Hàng mẫu giới thiệu sản phẩm: ghi nhận chi phí và lập hóa đơn thế nào?

Trả lời vướng mắc của một doanh nghiệp sản xuất mỹ phẩm, Thuế tỉnh Tây Ninh đã hướng dẫn cách xử lý kế toán, thuế TNDN, hóa đơn và thuế GTGT đối với nguyên liệu, sản phẩm xuất dùng làm hàng mẫu giới thiệu cho khách hàng. Công văn dẫn chiếu đồng thời bốn văn bản mới có hiệu lực trong giai đoạn 2025–2026, nên đây là bộ căn cứ đáng lưu ý cho các doanh nghiệp có hoạt động phát hàng mẫu.

1. Ghi nhận chi phí nguyên liệu xuất dùng làm mẫu: theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Về mặt kế toán, doanh nghiệp hạch toán theo Điều 11 Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 (chế độ kế toán doanh nghiệp). Theo đó:

• Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư (khoản 1 Điều 11).
• Doanh nghiệp được sửa đổi, bổ sung tên, số hiệu, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản cho phù hợp đặc điểm hoạt động, với điều kiện không làm thay đổi hoặc ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính; khi sửa đổi phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) nêu rõ sự cần thiết và trách nhiệm của doanh nghiệp (khoản 2 Điều 11).
• Với nghiệp vụ chưa được Thông tư hướng dẫn cụ thể, doanh nghiệp căn cứ bản chất giao dịch, Luật Kế toán, văn bản hướng dẫn Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các nguyên tắc tại Thông tư này để thực hiện (khoản 3 Điều 11).

2. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: cần có báo cáo về chủ trương đầu tư

Chi phí giới thiệu/marketing sản phẩm, dịch vụ trước khi bán hàng được tính vào chi phí được trừ theo điểm i6 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025, với điều kiện doanh nghiệp có báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất sản phẩm, dịch vụ gửi cơ quan quản lý nhà nước có liên quan theo pháp luật chuyên ngành. Nếu pháp luật chuyên ngành không yêu cầu gửi báo cáo, doanh nghiệp lưu trữ báo cáo tại đơn vị.

Về hồ sơ, điểm e khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC ngày 12/03/2026 (hướng dẫn Luật Thuế TNDN 2025 và NĐ 320/2025/NĐ-CP) quy định hồ sơ đối với khoản chi này gồm chính báo cáo về chủ trương đầu tư nêu tại điểm i6 khoản 2 Điều 9 NĐ 320/2025/NĐ-CP.

3. Lập hóa đơn điện tử: hàng mẫu vẫn phải xuất hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 về hóa đơn, chứng từ điện tử, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua — bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng cho vay, cho mượn — trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 7 Nghị định này. Hóa đơn phải đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo pháp luật về thuế, kế toán và Điều 10 NĐ 254/2026/NĐ-CP; người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

4. Giá tính thuế GTGT của hàng mẫu: bằng 0 nếu khuyến mại đúng pháp luật thương mại

Khoản 2 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 (quy định chi tiết Luật Thuế GTGT) quy định hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo pháp luật thương mại có giá tính thuế bằng không (0) - riêng khuyến mại giảm giá thì giá tính thuế là giá đã giảm đã đăng ký/thông báo. Các hình thức cụ thể có giá tính thuế bằng 0 hoặc không tính giá trị hàng khuyến mại vào giá tính thuế gồm:

• Đưa hàng mẫu, dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền → giá tính thuế bằng 0 (điểm a);
• Tặng hàng hóa, dịch vụ không thu tiền → giá tính thuế bằng 0 (điểm b);
• Bán kèm phiếu mua hàng/phiếu sử dụng dịch vụ; phiếu dự thi; chương trình may rủi; chương trình khách hàng thường xuyên → giá tính thuế không bao gồm giá trị phiếu, hàng trúng thưởng, thẻ khách hàng… (điểm c, d, đ, e).

Lưu ý quan trọng: nếu thực hiện các hình thức trên nhưng không tuân thủ quy định về khuyến mại của pháp luật thương mại, giá tính thuế được xác định như hàng hóa biếu, tặng, cho theo khoản 1 Điều 6 NĐ 181/2025/NĐ-CP (đoạn cuối khoản 2 Điều 6).

💡 Khuyến nghị cho doanh nghiệp

1. Rà soát và lưu đầy đủ báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất sản phẩm làm hồ sơ chi phí được trừ đối với hàng mẫu giới thiệu sản phẩm mới.
2. Xuất hóa đơn điện tử cho mọi lô hàng mẫu xuất giao khách hàng, không bỏ qua với lý do "không thu tiền".
3. Thông báo khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại, tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi phát hàng mẫu, để được áp dụng giá tính thuế GTGT bằng 0.
4. Nếu sửa đổi tài khoản kế toán để theo dõi hàng mẫu, ban hành Quy chế hạch toán kế toán theo khoản 2 Điều 11 TT 99/2025/TT-BTC.

>>> Tải Công văn 6927/TNI-QLDN2

Bản tin này được Crowe Vietnam tổng hợp nhằm cung cấp thông tin chung và không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật gốc và tham vấn chuyên gia trước khi áp dụng vào tình huống thực tế.