritatea de protecție a datelor cu caracter personal
Pentru toate prelucrările de date personale efectuate in baza unei obligații legale sau aferente unui contract, refuzul de a furniza aceste date poate duce la încetarea relațiilor contractuale dintre parți.
Prelucrările efectuate in baza interesului legitim sunt necesare funcționarii in bune condiții a proceselor interne ale operatorului si sunt conforme cu politicile si procedurile interne, care constituie obligații aferente contractului de munca încheiat intre parți. Toate prelucrările in interes legitim sunt detaliate si aprobate de conducerea organizației si asigura un echilibru intre necesitatea prelucrării si drepturile persoanei vizate. Pentru fiecare prelucrare efectuata in interes legitim puteți solicita consultarea documentației la cerere.
In funcție de temeiul legal al procesării datelor si al prevederilor legale impuse de legislația naționala sau europeana, unele din drepturile de mai sus nu se aplica.
Pentru prelucrările ale căror temei legal este consimțământul aveți dreptul de a cere încetarea acestora in orice moment fie prin mijloacele tehnice puse la dispoziție de resursele media ( dezabonare fluxuri de știri, selectare cookies, etc ) fie prin contactarea societății noastre prin mijloacele clasice puse la dispoziție ( email la [email protected] sau la numărul de telefon (+4) 0312285115 )
Grupul Crowe Finexpert Boscolo nu are procese decizionale automatizate.
In toate cazurile se pot face solicitări cu privire la datele personale prelucrate, iar Grupul Crowe Finexpert Boscolo are obligația sa răspundă in termen de 30 de zile. Acest termen poate fi mai lung, doar in mod absolut justificat in scris de către operator.
Drepturile dumneavoastră se pot exercita prin cerere fie către responsabilii desemnați cu protecția datelor cu caracter personal fie către adresele de contact menționate de companie.
De asemenea, aveți dreptul de a înainta o plângere către autoritatea de supraveghere a protecției datelor din Romania, in cazul in care considerați ca prelucrarea datelor cu caracter personal încalcă legile aplicabile.
Instituția căreia puteți adresa pentru a depune o plângere este:
|
Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal |
|
|
B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, București
|
+40.318.059.211 +40.318.059.212
|