Dịch vụ lưu trú: Xuất hóa đơn trong trường hợp người đặt phòng trực tuyến không phải là người lưu trú

Thuế tỉnh Khánh Hòa vừa có Công văn số 4430/KHH-QLDN1 (tháng 8/2026) trả lời một doanh nghiệp kinh doanh khách sạn tại Nha Trang về trường hợp phổ biến trong ngành lưu trú: khách đặt phòng và trả tiền trước qua nền tảng trực tuyến, nhưng người đặt phòng không phải là người trực tiếp sử dụng dịch vụ.

Hướng dẫn này áp dụng quy định mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2026) và đáng chú ý với mọi cơ sở lưu trú đang bán phòng qua các kênh trung gian.

1. Thời điểm lập hóa đơn khi thu tiền trước

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Quy định này loại trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

2. Thông tin người mua trên hóa đơn

Điểm 4 Phụ lục nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua. Trong đó, điểm b nêu rõ:

• Người mua là người tiêu dùng có cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn phải thể hiện các thông tin này. Với người mua là người nước ngoài, thông tin địa chỉ và số định danh cá nhân có thể được thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.
• Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn thể hiện rõ "Bán cho người tiêu dùng".
• Một số trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại điểm 9 Phụ lục này thì hóa đơn không phải thể hiện thông tin người mua.
• Hóa đơn không có thông tin người mua, hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng, không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

Lưu ý: Danh mục các trường hợp đặc thù tại điểm 9 Phụ lục (ví dụ: xăng dầu bán cho cá nhân, tem, vé, thẻ) không bao gồm dịch vụ lưu trú; do đó khách sạn không thuộc diện được miễn thể hiện thông tin người mua khi khách có cung cấp thông tin.

3. Kết luận của cơ quan thuế cho trường hợp đặt phòng trực tuyến

Thuế tỉnh Khánh Hòa hướng dẫn cho tình huống sau: khách sạn bán dịch vụ lưu trú qua nền tảng đặt phòng trực tuyến; người đặt phòng và trả tiền trước là một người, còn người đến ở lại là người khác. Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử phải ghi họ và tên, số định danh cá nhân của người thực tế lưu trú - lấy từ thông tin khách cung cấp khi đăng ký lưu trú tại khách sạn - theo điểm 4 Phụ lục nội dung của hóa đơn kèm theo NĐ 254/2026/NĐ-CP.

Cơ quan thuế đề nghị doanh nghiệp rà soát tình hình thực tế hoạt động của đơn vị và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để thực hiện đúng quy định.

💡 Khuyến nghị cho doanh nghiệp

• Rà soát quy trình bán phòng qua các nền tảng đặt phòng trực tuyến: xác định rõ khoản tiền nhận trước là thanh toán trước hay đặt cọc theo Bộ luật Dân sự, vì điều này quyết định thời điểm lập hóa đơn.
• Thiết kế quy trình thu thập họ tên, số định danh cá nhân (hoặc hộ chiếu, quốc tịch với khách nước ngoài) của người trực tiếp lưu trú ngay tại bước đăng ký lưu trú, và kết nối dữ liệu này với phần mềm hóa đơn điện tử.
• Cập nhật phần mềm hóa đơn để trường thông tin người mua có thể ghi "Bán cho người tiêu dùng" đúng quy định khi khách không cung cấp thông tin.
• Với các trường hợp thực tế khác biệt (khách đoàn, khách doanh nghiệp thanh toán qua nền tảng), cân nhắc gửi văn bản xin hướng dẫn cơ quan thuế quản lý trực tiếp để tránh rủi ro.

Bản tin này được Crowe Vietnam tổng hợp nhằm cung cấp thông tin chung và không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật gốc và tham vấn chuyên gia trước khi áp dụng vào tình huống thực tế.