Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử từ 01/7/2026: Những điểm mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC

Ngày 30/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Bộ Tài chính ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.

Cả hai văn bản có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 và vừa được Cục Thuế giới thiệu chi tiết các điểm mới tại Công văn số 4831/CT-CS ngày 15/7/2026. Đây là khung pháp lý thay thế toàn diện các quy định về hóa đơn, chứng từ hiện hành, mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử đều bị ảnh hưởng.

1. Mở rộng và sắp xếp lại đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon được bổ sung vào nhóm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (điểm b khoản 1 Điều 6). 

Điểm gỡ vướng đáng chú ý: tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã theo điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. 

Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ: doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế; các trường hợp còn lại nếu có nhu cầu vẫn được đăng ký sử dụng. 

2. Sửa lại khái niệm "hóa đơn hợp pháp" và "sử dụng không hợp pháp hóa đơn"

Khoản 5 và khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP sửa đổi hai định nghĩa nền tảng: hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ bảo đảm đúng về hình thức và nội dung theo Nghị định (bỏ chữ "đầy đủ" so với Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Khái niệm "sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ" cũng được viết lại: không còn bao gồm trường hợp "hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc", đồng thời bổ sung hành vi sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế, lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; riêng hành vi chênh lệch giá trị giữa các liên hóa đơn chỉ áp dụng cho hóa đơn giấy đã phát hành trong giai đoạn trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử. Đây là thay đổi có ý nghĩa khi đánh giá rủi ro hóa đơn đầu vào: hóa đơn thiếu một nội dung bắt buộc không còn tự động rơi vào diện "sử dụng không hợp pháp". 

3. Lần đầu quy định các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là điều khoản hoàn toàn mới, liệt kê các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, đáng chú ý gồm: hộ kinh doanh thuộc diện lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo pháp luật thuế TNDN; hộ kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài; đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã bị khấu trừ thuế tại nguồn; các khoản thu từ tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành giấy tờ có giá, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và phái sinh; góp vốn bằng tài sản; điều chuyển tài sản nội bộ khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; cho mượn máy móc thiết bị không thu tiền; và các trường hợp theo điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 và điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về thuế GTGT. 

4. Thời điểm lập hóa đơn: thêm nhiều quy định đặc thù 

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung các quy định quan trọng: 

Khi thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn - chấm dứt tranh cãi kéo dài về xuất hóa đơn cho khoản đặt cọc. 

Khoản 4 Điều 9 mở rộng danh mục dịch vụ được lập hóa đơn chậm sau 07 ngày do cần đối soát dữ liệu (điểm a): hoa tiêu hàng hải, quảng cáo trên báo điện tử, dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, công nghệ thông tin, tài sản mã hóa, hỗ trợ giao dịch sàn các-bon, bảo hiểm, bảo vệ, vận tải hành khách bằng taxi/xe hợp đồng/xe mô tô hai bánh dùng phần mềm kết nối vận tải - khi cung cấp cho khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức. Sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu cần đối soát được lập chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh (điểm b khoản 4). 

Điểm o khoản 4 Điều 9 bổ sung quy định riêng cho hợp đồng đồng bảo hiểm: khi thu phí bảo hiểm, từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn cho khách hàng theo phần phí mình nhận được. Nếu ủy quyền cho một doanh nghiệp thu hộ phí bảo hiểm thì doanh nghiệp thu hộ lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng, và các doanh nghiệp nhờ thu hộ lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ đối với phần phí được hưởng theo thỏa thuận. Khi mua hàng hóa, dịch vụ để bồi thường hoặc thanh toán các khoản chi khác liên quan đến hợp đồng đồng bảo hiểm, nếu một doanh nghiệp bảo hiểm được ủy quyền chi hộ thì doanh nghiệp chi hộ lập hóa đơn khi thu đòi các doanh nghiệp bảo hiểm nhờ chi hộ. 

Điểm r khoản 4 Điều 9 bổ sung cơ chế Bảng thông tin chi tiết giao dịch (Mẫu số 01/TTGD Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC) cho một loạt dịch vụ cung cấp cho cá nhân là người tiêu dùng: ngân hàng, trung gian thanh toán, chứng khoán, bảo hiểm, ví điện tử, thương mại điện tử, bưu chính phục vụ TMĐT, vận tải công cộng, taxi, trông giữ xe, chiếu phim... với điều kiện có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch. 

Người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động mà phát sinh giao dịch trong giờ làm việc ban đêm thì được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. 

5. Nội dung hóa đơn: siết thông tin người mua 

Theo Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP: 

Người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn phải thể hiện các thông tin này (người nước ngoài có thể thay bằng số hộ chiếu và quốc tịch); nếu không cung cấp, hóa đơn ghi rõ "Bán cho người tiêu dùng". Đặc biệt lưu ý: hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng sẽ không có giá trị để tổ chức, hộ kinh doanh khác dùng hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. 

Hộ kinh doanh dùng chung một mã số thuế cho nhiều cửa hàng phải thể hiện rõ tên, mã, địa chỉ từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn; doanh nghiệp xăng dầu phải ghi mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp. 

Về vận tải: kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trong nước phải thể hiện biển số phương tiện và hành trình trên hóa đơn; riêng doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, cho thuê xe theo hợp đồng tuyến cố định thì không cần thể hiện biển số và hành trình (Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP) - nới lỏng so với quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP trước đây. 

Hóa đơn bán ô tô, xe máy có đủ thông tin người mua, số khung, số máy, số giấy chứng nhận chất lượng... là căn cứ để cơ quan thuế xác định và thông báo lệ phí trước bạ phải nộp. 

6. Trách nhiệm chuyển dữ liệu của người bán 

Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung quy định người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế cuối ngày. Với người bán sử dụng hóa đơn không có mã, Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung phương thức chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch (quy định tại điểm r khoản 4 Điều 9 Nghị định này) theo thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT. 

Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng bổ sung quyền của người mua được tham gia các chương trình khuyến khích sử dụng hóa đơn do người bán hoặc cơ quan thuế tổ chức, và khẳng định hóa đơn do người mua yêu cầu và nhận từ người bán là cơ sở xác định nghĩa vụ thuế của người bán với ngân sách nhà nước. 

7. Xử lý sự cố và bất khả kháng 

Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Cục Thuế phải kích hoạt hệ thống dự phòng và công bố công khai phạm vi ảnh hưởng, thời gian khắc phục. Trường hợp bất khả kháng theo khoản 21 Điều 4 Luật Quản lý thuế hoặc rủi ro không thuộc trách nhiệm chủ quan của người bán: trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục, người bán được lập và gửi hóa đơn tới cơ quan thuế; việc chậm trễ này được xác định là bất khả kháng, không bị xử lý vi phạm về thời hạn. 

8. Thương mại điện tử: quyền mới của người bán trên sàn 

Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung quyền của người bán được yêu cầu chủ quản nền tảng TMĐT, nền tảng số cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng để lập hóa đơn. Tương ứng, Điều 19 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trách nhiệm này cho tổ chức nhận ủy nhiệm lập hóa đơn, bao gồm chủ quản nền tảng TMĐT. Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC cho phép hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế, kể cả tổ chức quản lý nền tảng TMĐT - lập hóa đơn điện tử; tổ chức nhận ủy nhiệm thông báo danh sách hộ ủy nhiệm với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. 

9. Chứng từ điện tử: nhiều điều khoản mới 

Theo Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập của nhà đầu tư cá nhân từ chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, tài sản số, vàng miếng, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng, thừa kế, quà tặng, nếu tổ chức chi trả đã khấu trừ và nộp thuế tại nguồn. 

Nghị định bổ sung 02 điều mới: Điều 26 về phương thức lập chứng từ điện tử và Điều 27 về kết nối, truyền dữ liệu chứng từ điện tử với cơ quan thuế (sự cố kỹ thuật thì truyền dữ liệu trong vòng 03 ngày làm việc sau khắc phục). Điều 28 bổ sung 2 nhóm được miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử: hộ kinh doanh sử dụng dưới 10 lao động không thuộc diện dùng hóa đơn điện tử, và hộ thuộc diện miễn phí hóa đơn điện tử theo Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Điều 29 thay chế độ báo cáo tình hình sử dụng biên lai bằng việc gửi bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử trong ngày lập biên lai. 

10. Khuyến khích lấy hóa đơn và khen thưởng tố giác 

Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, điều khoản mới được giao tại Luật Quản lý thuế - quy định khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn, với điều kiện thông tin trung thực, đủ căn cứ, và cơ quan thuế đã ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính trên cơ sở tin báo. Mức thưởng, trình tự thủ tục thực hiện theo Điều 14 Thông tư 91/2026/TT-BTC. 

Song song, Điều 13 Thông tư 91/2026/TT-BTC duy trì chương trình "Hóa đơn may mắn" hàng tháng và cuối năm, trao thưởng bằng tiền cho hóa đơn có người mua là người tiêu dùng; tổng kinh phí các biện pháp khuyến khích không quá 150 tỷ đồng/năm (khoản 2 Điều 13).

11. Đăng ký, ngừng sử dụng và xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Đăng ký, thay đổi thông tin (Điều 6): thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (trừ trường hợp ngừng, tạm ngừng) thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC, có thực hiện sinh trắc học; thời hạn giải trình, bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế được nâng từ 02 lên 03 ngày làm việc.

Rủi ro cao (Điều 7): sửa tiêu chí về địa chỉ trụ sở - đăng ký tại căn hộ chung cư không được phép kinh doanh hoặc không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính bị xem là rủi ro cao, trừ cá nhân kinh doanh.

Ngừng, tạm ngừng (Điều 8): hộ kinh doanh được cấp mã số thuế trước 01/7/2025 mà thông tin đăng ký thuế không khớp cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ bị yêu cầu bổ sung trong 10 ngày làm việc, quá hạn sẽ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Người nộp thuế đã giải trình theo Thông báo lần 2 mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế cũng gửi thông báo ngừng/tạm ngừng cho cả bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn.

Xử lý hóa đơn đã lập sai (Điều 10): sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa → chỉ cần thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III, không phải lập lại hóa đơn. Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, thay thế trong một số trường hợp (chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch, mua bán trên nền tảng TMĐT). Hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu lập sai thì lập hóa đơn thay thế.

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC còn bổ sung các trường hợp xử lý đặc thù: Bảng thông tin chi tiết giao dịch đã gửi cơ quan thuế bị thiếu hoặc sai thì gửi Bảng thông tin chi tiết giao dịch bổ sung. Đối với điều chỉnh giá bán buôn điện giữa Tập đoàn Điện lực Việt Nam với các Tổng công ty Điện lực và giữa các Tổng công ty Điện lực với các Công ty Điện lực, số chênh lệch qua quyết toán được lập hóa đơn mới phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Doanh nghiệp bảo hiểm đã lập hóa đơn cho phí bảo hiểm chưa thu được tiền thì căn cứ dữ liệu phí chưa thu để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu của tháng trước, kèm bảng kê số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh. Trường hợp bán khí thiên nhiên tại thị trường Việt Nam có giá hợp đồng bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi nhưng thanh toán và lập hóa đơn bằng đồng Việt Nam: hóa đơn đã lập không sai sót nhưng khi thanh toán thực tế phát sinh chênh lệch do quy đổi ra đồng Việt Nam thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với phần chênh lệch.

Tương tự, Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn xử lý chứng từ điện tử lập sai: sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền thì thông báo cho bên nhận theo Mẫu số 04/SS-CTĐT và không phải lập lại; các trường hợp sai khác thì lập chứng từ điện tử thay thế.

Cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh (Điều 15): người nộp thuế thuộc trường hợp cấp hóa đơn bán tài sản công có mã thì không phải khai, nộp số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp. Hộ kinh doanh có địa điểm cố định (kể cả TMĐT, nhiều cửa hàng khác tỉnh) nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; không có địa điểm cố định thì nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.

12. Tem điện tử và tra cứu thông tin hóa đơn

Điều 21 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung trách nhiệm của cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong việc quản lý dữ liệu tem điện tử với thời hạn lưu trữ theo quy định; đồng thời cơ quan thuế, cơ quan quản lý nhà nước liên quan và người bán có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn, tạo thuận lợi để người tiêu dùng thực hiện quyền và trách nhiệm về hóa đơn.

Về tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử: Điều 36 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung bên sử dụng thông tin gồm các tổ chức được ủy quyền của tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán theo pháp luật dân sự. Điều 37 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung đối tượng sử dụng thông tin gồm bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn, và bổ sung hình thức truy vấn trực tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế - với điều kiện phải đáp ứng các tiêu chí như đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

13. Điều khoản chuyển tiếp cần lưu ý ngay

Theo Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: kể từ 01/7/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng - số chưa dùng hết phải tiêu hủy theo thủ tục tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được dùng đến hết 31/12/2026; từ 01/01/2027 phải tiêu hủy toàn bộ và chuyển sang biên lai điện tử theo định dạng chuẩn.

Theo Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC: hóa đơn lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, 04/2014/NĐ-CP mà bị sai thì hai bên lập văn bản thỏa thuận và lập hóa đơn điện tử mới thay thế; hóa đơn lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC thì điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

💡 Doanh nghiệp cần làm ngay

1. Rà soát diện áp dụng hóa đơn theo Điều 6, Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP - đặc biệt hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và doanh nghiệp thuộc các ngành mới bổ sung (tài sản mã hóa, sàn các-bon).
2. Cập nhật quy trình lập hóa đơn cho người tiêu dùng: thu thập số định danh cá nhân hoặc ghi "Bán cho người tiêu dùng"; lưu ý hóa đơn thiếu thông tin người mua không được dùng hạch toán chi phí.
3. Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn với các dịch vụ đặc thù (đối soát dữ liệu, đặt cọc, đồng bảo hiểm, giao dịch ban đêm) và cơ chế Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo điểm r khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP nếu thuộc ngành áp dụng.
4. Điều chỉnh quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC - cập nhật mẫu biểu 04/SS-HĐĐT và bỏ bước lập văn bản thỏa thuận ở các trường hợp không còn bắt buộc.
5. Xử lý ngay hóa đơn đặt in của cơ quan thuế còn tồn (hết giá trị từ 01/7/2026) và lên kế hoạch chuyển đổi biên lai giấy trước 31/12/2026 theo Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

>>> Tải Nghị định 254/2026/NĐ-CP

>>> Tải Thông tư 91/2026/TT-BTC

>>> Tải Công văn số 4831/CT-CS

Bản tin này do Crowe Vietnam tổng hợp nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo chung, không cấu thành ý kiến tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào. Quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc đã hết hiệu lực tại thời điểm Quý độc giả tiếp cận bản tin. Vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật gốc và liên hệ chuyên viên tư vấn của Crowe Vietnam trước khi áp dụng vào tình huống thực tế. Crowe Vietnam không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ tổn thất nào phát sinh từ việc sử dụng thông tin trong bản tin này mà không có tư vấn chuyên môn kèm theo.