Tenir son Assemblée Générale (AG) en 2021

Afin de tenir compte de la prorogation de l’état d’urgence sanitaire, les dispositions dérogatoires de convocation, d’information, de réunion et de délibération des AG et autres organes des entités de droit privé sont reconduites par une ordonnance du 2 décembre 2020, complétée par un décret du 18 décembre 2020.

Ses dispositions s’appliquent aux réunions tenues à compter de l’entrée en vigueur de l’ordonnance et jusqu’au 30 septembre 2021 (loi du 31 mai 2021).

Champ d’application

Le champ d'application est similaire à celui présenté lors du premier régime dérogatoire. Il concerne toute entité de droit privé, ayant ou non la personnalité morale :

• les sociétés civiles et commerciales
• les groupements d’intérêt économique (GIE)
• les coopératives
• les mutuelles
• les associations

Tenue des assemblées générales

A titre exceptionnel et dérogatoire, il est toujours possible de tenir une assemblée à « huis clos », et même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas. Dans ce cas, les membres de l’assemblée y participent mais ne sont pas présents physiquement.

Toutes les assemblées sont concernées par ces mesures :

• AG ordinaire ou extraordinaire (AG annuelle ou non)
• Assemblées tenues du 12 mars 2020 et jusqu’au 30 septembre 2021

La décision d’organiser l’assemblée à « huis clos » est prise par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (et non plus seulement le représentant légal).

L’organisation d’une AG à « huis clos » est possible sous deux conditions cumulatives :

• il existe une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires (confinement, limitation des déplacements ou du nombre de personne)
• cette mesure fait obstacle à la présence physique des membres (à apprécier pour chaque entité au regard de ses propres caractéristiques habituelles de réunion)

Ces conditions sont à apprécier à la date de la convocation ou à celle de la réunion. Ainsi :

• si la mesure est levée entre la convocation et la réunion, la réunion pourra être maintenue à « huis clos » ou basculer en physique sous réserve d’information des membres (il n’est pas alors nécessaire de refaire toutes les formalités de convocation mais seulement d’informer par tous moyens et dans un délai restreint à 3 jours ouvrés avant la date de la réunion)
• à contrario, si une convocation avait été prévue « en physique » et que les conditions du « huis clos » sont réunies à la date de la réunion, la réunion pourra être tenue à « huis clos », sous réserve toujours de l’information des membres. 

Les membres de l’assemblée conservent tous leurs autres droits, en particulier le droit d’être informé, de voter, de poser des questions écrites ou demander l’inscription de points ou de résolutions à l’ordre du jour, …

Lorsqu’un procès-verbal est établi, il doit mentionner le fait que l’assemblée se tient à « huis clos » avec référence à l’ordonnance et à la nature de la mesure administrative le justifiant.

Les nouvelles mesures annoncées concernent par ailleurs l’extension et l’assouplissement du recours à :

• la conférence téléphonique,
• la conférence audiovisuelle,
• la consultation écrite
• le vote par correspondance
• le vote électronique (pour certaines entités uniquement : SARL, SA, SCA, SE - vote par voie électronique sur un site Internet dédié)

A noter que le recours à ces modes de participation n’est pas soumis aux conditions ci-dessus pour la tenue à « huis clos ». Ils sont donc applicables également « en présentiel ».

Il n’y a plus de délai supplémentaire pour tenir son AG comme lors de la 1ère phase de la crise sanitaire en 2019. Les entités doivent respecter l’obligation légale de faire approuver leurs comptes par l’assemblée dans un certain délai (généralement fixé à six mois à compter de la clôture de l’exercice).

Tenue des autres organes de direction (Conseil d’administration, …)

Les mesures annoncées sont l’extension et l’assouplissement du recours à :

• la conférence téléphonique
• la conférence audiovisuelle,
• la consultation écrite

Le vote par correspondance n’est pas possible pour les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.

La tenue en conférence téléphonique ou audiovisuelle doit dans tous les cas permettre l’identification et la participation effective des membres (garantir a minima la voix des participants).

Consultez la FAQ du gouvernement pour toutes précisions complémentaires

Autres mesures dérogatoires exceptionnelles

Vos interlocuteurs habituels se tiennent à votre disposition pour toute question sur ce sujet.