Coronavirus - Tenir son Assemblée Générale
Trois ordonnances* apportent des dérogations temporaires et exceptionnelles, dans le contexte de la crise du Covid-19, de nature à simplifier mais aussi à sécuriser les entreprises dans leur fonctionnement juridique et le respect de leurs obligations légales et réglementaires.
Délais de tenue des AG
Le délai de tenue de l’AG pour approuver les comptes est exceptionnellement modifié ; il est reporté automatiquement de 3 mois.
Le champ d'application est très large et concerne toute entité de droit privé, ayant ou non la personnalité morale (sociétés civiles et commerciales, GIE, coopératives, mutuelles, associations, fondations, sociétés en participation, ….).
2 conditions sont à respecter :
- L'exercice doit être clos entre le 30/09/2019 et le 10/08/2020 (délai de 1 mois après la fin de l’état d’urgence). Pour les clôtures au 31/12/19, la date de tenue de l’AG est donc au plus tard le 30/09/20.
- Si la société a désigné un commissaire aux comptes, celui-ci ne doit pas avoir émis son rapport à la date du 12/03/2020 (condition qui concerne donc plus particulièrement les clôtures 30/09/19).
Si les 2 conditions ne sont pas réunies, il est possible de faire une demande de report dans les conditions habituelles (requête déposée selon les modalités propres à chaque forme juridique).
Modalités de tenue des AG
Prorogation jusqu’au 30 novembre 2020 suite au Décret du 29 juillet 2020*Prorogation jusqu’au 30/11/20 des modalités dérogatoires de tenue des réunions d’AG et organes dirigeants (initialement prévue pour les réunions tenues entre le 12/03/2020 et le 31/07/2020). Cela concerne notamment la possibilité, même si cela n’est pas prévu dans les statuts, de :
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A titre exceptionnel et dérogatoire, et même si les statuts ne le prévoient pas, il est possible de tenir une assemblée à « huis clos » ce qui implique que les membres de l’assemblée y participent mais ne sont pas physiquement présents.
Cette modalité s’applique :
- Sur décision de l’organe habituellement compétent pour convoquer l’assemblée
- Même si la convocation a déjà été faite avant l’entrée en vigueur du confinement et, a contrario, même si à la date de l’AG se retrouve finalement après la levée du confinement
- Pour toutes les décisions relevant habituellement de la compétence de l’AG et donc y compris pour l’arrêté des comptes
En pratique, cette assemblée « à huit-clos » pourra se tenir par conférence téléphonique ou audiovisuelle mais aussi par consultation écrite et vote à distance, sous réserve notamment :
- D’être en mesure de pouvoir identifier les membres présents
- D’assurer la faisabilité des débats (notamment sur les modalités de connexion de chacun : son, vidéo, …)
- D’avoir assuré en amont la correcte information des membres (sur les modalités de réalisation de la réunion, sur l’ordre du jour et par la communication des documents obligatoire dans le respect des délais et formalités nécessaires, …)
Le rapport de gestion devra intégrer, dans le cadre des événements postérieurs à la clôture, tous les éléments nécessaires à l’information des associés sur les impacts de cette crise sanitaire sur l’activité de la société (fonctionnement, situation financière, risques encourus et appréciation de la poursuite de l’activité).
Par ailleurs, le cas échéant, si des informations ou précisions complémentaires sont disponibles entre la date de rédaction du rapport de gestion et la date de l’assemblée générale, il reviendra aux organes compétents (conseil d’administration, gérant, président, …) de faire une communication spécifique sur ces éléments à l’assemblée générale, en complément de la lecture du rapport de gestion.
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Pour toutes précisions complémentaires sur ces nouvelles modalités, ainsi que sur les autres reports de délais instaurés par ces ordonnances (présentation des comptes pour les SA à directoire et conseil de surveillance, établissement des documents prévisionnels, remise des comptes rendus financiers pour les organismes subventionnés, …). Consultez la FAQ du gouvernement
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Consultez le site du gouvernement
*Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19
Ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19
Ordonnance n°2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période